Organizirajte se: 7 jednostavnih savjeta da konačno ostanete bez papira

Koliko komada papira je na vašem kuhinjskom pultu, stolu u blagovaonici ili nekom drugom mjestu gdje ne pripadaju? Da li visite na potvrdama u slučaju da su vam ponovno potrebni? Postoji li gomila papira od veterinara koji držite za slučaj da se točno morate sjetiti koliko lijekova je vaš ljubimac uzeo prije tri godine? Sav taj papir sjedi tamo i čeka vrijeme kada ćete se moći nositi s tim, što god to značilo. (To znači pogledati svaku stranicu, a zatim ih sve gurnuti u kantu za recikliranje.) Vrijeme je da se riješite papira i sve krivnje koja se nakuplja zajedno s njim. Vrijeme je da odete bez papira.

Bio sam bez papira gotovo desetljeće. Ako nema papira, ne mislim da u mom životu nema papira. Još uvijek mi treba moj rodni list, a koristim malu papirnatu bilježnicu za jezični razred koji uzimam. Većim dijelom, međutim, ne visim na papiru. Umjesto toga, skeniram važne dokumente na usluzi pohrane i čuvam digitalne bilješke u aplikaciji za bilježenje. Na telefonu pišem i svoju listu obveza i popis za kupovinu, a internetske mape prikvačim preporuke restorana. Postoji puno jednostavnih načina za uklanjanje papira iz života.

Digitalni je pristup lako. Težak dio je ne dozvoliti da se papir počne vraćati natrag. Ako ste spremni riješiti se većine papira u svom životu, evo što trebate znati kako biste započeli i nastaviti ga.

1) Zaboravite zaostatak

Možda zvuči kontratuktivno, ali prvi korak u tome da zaboravite bez papira je zaboraviti na sve zaostale papire koje ste već nakupili, i umjesto toga usredotočiti se na nove navike koje trebate usvojiti da biste započeli bez papira. Ne gledaj unatrag: Usvoji pristup prema naprijed.

Jednog dana doći ćete do postojećih hrpa papira - ili ne. Za sada nemojte dopustiti da vas ovi papiri obuzdaju. Suočavanje s zaostatkom može se osjećati neodoljivo, a kad se ljudi osjećaju prenapučeno, oni odgađaju. Pa zaboravi na to za sada. Umjesto toga, uložite svoj napor da osigurate da zaostaci ne budu veći.

2) Nabavite ovih pet aplikacija

Postoji pet aplikacija ili usluga koje trebate raditi bez papira. Oni su:

• aplikacija obveza,
• aplikacija za skeniranje,
• internetska usluga pohrane, na koju ćete staviti svoje digitalne datoteke (o tome više u trenu),
• alate za e-potpis (Adobe Acrobat je dobar primjer) za potpisivanje digitalnih dokumenata bez ispisa i
• usluga dostave dokumenata za slanje službenih dokumenata bez ispisa.

Pogledajte moje preporuke za svaku vrstu aplikacije ovdje.

3) Odaberite uslugu skladištenja

Razmotrimo malo više na trećoj aplikaciji, usluzi pohrane jer je ona složenija od ostalih. Usluga skladištenja čuva digitalne verzije vaših papirnatih dokumenata.

U idealnom slučaju želite uslugu pohrane koja omogućuje pristup vašim datotekama bez obzira gdje se nalazite i sigurnosnim kopijama. Jedna je mogućnost upotreba internetske pohrane i dijeljenja datoteka, poput Dropbox-a ili Microsoft OneDrive-a.

Druga je mogućnost upotreba usluge dizajnirane posebno za ljude koji žele otići bez papira. Čisto i FileTo su dva primjera. Imaju posebne alate za ljude koji idu bez papira, poput mogućnosti automatskog označavanja i označavanja vrsta dokumenata koje prepoznaje, poput poreza. FileThis također ima uslugu "dohvaćanja" koja automatski kopira važne dokumente koje pronađe na vašem računu e-pošte.

Bez obzira koju uslugu odabrali, odaberite je i držite je tako da sve svoje digitalne dokumente možete staviti na jedno mjesto.

4) Prijavite se za Izjave e-pošte i digitalna plaćanja

Ako i dalje primate novčanice i izjave na papiru, prijavite se da biste ih slali e-poštom umjesto gdje god možete. Ako i dalje redovito šaljete čekove, provjerite možete li se umjesto toga prebaciti na plaćanja putem Interneta.

