Loše upravljanje ugovorima moglo bi vas koštati novca

Šezdeset i četiri posto tvrtki kaže da procesi odobravanja ugovora uzrokuju zastoj, prema novom izvještaju SpringCM-a. Najveći izazov s kojim se suočavaju organizacije je upravljanje tijekovima rada u ugovorima i odjava od primarnih dionika. Prema istraživanju, najveća prepreka s kojom su kompanije suočene je nedostatak procesa upravljanja i kretanja po ugovorima. Šezdeset posto tvrtki koristi e-poštu za upravljanje ugovorima, dok samo 32 posto tvrtki koristi alat za upravljanje ugovorima. Šest posto tvrtki kaže da uopće nemaju uspostavljen proces upravljanja ugovorima.

"Pokušaj dobiti ugovore kroz interne i vanjske procese odobravanja samo je jadno iskustvo", rekao je Erik Severinghaus, šef službe za strategiju i saveze SpringCM-a. "Ugovor su u osnovi nestrukturirani podaci o kojima radite u dvije različite organizacije s dva različita skupa alata i procesa. Na kraju dana, ako izvršavate putem e-pošte i privitaka, onda se događa da nitko nema vidljivost u procesu i nitko ne može optimizirati postupak."

"Ako pogledate anketu i najveće izazove ispitanika, " rekao je Will Wiegler, šef marketinga SpringCM-a, "prva četiri radna mjesta su generiranje novih ugovora, praćenje i odobrenje. To su poslovni procesi koji su zaglavljeni. Tipično, ljudi čak i ne znaju gdje su ugovori u tijeku. Čiji je inbox? Tko će je dobiti sljedeće?"

(Slika putem: SpringCM)

Što upravljanje ugovorima može učiniti

Alati za upravljanje ugovorima nude tvrtkama mogućnost pohrane, praćenja, ponovne obrade i pokretanja izvještaja o podacima utemeljenim na ugovoru. To obično uključuje softver utemeljen na oblaku koji može automatski čitati i objedinjavati podatke, kao i dostavljati upozorenja dionicima kada je vrijeme za poduzimanje određenih ugovora. Severinghaus je rekao da se tvrtke koje pokušavaju upravljati tim procesima bez softvera bore s podacima o više od sedam ili osam različitih vrsta dokumenata, a zatim te podatke prevode u standardizirani ugovor ili fakturu. U tim scenarijima, objasnio je, "mora postojati ljudska pogreška."

U stvari, čak i tvrtke koje koriste softver za upravljanje ugovorima i dalje se trude izbjeći uobičajene pogreške. Devedeset i dva posto grešaka u upravljanju ugovorima pripisano je ljudima, tvrde ispitanici. Sedam posto tvrtki kaže da se ljudske pogreške događaju vrlo često. "Prodavač voli razgovarati s kupcima, voli graditi odnose, ali oni uglavnom mrze matematiku, aritmetiku, financije i ručni rad prevođenja brojeva u različite sustave", rekao je Severinghaus. "Ako im zadajete da ručno premještaju ove stvari, ne biste se trebali čuditi ako u procesu vidite pogreške."

(Slika putem: SpringCM)

Četvrtina svih anketiranih tvrtki kaže da je IT uključen u proces rada s ugovorima, što bi moglo pomoći u nadoknadi nekih ljudskih pogrešaka u prijavi i obradi ugovora. Prije nego što dobavljači softvera za upravljanje ugovorima razgovaraju s potencijalnim klijentima, IT odjel obično je surađivao s poslovnim analitičarima kako bi pomogao definirati standardizirani tijek rada koji uzima u obzir poslovne procese, tehnologiju i sve prethodne probleme koji ih kombiniraju (npr. Zašto se proračunske tablice neće prevesti u računa).

Na primjer: Najbolji alati za upravljanje ugovorima koje smo pregledali nude stvari kao što su automatizmi rada, funkcionalnost chatova u aplikacijama i e-mail upozorenja koja upozoravaju ljude kada je vrijeme za sklapanje ugovora. Neke od ovih značajki mogu se naći u alatima za izbor uređivača poput Agiloft i Mitratech Dobivanje ugovora, kao i SpringCM.

Te značajke mogu također pomoći u ubrzavanju ciklusa ugovora i uštedjeti novac tvrtki. Dužina tipičnog ciklusa ugovora za ispitanike bila je između jednog i dva mjeseca (33 posto). Dvadeset i dva posto ispitanika kaže da im ugovorni ciklus traje duže od četiri mjeseca. Dvadeset posto ispitanika kaže da je korištenje softvera za upravljanje ugovorima uštedjelo njihov poslovni novac.

Buduće upravljanje ugovorima

Kada u kombinaciju dodate nove tehnologije poput umjetne inteligencije (AI) i strojnog učenja (ML), upravljanje ugovorima može biti još korisnije za korisnike. "AI će biti nevjerojatno važan", rekao je Severinghaus. "Postoje slučajevi rađanja gdje AI dopušta međusobne sporazume o neotkrivanju podataka. AI može provesti temeljni pregled ugovora i klasifikaciju ugovora."

Nažalost, AI neće riješiti težak izazov razvoja procesa upravljanja ugovorom, što je prvi korak prema automatizaciji. "Mi smo od AI udaljeni od rješavanja izazova poslovnih procesa", rekao je Severinghaus. "Pojavljuju se nove tehnologije i svi misle da će oni postati čarobni metak. Budući da ova tehnologija sada postoji smatra da nećemo morati naporno raditi i analizirati naše poslovne procese. AI je posebno u ovom trenutku kada ljudi govore da su pobijedili Neću morati naporno raditi jer će AI učiniti čarobni posao umjesto nas. U stvari, AI je sastavni dio sustava koji ovisi o strukturiranim podacima i strukturiranom procesu obuke tih algoritama."

Ovaj nedostatak standardizacije je razlog zašto tvrtke poput SpringCM-a mole poduzeća da razviju postupak upravljanja ugovorima čak i prije razgovora s dobavljačem. "Nepostojanje procesa recept je za probleme u svim fazama", rekao je Wiegler. "Ne možete skalirati posao bez postupka za upravljanje ugovorima." Za početak kodifikacije postupka upravljanja ugovorima, Wiegler je rekao da se tvrtke moraju postaviti sebi sljedećim pitanjima: "Što sada radite? Šta se može strukturirati u smislu procesa koji se može prepoznati?" Nakon što utvrdite koji je vaš proces bio i trebao bi biti, moći ćete raditi s dobavljačima IT i softvera kako biste stvorili sustav koji funkcionira. Ili, kao što je rekao Wiegler, "ne možete nešto automatizirati ako prvo ne razumijete što je prvo."

SpringCM je anketirao 1.409 ispitanika, od kojih su 32 posto kompanije iz manje od 100 zaposlenika, a 16 posto iz poduzeća s više od 8.000 zaposlenika.