Microsoftov sharepoint mrežni pregled i ocjena

Početak rada s SharePoint Onlineom

Jednostavno se prijaviti na Microsoft SharePoint Online. Samo odaberite plan i navedite svoje ime, e-poštu, telefonski broj, tvrtku i adresu. Zatim stvorite korisnički ID, lozinku i jedinstveni URL (npr. Svoje ime.onmicrosoft.com). Nakon toga potvrdite da niste robot unosom koda koji će vam biti poslan tekstualnim ili telefonskim pozivom. Na kraju, unesite svoje podatke o plaćanju i odaberite želite li plaćati mjesečno ili godišnje. Podaci o plaćanju nisu potrebni ako se odlučite za besplatno probno razdoblje.

Ako vam je prvo iskustvo s Officeom 365, tada ćete se možda pojaviti malo preopterećenja informacijama pri prvoj prijavi. Ako ste se prijavili za besplatnu probnu inačicu Microsoft Office 365 Enterprise E3, tada će vaša nadzorna ploča sadržavati preko desetak povezanih pločica na različite Microsoftove programe i značajke uključene u sloj Enterprise E3. Jedna od tih pločica je Microsoft SharePoint Online. Pored toga, možete pristupiti administrativnim aspektima Microsoft SharePoint Online u okviru modula Administracija pomoću izbornika Admin centara na lijevoj strani.

Microsoft SharePoint Online omogućuje korisnicima stvaranje pojedinačnih web-lokacija kao entiteta organizacije i upravljanja. Svaka web lokacija SharePoint može imati vlastitu biblioteku dokumenata, bilježnice, sigurnost i dizajn. Pored toga, web mjesta mogu se organizirati kao samostalna web mjesta ili u hijerarhiji putem upotrebe podsistema. Prilikom izrade web stranice od vas će se tražiti da odaberete između timskog ili komunikacijskog mjesta. Timske web lokacije su tradicionalne SharePoint stranice namijenjene suradnji unutar organizacije, posebno tamo gdje će značajan postotak korisnika biti uključen u upravljanje dokumentima. Web mjesta za komunikaciju korisna su za scenarije u kojima pojedinac ili mala skupina stvaraju sadržaj koji treba konzumirati veća skupina korisnika; mislite na to kao na križ između biblioteke dokumenata i bloga. Obje opcije web mjesta mogu se koristiti za razmjenu dokumenata i vrlo su prilagodljive.

Timske web lokacije u programu Microsoft SharePoint Online fleksibilne su pod uvjetom da je netko voljan kretati se krivuljom učenja. Na primjer, knjižnica dokumenata na web mjestu može se konfigurirati s brojnim poljima metapodataka, koja se mogu koristiti za brojne različite funkcije. Prikaz dokumenta može se prilagoditi tako da prikazuje specifična polja koja ćete koristiti za pretraživanje i razvrstavanje. Prikaz se također može filtrirati tako da prikazuje samo dokumente s odgovarajućim metapodacima, koji će vam omogućiti stvaranje više pogleda, od kojih je svaki prilagođen za prikaz određenog skupa dokumenata.

Microsoft SharePoint Online knjižnice dokumenata mogu se sinkronizirati s računalom ili mobilnim uređajem pomoću Microsoft OneDrive klijenta. Korisnici stolnih računala mogu jednostavno kliknuti gumb Sync unutar biblioteke dokumenata da konfiguriraju vezu (ili preuzmu softver). Nove datoteke mogu se dodati u biblioteku dokumenata povlačenjem i ispuštanjem, kopiranjem datoteka u sinkroniziranu mapu na radnoj površini ili pomoću različitih Office aplikacija na desktop ili mobilnim uređajima. Jedan udarac u Microsoft SharePoint Online dugi niz godina bio je zbog nepredvidivosti klijenta za sinkronizaciju OneDrive. Microsoft je od tada objavio novi klijent OneDrive, koji čini se da čini mnogo bolji posao sinkronizacije vaših datoteka.