Dok komunalna poduzeća i banke godinama poštuju digitalno plaćanje, posljednji ulagači koji ih ne prihvaćaju uvijek su posjednici i tvrtke za upravljanje. Ako ste zaglavili u ovoj nevolji, pokušajte objasniti da će brži i pouzdaniji novac dobiti kada prihvate digitalno plaćanje. Čak i najmanja poduzeća mogu prihvatiti izravne bankovne transfere uz malo ili nikakvih naknada. Kad sve račune možete platiti digitalno, a ne čekovima i omotnicama, korak bliže ste bez papira.

5) Skeniranje i uništavanje

Sada je vrijeme za početak razvijanja novih navika. Skeniranje i drobljenje ili recikliranje vjerojatno ćete najviše učiniti. Mnogo više volim skenirati putem mobilne aplikacije, ali mogli biste koristiti i desktop skener ili funkciju skeniranja na višenamjenskom pisaču.

Napravite sebi pravilo koje ide ovako: Kada dobijem novi komad papira koji moram digitalizirati, odmah ću skenirati telefon i zatim ga staviti u hrpu za recikliranje ili drobljenje. Još bolje, odložite je izravno u drobilicu. Zašto čekati?

Prisiljavati se da slijedi tu naviku može biti teško. "Nemam vremena da ovo sada skeniram", mogli biste reći. Svoju novu naviku prakticirajte tako da skenirate dokument ili dva iz zaostatka, samo da biste ga isprobali. Koliko ima do tamo? Koju ste aplikaciju koristili? Također možete otkriti da skeniranje dokumenata na prirodnom svjetlu prolazi ravnomjernije nego kod unutarnje rasvjete. Jednom kada steknete osjećaj kako to učiniti i koliko vam treba vremena, možda će vam biti lakše vrijeme nakon toga.

6) razviti druge tokove rada

Skeniranje i rezanje jedan je tijek rada. Kad se udovoljite svom načinu rada bez papira, otkrit ćete da vam je potrebno više tijekova rada za druge situacije.

Evo primjera: Kada kupujete novi proizvod, možete slikati vlasnički priručnik, račun, garanciju i serijski broj ili bilo koje druge relevantne podatke. Pošaljite te slike u uslugu pohrane, a zatim se riješite stranih papira.

Još jedan tijek rada koji biste mogli stvoriti je spremiti gomilu papira za koje mislite da biste ih trebali rastrgati, ali trenutno niste sigurni, a zatim ih proći posvećenoga dana. Odaberite vrijeme i datum, bilo svake subote ili prve nedjelje u mjesecu, i iskoristite to vrijeme za uklanjanje hrpe.

Ponekad možda želite skenirati papire, istovremeno čuvajući originale, u slučaju potvrda o osiguranju, dokumenata vlasnika kuće i tako dalje. Digitalizacijom ih stvorite sigurnosnu kopiju i osiguravate pristup informacijama koje sadrže, čak i ako ne možete primiti izvornike.

7) Ne pretjerujte s tim

Postoje neki dokumenti koje ćete ispitivati ​​želite li zadržati originale ili ih digitalizirati i drobiti. Kad se suočite s teškim pozivom, nemojte ga prevladati. Budući da bez papira treba vaš život biti jednostavniji i lakši, a ne stresniji. Stavite original u mapu, vezivo za harmoniku ili ormar za arhiviranje. Nitko neće doći i oduzeti vašu karticu bez papira ako objesite nekoliko papira.

Medicinski zapisi su škakljivi jer ih trebate digitalizirati i pohraniti elektroničkim putem samo ako imate sustav koji odgovara HIPAA. Možda ih odlučite jednostavno umetnuti u mapu ili harmoniku i prosijati kroz nju sve godišnje što vam je spremno za bacanje.

U skladu s tim, nemojte se zadržavati na digitaliziranju papira koji nemaju svrhu. Ako ste tip osobe koja marljivo visi na papiru vjerujući da radite odgovorno, bilo bi zastrašujuće uništiti i reciklirati bilo što . No hoće li vam ikada trebati potvrda o sendviču ili objašnjenje izjava o beneficijama od prije dvije godine? Nasjeckajte ih i pustite.