Sadržaj:
Video: Adobe Acrobat Document Cloud (Prosinac 2024)
Pohranjivanje i pristup digitalnim dokumentima rijetko je razmisliti ako vaša tvrtka pravilno upravlja dokumentima. Aktivnosti poput stvaranja dokumenata, uređivanja, dijeljenja i suradnje mogu biti tako jednostavne kao što su prijava, klikanje i početak rada. Međutim, nepotrebno klimavi ili kruti sustavi za upravljanje dokumentima mogu život učiniti pakao ljudima koji svakodnevno upadaju u datoteke i iz njih.
, Usporedit ću dva najpopularnija sustava za upravljanje dokumentima: Adobe Document Cloud i Zoho Docs. Iako oba sustava imaju više sličnosti nego razlika, jedan iscrpljuje drugi u nekoliko važnih kategorija.
1. Cijene i planovi
Na Adobe Standard Document Cloud možete se pretplatiti za samo 12, 99 USD mjesečno uz jednogodišnju pretplatu ili možete platiti 22, 99 USD mjesečno za mjesečni plan. Ovaj vam plan omogućuje mogućnost izrade PDF datoteka i izvoza u Microsoft Word, Microsoft Excel i Microsoft PowerPoint. Također možete uređivati tekst i slike u PDF datotekama koje ste stvorili, a obrasce možete digitalno potpisati. Pro plan košta 14, 99 USD mjesečno za jednogodišnju pretplatu ili 24, 99 USD mjesečno za mjesečni plan. Dodaje mogućnost umetanja audio i video datoteka u PDF datoteke i uređivanje skeniranih dokumenata. Možete koristiti i ovaj plan da biste skenirane dokumente na papiru pretvorili u PDF datoteke koje se mogu uređivati i usporediti dvije verzije PDF datoteke za dešifriranje razlika. Također ćete moći uređivati tekst i organizirati stranice na iPadu i moći ćete mijenjati redoslijed, brisati ili rotirati stranice na iPhoneu. Sve Adobe-ove pretplate omogućavaju pristup 20 GB prostora za pohranu.
Zoho Docs nudi 15-dnevnu besplatnu probnu verziju plus besplatni plan za do 25 korisnika (što uključuje 5 GB prostora za pohranu po korisniku). Besplatni plan također uključuje neograničeno dijeljenje datoteka i mapa, sinkronizaciju na radnoj površini, alate za uređivanje, upravljanje korisnicima i povijest verzija. Standardni plan košta 5 USD po korisniku mjesečno s do 50 GB po korisniku. To uključuje značajke kao što su dokumenti zaštićeni lozinkom i pristup na temelju uloga. Premium plan košta 8 USD po korisniku mjesečno i do 100 GB po korisniku. Pomoću ovog plana moći ćete poslati e-poštu izravno na Zoho račun, vratiti izbrisane dokumente i prenijeti vlasništvo nad datotekom na drugog korisnika.
Obje vrste računa mogu dodati 10 GB dodatnog prostora za pohranu za 3 USD. Zoho nudi 20-postotni popust na sve plaćene planove ako plaćate godišnje. Zahvaljujući nižoj cijeni, besplatnoj probnoj verziji, besplatnom planu i superiornom kapacitetu za pohranu, prednost u kategoriji cijena prelazi na Zoho. Rub: Zoho.
2. Izrada i uređivanje dokumenata
Korisnici Zoho Dokumenata mogu stvarati i uređivati dokumente, pratiti promjene, dodavati digitalne potpise i pristupiti brojnim naprednim alatima za uređivanje. Također možete dodijeliti zadatke i poslati podsjetnike članovima tima koji imaju pristup datoteci. Možete kreirati makronaredbe, šarene grafikone i okretne tablice, a možete izvoziti dokumente, proračunske tablice i prezentacije u Google disk, PDF format i Windows. Možete i izvanmrežno uređivati datoteke; promjene će se sinkronizirati kad se ponovno povežete s mrežom.
Jedna od zgodnih značajki koja nedostaje Adobeu je mogućnost istodobnog uređivanja dokumenta s kolegama. Aplikacija Zoho Docs omogućuje vam pristup, stvaranje i uređivanje datoteka u pokretu. Možete pregledati sve svoje mape, sortirati ih po imenu ili datumu i pretraživati datoteke. Kao što sam već napomenuo, s obzirom na to da se Adobe toliko oslanja na PDF datoteke, postoji ograničenje onoga što možete raditi na mobilnim operativnim sustavima (OS); to nije slučaj sa Zohovom platformom.
Adobe je mnogo bolji u pohrani i automatskom punjenju podataka za kasniju upotrebu nego Zoho. Na primjer, Adobe-ova značajka "Fill & Sign" omogućuje vam spremanje najčešće korištenih polja, uključujući vaše ime, adresu, e-poštu i telefonski broj. Također je i mnogo bolji alat u pogledu potpisivanja i traženja potpisa od ljudi. Pravne tvrtke, financijske institucije i ljudi koji se u velikoj mjeri oslanjaju na PDF format cijenit će koliko je lako unositi i spremati podatke, a druge će natjerati na pregled i potpisivanje. Međutim, stvaranje i uređivanje dokumenata u Adobeu nisu u skladu s Zoho-om. Rub: Zoho.
3. Što nedostaje?
Voljeli bismo vidjeti kako Zoho dodaje podršku temeljenu na chatu unutar alata Docs. Adobe ovo ima zbog čega vas nevjerojatno jednostavno vodi kroz neke od izazovnijih elemenata procesa stvaranja dokumenata.
Adobeu, s druge strane, nedostaju elementi poput grupnog uređivanja, zajedničkih mapa i mogućnosti izmjena izvan mreže. Također zahtijeva pretvaranje pohranjenih datoteka u PDF format, što je velika glavobolja svima koji se trebaju pretvoriti u druge formate (posebno za ljude koji koriste Microsoft Excel formule, a koji ne prenose u PDF format). Rub: Zoho.
Donja linija
Iako je Adobeov alat za upravljanje dokumentima izvrstan, posebno za ljude koji rade prvenstveno u PDF formatu, nedostaje mu značajki za suradnju. Uz to, nema čvrstu kompatibilnost datoteka koja će vam trebati za rad s ljudima izvan vaše organizacije. Suprotno tome, Zoho pruža bogato uređivanje dokumenata, odličan spoj suradnje i razmjenu datoteka te možete obaviti posao na mobilnim OS-ovima. Spojite ove značajke s nižom cijenom i većim kapacitetom za pohranu i sami ste dobili sveobuhvatniji bolji sustav za upravljanje dokumentima. Pobjednik: Zoho.
