Donesite svoj vlastiti oblak: što danas trebate znati

Kako se potrošači bolje upoznaju s uređajima i softverom koji su tradicionalno rezervirani za radno mjesto, IT će morati uspostaviti najbolje prakse i stroga pravila za održavanje efikasnog i sigurnog poslovanja zaposlenika. Postoji softver za upravljanje mobilnim uređajima (MDM) koji pomaže IT nadzoru i upravljanju kako zaposlenici koriste osobne pametne telefone i tablete za rad na daljinu. Međutim, nijedan čarobni alat ne može pomoći IT kontrolirati kako zaposlenici koriste proizvode Software-as-a-Service (SaaS) na radnom mjestu.

Na primjer, alati za pohranu u oblaku i dijeljenje datoteka kao što su Box i Dropbox i alati za stvaranje dokumenata kao što su Google Docs i Microsoft Word lako su dostupni oblačni alati koje ljudi svakodnevno donose na radno mjesto. Kako će se vaša tvrtka odlučiti nositi s tim različitim alatima ovisi o tome što pokušavate postići. Možete A) ograničiti upotrebu softvera koji se ne podudara s filozofijom vaše tvrtke ili B) omogućiti zaposlenicima da odaberu vlastite proizvode u oblaku na temelju vlastitih sklonosti i iskustva.

Potonji fenomen, koji je nazvan Bring-Your-Own-Cloud (BYOC), sa sobom donosi specifičan niz izazova. Razgovarao sam sa Shyam Oza, višim menadžerom za marketing proizvoda u AvePointu, specijalnom poduzeću za migraciju oblaka, o tome kako se tvrtke mogu pripremiti za provedbu vlastitih politika BYOC.

Izazov 1: Sigurnost podataka

"Iz široke perspektive, BYOC može biti blagoslov i prokletstvo, " rekao je Oza. "Box, Dropbox i OneDrive mogu biti izvrsni za dijeljenje registra sa svojom obitelji i za prijenos datoteka i fotografija. No, što zabrinjava velike organizacije je da je jednako lako povući i ispustiti nešto poput osjetljivog intelektualnog vlasništva i prije objavljivanja sadržaja."

Pomoću softvera namijenjenog poslovanju tvrtke mogu pooštriti ograničenja i nadzirati upotrebu. Organizacije mogu odrediti višefaktornu provjeru autentičnosti (MFA), šifriranje podataka, složene lozinke, dokumente sa vodenim žigovima, pa čak i uklanjanje podataka na daljinu. Međutim, ako se koriste bez nadzora IT-a, ovi alati ograničavaju mogućnost tvrtke da kontrolira gdje ide sadržaj. Također gubite vidljivost o tome što se događa sa sadržajem nakon što napusti vatrozid i kako se može zaštititi nakon što se prenese na oblakov račun zaposlenika.

Rješenje: "IT se mora izravno integrirati s linijom poslovanja", rekao je Oza. "Oni moraju biti ispred poslovnog evangeliziranja tehnologije koja im je draža… a potom se nadaju da će se uspjeti prilagoditi standardu."

Na primjer, ako 80 posto tvrtke koristi Dropbox, a 20 posto tvrtke koristi drugu platformu za pohranu i dijeljenje, tvrtka bi trebala ponuditi ručak i učenje koje potiču manjinu na prelazak u sustav koji preferira većina. "Ako niste voljni odrediti određeni alat (u kojem slučaju zapravo ne praktikujete BYOC), morate navesti vrijednost prijedloga željenog alata vaše tvrtke", rekao je Oza. "Nije to kao da možeš ući u nečiju kocku i reći" Morate koristiti ovaj alat. " Morate im objasniti da ih je lakše koristiti ili ih pitati kakve bolove imaju pa mu možete pristupiti iz perspektive rješavanja problema, a ne kao diktatora."

Na kraju dana IT zna da postoji prihvatljiva razina rizika za sve podatke dostupne zaposlenicima. Nestaju prijenosnici. Telefoni se kradu. Ali, ako možete pretvoriti što više ljudi u svoj željeni sustav, možete održati sreću manjinom ne uklanjanjem u potpunosti vaše politike BYOC-a.