Dijeljenje i suradnja dokumenata

U osnovi je Microsoft SharePoint Online platforma za upravljanje dokumentima. Pored osnovnih mogućnosti upravljanja dokumentima, poput prijenosa i preuzimanja datoteka, uređivanja i dijeljenja, Microsoft SharePoint Online rukuje se i praćenjem promjena. Ako vođenje zapisa o izmjenama i dopuštanju preuzimanja prethodnih izdanja dokumenta radi pregleda promjena ili povratka na prethodnu reviziju, Microsoft SharePoint Online pruža prilično fleksibilnost. Korisnici također mogu konfigurirati upozorenja u biblioteci dokumenata da bi primili obavijest kad se izvrše promjene. Dokumenti se mogu provjeriti kako bi se spriječilo da problemi s više ljudi uređuju istu datoteku, iako je koautorstvo (više korisnika istovremeno uređuje istu datoteku) također za moderne Office dokumente, pod pretpostavkom da svi korisnici koriste Office 2010 ili noviji.

Microsoft u Office 365 nudi neke značajne značajke sigurnosti i usklađenosti, a mnoge od njih mogu se upotrijebiti na usluzi Microsoft SharePoint Online. Većina ostalih paketa za upravljanje dokumentima poslovnog stupnja, poput Ascensio System OnlyOffice, nude osnovne sigurnosne značajke kao što su dozvole i praćenje revizije. Microsoft SharePoint Online također podržava te značajke, ali također sadrži značajke veličine redoslijeda iznad konkurencije. Za početak možete izraditi pravila koja upravljaju stvarima poput naljepnica dokumenata, sprečavanja gubitka podataka, zadržavanja dokumenata i nadzora. Oznake dokumenata koriste se za identificiranje dokumenata koji mogu imati osjetljive podatke, poput kreditnih kartica, brojeva socijalnog osiguranja ili podataka o klijentima.

SharePoint nudi alate za ne samo stvaranje i upravljanje tim naljepnicama, već i za njihovo primjenjivanje na postojeće dokumente (ili čak e-poštu ako koristite cijeli paket Office 365) na temelju sadržaja dokumenta. Na raspolaganju su slični alati za sprečavanje gubitka podataka, poput sprječavanja dijeljenja dokumenata koji sadrže osjetljive podatke izvan vaše organizacije. Alati su dostupni i za upravljanje zadržavanjem dokumenata, kako za sprečavanje korisnika da trajno brišu dokumente, tako i za provođenje arhivskog ili uklanjanja nakon određenog vremenskog razdoblja. U mnogim od ovih slučajeva Microsoft nudi unaprijed definirani skup filtara dizajniran za olakšavanje poštivanja propisa u različitim zemljama, uključujući Zakon o prenosivosti zdravstvenog osiguranja i odgovornosti (HIPAA) i odgovarajuće propise. Aplikaciju pravila možete konfigurirati i korištenjem pojmova za pretraživanje. Ta se pravila mogu primijeniti na Microsoft SharePoint Online ili na pojedinačne web stranice.

Zapisnik revizije može se koristiti za praćenje aktivnosti na razini korisnika ili administrativnih promjena. Nakon što je prijava omogućena, možete pretraživati ​​zapisnik revizije za određene radnje, korisnike, vremensko razdoblje ili pojmove za pretraživanje kako biste usredotočili svoj pogled. Jedna značajka koja je ranije spomenuta, eDiscovery, je sveobuhvatan alat za pronalaženje dokumenata koji se odnose na određenu temu, kao što je pravni postupak. Korištenjem eDiscoveryja možete locirati dokumente koji su u dosegu pozivanja ili drugog zahtjeva za informacije, zaštititi relevantne dokumente stavljanjem na čekanje ih, ili čak izvoziti relevantne datoteke kako bi udovoljilo zahtjevu.

Ako ove sigurnosne značajke zvuče zastrašujuće, znajte da su potpuno neobavezna i neće vam smetati ako ih odlučite ignorirati. Dostupne su i standardnije sigurnosne opcije, poput dopuštenja koja se temelje na grupi ili korisnicima. Također možete konfigurirati kako funkcionira dijeljenje datoteka izvan vaše organizacije, poput dijeljenja samo autentificiranim korisnicima, postavljanja razdoblja isteka za anonimni pristup ili koristeći grupe za upravljanje onima koji mogu vanjski dijeliti dokumente. Također možete konfigurirati veze za dijeljenje za pružanje pristupa dokumentima samo za čitanje.

