Pregled i ocjenjivanje ugovora o ugovoru

Onit Ugovorno upravljanje započinje s 3000 dolara mjesečno i manje je samostalno rješenje od dijela komada puno šireg aplikacijskog ekosustava koji obuhvaća ne samo upravljanje ugovorima, već i upravljanje poslovnim procesima (BPM), prodajom, ljudskim resursima (HR), usklađenošću, IT i još mnogo toga. Korisnici rade u tom okviru putem programa Onit Builder aplikacija, što u osnovi omogućuje kupcima da grade prilagodljive radne tijekove u svim poslovnim procesima koje žele. Ovo je vrlo moćan koncept ako kupci prihvate cijelu platformu. Međutim, samo upravljanje ugovorima nešto je složenije od većine konkurencije i definitivno skuplje, što ga drži iza pobjednika izbora naših urednika u ovoj kategoriji, Agiloft i Updraft. No, ako tražite fleksibilnu platformu s sveobuhvatnim izvještavanjem koja zna vješto upravljati ugovorima i ima više nego dovoljno prostora za širenje u cijeloj vašoj organizaciji, Onit je pred tim zadatkom.

Cijene i integracije

Onitovo rješenje rješenja za upravljanje ugovorima počinje od 3000 dolara mjesečno, no tvrtka je navela da cijene u potpunosti ovise o konfiguraciji. Onitove cijene mogu varirati na temelju složenosti tijeka rada i drugih čimbenika. No rješenje se plaća korištenjem modela pretplate bez korisničkih ograničenja ili licenci. Naknade za pretplatu uključuju održavanje softvera, podršku i nadogradnje softvera.

Onitove integracije nude se i prilagođeno, ali platforma podržava standardnu ​​metodologiju za razvoj i isporuku integracijskih točaka ovisno o specifikacijama klijenta. Onitova standardna sučelja sastoje se od SFTP / FTP i HTTPS, kao i SOAP i REST aplikacijsko programsko sučelje (API) - razine integracija. Onit integrira s DocuSign, Adobe Sign i Hello Sign za eSignature funkcionalnost.

Oit o potrebama klijenta, Onit je izjavio da je tvrtka izgradila SOAP integracije za platforme uključujući IBM Emptoris i OpenText, REST integracije s Google API-jevima i datoteke temeljene na integraciji s protokolima i uslugama u rasponu od Active Directory (AD) i SharePoint do SAP, Workday i integraciju na razini SQL-a s Tableau-om, između ostalih usluga. Onit također podržava sigurnosne protokole, uključujući SAML 2.0 s jednim potpisom (SSO) i OAuth 2.0 provjeru autentičnosti.

Upravljanje životnim ciklusom ugovora

Onit koristi pristup temeljen na kupcima pomoću Onit Builder-a za prilagodbu iskustva organizacije u vezi s korporativnim i odjelnim potrebama. Zadana nadzorna ploča za administraciju ugovora i pregled ugovora i odobravanje nije se mnogo promijenila od našeg početnog pregleda, postavljajući linearni kalendar ugovornih aktivnosti temeljen na vremenskoj traci, da bi se pratilo stanje ugovora u sustavu.

Zadani izgled Onit sučelja je siv i Microsoft Excel, ali glavna nadzorna ploča pojavljuje se s bojom duž kronološkog prikaza vremenske trake. Widget-ovi za interaktivno izvješće u nastavku prikazuju brze widget-ove sa šalterima s brojevima isteka i odobrenja ugovora i raščlanjivanjima vrsta ugovora, vrijednosti i broja ugovora u svakoj fazi životnog ciklusa u pite, traci i grafikonima. Umjesto da podatke za izvješćivanje i analitiku stavi na zasebnu karticu, kao što je to slučaj s Agiloftom i Concordom, Onit centralizira podatke o izvještavanju kao prvo što vidite kada se prijavite. Time se sprečava da dosadno češljate kroz baze podataka ili lance e-pošte za podatke trebaš. Iako nema baš toliko opcija prilagođavanja izvješćivanja, kao što su metrički indeksi povrata ulaganja (ROI) za Agiloft ili odjel, kao što je pronađeno u Coupa ugovoru o životnom ciklusu ugovora, interaktivna izvješća su dobro osmišljena, a widgeti i polja nadzorne ploče s povlačenjem i ispusta potpuno su prilagodljivi.

Navigacijski izbornik s lijeve strane uključuje i stranicu s detaljnijim izvješćima. Tu možete kreirati ad hoc izvješća filtrirana po grupama, fazama, vrsti ugovora itd. Ona se mogu spremiti kao ono na što Onit naziva spremljeni "Prikazi", dostupna iz izbornika i poslati u obliku tjednih izvještaja ili u prilagođenom vremenskom okviru ili izvezeni kao Microsoft Excel datoteke. Prikazi se mogu postaviti i na odjelnoj i na osobnoj razini, pa će se, primjerice, metrike i prikazi glavnog nadzornika na nadzornoj ploči razlikovati od izvršnih.

Da biste pokrenuli stvarni postupak unosa ugovora, jednostavno pritisnite veliki plus (+) tipku u gornjoj desnoj strani sučelja pored trake za pretraživanje. Odavde vidite prilagodljiv popis opcija na temelju vrsta ugovora i zahtjeva kojima obrađuje vaše odjeljenje. Imao sam mogućnost podnijeti novi zahtjev za pravne usluge, novi pregled ugovora, obrazac za upravljanje ugovorima, standardni ugovor o neotkrivanju podataka (NDA) ili povjerljivi sporazum o otkrivanju podataka (CDA).