Izazov 2: Suradnja

Sa stotinama ili tisućama ljudi u vašoj tvrtki koji koriste više platformi za internetsku suradnju, postojat će scenarij u kojem potreba za pristupom podacima postaje važnija od preferiranog softvera vaših zaposlenika. Razmislite: vaš prodajni tim West Coast želi prenijeti datoteku vašem marketinškom timu East Coast. Budući da su oba tima u različitim sustavima za dijeljenje datoteka, prije nego što je datoteci moguće pristupiti, netko će morati stvoriti novi račun, a zatim naučiti navigirati novi sustav u pokretu.

Što je s užasnim sastankom klijenta? Što se događa kada jedan zaposlenik kreira prezentaciju, hitno je i ne može prisustvovati? Možda ćete završiti s nekim drugim tko nije upoznat s formatom prezentacije nespretno pokušavajući pristupiti datoteci i predstaviti je, i to sve dok klijent bulji u svoj sat.

Rješenje: "Jedno od glavnih pitanja je IT koji ne štiti od mnogih tijekova rada", rekao je Oza. "IT ne može samo čekati da se ljudi žale. IT treba intimno razumjeti poslovni proces i poslovni tijek kako bi se umetnuli u sredinu kako bi pokušali uvjeriti zaposlenike da koriste iste alate ili ih osvijestiti o potencijalnim problemima koji mogu biti Prijeđi preko."

Ako su zaposlenici svjesni da moraju paziti na probleme prije nego što se pojave, tada mogu postaviti odgovarajuće slučajeve kako bi osigurali da operacije nikada ne trpe. Dakle, ako znate da dva potencijalna prezentatora koriste različite alate za prezentaciju, IT može obučiti predavača u oba alata prije sastanka velikog klijenta. Bez obzira na to što će se dogoditi, prezentacija će se odvijati bez problema.

"Ovdje u Avepoint-u, očajnički smo pokušavali potaknuti prodajni tim da ažurira sadržaj u OneDrive for Business umjesto da šalje e-poštu ili dodaje u Dropbox", objasnio je Oza. "Svaki put kad primimo e-poštu s prilogom, odgovorili bismo na fotografiju na kojoj je pisalo" Pošaljite ovo u SharePoint ili mače dobije. "… Nekoliko tjedana kasnije počeli smo dobivati ​​e-poruke s odgovorima:" Gledaj, podijelio sam putem SharePointa. ' Bio je to smiješan način rješavanja problema."

Izazov 3: Integracija

Većina problema o kojima sam razgovarao u izazovima 1 i 2 specifična su za manje tvrtke bez postavljenih IT politika. Međutim, u malo većim tvrtkama koje posluju u više ureda i regija moguće je da IT djeluje u silosu, a ne kao jedan globalni tim. U tom slučaju otkrit ćete da se koristi više verzija poslovnog softvera, kao što su upravljanje odnosima s klijentima (CRM) i upravljanje troškovima, bilo zato što netko preferira određeni sustav ili zato što se regionalni uredi nikada nisu zajedno okupili da bi odlučili o jednom alatu. Ovo je ogroman problem koji bi na kraju trebao biti otklonjen od strane nekoga na razini C, možda snažnim naoružavanjem tvrtke da odabere jedan sustav.

Međutim, ako vaša tvrtka želi dati određenim uredima, pa čak i odjelima, slobodu izbora sustava koji žele (ili želite alate koji se povezuju s drugim vrstama softvera dizajnirane za određene zadatke zaposlenika), onda postoje načini kako osigurati da se vaši podaci ne ' ne mogu se izolirati.

Rješenje: "IT mora donositi odluke o ulaganju u davatelje tehnologija koji su otvoreni i spremni na povezivanje… Rješenja koja biste trebali ući u uži izbor su ona s najjačim konektorima", rekao je Oza.

Ovo uključuje biranje sustava s otvorenim aplikacijskim programskim sučeljima (API-ji) koji omogućuju vašim programerima da izrade konektora koji organski ne postoje između dva dijela softvera. Ako nemate programere na osoblju, trebali biste potražiti alate koji nude najviše integracija s vašim naslijeđenim softverom. U tom smislu, potražite integracije s bilo kojim softverom koji su zaposlenici odlučili sami koristiti.