Fleksibilan i proširiv tijek rada

Microsoft SharePoint već neko vrijeme podržava stvaranje radnog tijeka i SharePoint Online nije iznimka. Iako većina sustava za upravljanje dokumentima s modulom tijeka rada podržava osnovne zadatke za upravljanje dokumentima, poput pregleda usmjeravanja ili zahtjeva za potpis, Microsoft SharePoint Online čvrsto se integrira s Microsoft Flow-om, alatom za stvaranje radnih tokova između različitih platformi. Korištenjem Flowa možete slati zahtjeve za odobrenje kada se dokumenti učitavaju u knjižnicu, integrirati se s Microsoft Forms kako bi informacije usmjerili na odgovarajući kontakt ili povezali biblioteku dokumenata s platformom za pohranu treće strane u oblaku, poput DropBox Business ili Google Drive for Raditi. Microsoft nudi preko stotinu predložaka protoka, a možete i sami.

Još jedno područje koje Microsoft ulaže kao integracijska točka u njihovu holističku platformu za upravljanje informacijama je Microsoft PowerApps. Namjera PowerAppsa je da korisnici mogu vrlo lako (u relativnom smislu) stvoriti aplikaciju koja može snimati i pohranjivati ​​podatke u Microsoft SharePoint (čak i koristeći Flow). Ovi PowerApps mogu biti navedeni u Microsoftovoj trgovini i koristiti se za interne procese poslovanja ili kao portale koji su okrenuti kupcima.

Kada govorimo o aplikacijama, Microsoftov dugogodišnji odnos s programerima znači da je Microsoft SharePoint katalog aplikacija prepun aplikacija koje možete integrirati u Microsoftove web lokacije SharePoint. Te se aplikacije nude i u plaćenim i u besplatnim opcijama, ali trebate biti svjesni da i besplatne aplikacije dolaze s cijenom. Dozvole aplikacije Microsoft SharePoint slične su očekivanjima na mobilnom uređaju, a svaka aplikacija sadrži popis stvari koje će aplikacija moći obaviti s vašim dokumentima i podacima, tako da s njima treba postupati s odgovarajućom pažnjom. Pod pravim okolnostima, aplikacije Microsoft SharePoint mogu dodati funkcionalnosti poput poboljšanih mogućnosti obavijesti, dodatnih opcija kalendara, integracije u druge usluge i niza drugih opcija.

SharePoint Online moćna je platforma

Ugled Microsofta SharePointa zbog toga što je teško upravljati ili ga čak koristiti, rezultat je njegova usredotočenosti na značajke zbog upotrebljivosti. S povećanim fokusom Microsofta na omogućavanju Office 365 i njegovih različitih komponenti dostupnim administraterima sa skraćenim radnim vremenom (posebno onima koji se ulažu u ulogu nužno), Microsoft SharePoint Online otkriće je u pogledu pružanja naprednih značajki koje privlače poslovnim kupcima bez isporuke rješenje je toliko složeno da ga manje IT trgovine ne mogu koristiti. Da budemo fer, još uvijek postoje neke sitnice upravljanja Microsoft SharePoint, uključujući više lokacija administrativnih postavki. Ali većina je funkcija mnogo jednostavnije za konfiguriranje nego što su ih bile u prošlosti.

Microsoftove cijene Office 365 agresivne su, a Microsoft SharePoint Online mjesečno se može platiti za vrlo povoljnih 5 USD po korisniku. Ali to je još uvijek daleko od cijene od 1 USD po korisniku mjesečno koju možete dobiti od konkurenta Ascensio System OnlyOffice, našeg drugog uredničkog izbora. Ipak, na temelju novog fokusa jednostavne uporabe, napredne suradnje i sigurnosnih značajki koje nude Flow, eDiscovery i široka raznolikost pravila za upravljanje koje se mogu konfigurirati, Microsoft SharePoint Online lako zaslužuje jednu od naših nagrada za uređivanje izbora u upravljanju dokumentima. kategorija.