Obrazac koji vidite u potpunosti je prilagodljiv, ali može se standardizirati kao osnovni predložak za različite vrste ugovora. Za unos novog obrasca za pregled i odobrenje ugovora upisao sam naziv i datum ugovora, odjel s kojim je povezan, zajedno s vrstom ugovora, iznosom, istekom roka trajanja i bilješkama. Tada sam imao mogućnost upisati podatke za druge stranke povezane s dokumentom i učitati stvarnu datoteku ugovora. Onit ne izrađuje ugovor unutar platforme; Laserski je fokusiran na cjevovodni ugovor o životnom ciklusu, počevši od zahtjeva za ugovor i krećući se kronološki kroz odobrenje poslovanja, pravni i financijski pregled, potpisivanje i izvršenje.

Najdinamičniji dio ovog procesa je suradnja i pregovaranje, omogućeno svim ugrađenim funkcionalnostima koje postoje u svakoj datoteci ugovora. Novi ugovori i zahtjevi dodani su glavnom spremištu ugovora koji je dostupan s lijevog izbornika. I izbornik izvješća i skladište ugovora mogu se konfigurirati s neograničenim prilagođenim prikazima. Na primjer, možete sklopiti ugovore od određenog dobavljača ili treće strane, prema vrsti ugovora ili odjelu, ili čak i preko složenijih prikaza, poput "Sve NDA u zakonskoj".

Kad kliknete na ugovor, vidjet ćete cjevovod za odobravanje odozgo, s ikonama koje pokazuju u kojoj fazi postupka svaki ugovor trenutno boravi. S lijeve strane možete pregledavati osnovne detalje ugovora, zajedno sa metrikama životnog ciklusa, uključujući koliko dugo ugovor čeka odobrenje poslovanja, pravni pregled ili reviziju financiranja, je li ugovor važan za potpisivanje, itd. Pored toga je ugrađeni modul za suradnju s mogućnošću objavljivanja komentara, veza i priloga kao ugovora. Još jedna sjajna značajka je jedinstvena adresa e-pošte koja se automatski generira za svaki ugovor, a koja se može koristiti za bilo kakvu prepisku i pregovore koji se događaju oko ugovora koji je izvan sustava Onit.

Najvažnije je da na desnoj strani svake stranice ugovora postoji opcijska ploča koja omogućuje ažuriranje trenutnog statusa ugovora (automatski se odražava u prikazu gornje vremenske trake) i opcije za pregovaranje s određenim korisnicima izvorno u okviru ugovora datoteka. Onit vam također pruža dinamičnu mogućnost dodjeljivanja zadataka unutar ovog okruženja i povezivanja ugovora i zadataka s većim projektima. Ploča vam također daje mogućnosti dodavanja novih sudionika, dodavanja bilješki dok se pregovara o ugovoru i pregledavanja cijele povijesti revizije praćenja korisničkih radnji, izmjena ugovora i pregovora, promjena faza, poslanih e-poruka i još mnogo toga.

Jedino je Concord osigurao tu razinu ugrađene suradnje, auditivnosti i upravljanja zadacima platformi koje smo testirali tijekom ove runde, a ne s razinom izvornih promjena faza i pregovaračkih značajki koje su pronađene u Onitu. Ovo sučelje stvara neutralan portal za predstavnike koji razgovaraju o sporazumima, dijele promjene crte i ažuriraju faze dok izvršni ugovor ne bude spreman za potpisivanje. ContractWorks vam pruža sličan pogled odozgo na praćenje životnog ciklusa dokumenta ugovora, ali bez dodate komponente suradnje i pregovora koju Onit pruža kako bi se riješio cijeli tijek rada unutar zajedničkog portala.

Konačno, kad je ugovor spreman za potpisivanje i faza se ažurira na "Spreman za potpis", Onit vam omogućuje povlačenje i ispuštanje polja potpisa u dokument - sinkronizirano s DocuSign, Adobe Sign ili Hello Sign - i slanje ugovora na davatelji e-potpisa. Možete postaviti automatizirani tijek odobrenja ugovora koji usmjerava ugovor s jedne strane na drugu radi potpisivanja. Nakon što ugovor potpiše preko davatelja e-potpisa, treće strane Onit automatski premješta ugovor u fazu "Izvršeno", dodjeljuje datum izvršenja i ubacuje potpisanu PDF datoteku u polje Izvršeni ugovor. Odavde sam mogao kliknuti u PDF datoteku i kliziti se da vidim potpisana polja na raznim točkama tijekom ugovora.

Dinamična platforma za izvršavanje ugovora

Onit nije jeftin u usporedbi s većinom drugih proizvoda testiranih u ovom pregledu. Ali ima najbolje karakteristike suradnje, pregovaranja i upravljanja s izvornim ugovornim životnim ciklusom, s preciznom kontrolom u tijeku rada. Izbor urednika Agiloft pobijedio je u prilagođavanju i izvještavanju, dok vam Concord pruža jednostavnije korisničko iskustvo s moćnim mogućnostima izrade ugovora. Međutim, za tvrtke koje traže platformu spremnu za poduzeća koja može podnijeti pregovore sa više strana i preuzeti ugovor od zahtjeva i odobrenja sve do potpisivanja i izvršenja - i sve to u okviru centraliziranog iskustva - Onit je san menadžera životnog ciklusa ugovora o ugovoru.