6 Super stvari koje možete napraviti s oblakom dokumenata Adobe

Kupci Adobe Document Cloud često ih zadaju da ga koriste uglavnom kao PDF alat za izradu i uređivanje. No, iako Adobe sigurno ostaje kralj svog PDF standarda, Document Cloud je visoko konkurentna platforma za upravljanje dokumentima s bogatstvom značajki koje bi mogle biti od koristi vašoj organizaciji. Od dokumenata koji se mogu lako uređivati ​​i mogu se prijaviti u PDF datoteke kojima se može upravljati na bilo kojem uređaju do naprednih sigurnosnih značajki omogućenih putem klasifikacije podataka; sve je dostupno u oblaku dokumenata.

Jedan od najvažnijih alata u paketu zove se Adobe Scan, aplikacija za Android i iOS koja korisnicima omogućuje snimanje slika putem pametne kamere. Adobe je nedavno svom arsenalu dodao Adobe Sign, alat koji korisnicima omogućuje dijeljenje, e-potpis, odobravanje i upravljanje dokumentima. Pod kišobranom Adobe Sign dolazi nekoliko novih značajki koje vaš telefon pretvaraju u epicentar upravljanja tijekom rada.

"Ljudi uživaju u konzumiranju sadržaja na mobilnim uređajima, ali također nas traže da im pomognemo u stvaranju sadržaja i učinimo nešto korisno s tim sadržajem", rekla je Lisa Croft, voditeljica marketinga za proizvode proizvoda za Adobe Document Cloud. "Mobile je prilika za pružanje modernog iskustva s dokumentima."

Evo pet stvari koje možete učiniti s Adobe Document Cloudom za koji vjerojatno niste znali da možete.

1. Potpišite dokument bez zaslona osjetljivog na dodir

Pomoću Adobe Sign-a, možete poslati tekstualnu poruku svog potpisa iz aplikacije Sign na vašem pametnom telefonu na radnu verziju Document Cloud. Odatle ćete moći pristupiti svom novo stvorenom potpisu i primijeniti ga na bilo koji zapis ili dokument. Ovo je posebno korisno za radnike koji su prije svega smješteni na radnim površinama bez funkcionalnosti dodira.

Na primjer, zamislite da se Sam nalazi na radnoj površini, ali radije potpisuje dokument na svom mobilnom uređaju. Klikom na opciju Mobilno potpisivanje Sam traži od vas da upiše svoj telefonski broj. Potom mu se šalje poziv za prijavu na mobilnom uređaju. Potpisuje, udara "Gotovo", a potpis se prenosi na radnu površinu. "Ovo je sjajan način pružanja izbora ljudima, ali oni se odluče potpisati, bez obzira na uređaju koji imaju", rekao je Croft.

2. Stavite malo života u svoje e-poruke

U prošlosti biste od kolega tražili potpise dosadnim, standardnim porukama e-pošte. Pomoću Adobe Sign-a sada možete prilagoditi predložak adrese e-pošte tako da uključuje logotip, fontove i opći pizazz vaše tvrtke. Slike banera možete koristiti kako biste dodali određeni stil vašim zahtjevima za potpis, na čemu će vam odjel marketinga zahvaliti nakon što se potpisi pokrenu češće nego inače.

"Konkurentska prednost koju imamo je što naši kupci mogu u potpunosti markirati s potpisom. Mogu je brendirati svojim logotipom i svojim URL-om", rekao je Croft. "Ali sad vam mogu dati tržište i razgovarati o novim proizvodima."

3. Uživajte u bržem brodu i servisu kupaca

Nedavne integracije Adobea sa ServiceNow i Microsoft SharePoint stavljaju upravljanje dokumentima, korisničku uslugu i upravljanje ljudskim resursima pod jednu jednostavnu konzolu. Ovim brakovima možete dodati Adobe Sign u bilo koji tijek rada u ServiceNow i SharePoint, uključujući obrasce ugovora o novom najamu, poslovne ugovore i odgovore na riješene upite o korisničkoj službi.

U prošlosti biste dokument gurnuli svojim zaposlenicima putem e-poruke od ServiceNow-a. Vaši zaposlenici otvorili bi dokument, potpisali ga s Adobe-om i vratili vam ga e-poštom. Otvorili biste dokument i stavili ga u ServiceNow. Danas dokument možete jednostavno poslati svom zaposleniku u sustavu ServiceNow i on ili ona će u softveru označiti svoju oznaku.

4. Skenirajte bilo što, bilo gdje

Sjećate se kako je nekada bilo strašno prikupljanje poslovnih primitaka? Prikupit ćete sve svoje primitke, skenirati ih u skener, pretvoriti ih u PDF i poslati na vaše guruse za financije. Danas je taj proces postao puno jednostavniji. Adobe Scan sada omogućuje pretvaranje bilo koje slike telefona s fotoaparata u PDF. Korištenjem Adobe Sensei, tvrtke alata za umjetnu inteligenciju (AI), Adobe Scan može otkriti ispravne granice slike, ispraviti perspektivu i ukloniti sjene kako bi se tekst činio jasnim.

Na primjer, možete skenirati stranicu časopisa kako biste izvukli tekst, odvojili slike i zumirali na određene dijelove stranice. Kada ga spremite, automatski se prebacuje u Document Cloud. Možete i povući dodatnu sliku ili ukloniti izvornu sliku.

5. Uredi i prilagodi skenirani tekst

Možda je još važnije da Adobe Scan može automatski pretvoriti tiskani ili pisani tekst u digitalni tekst koji se može odabrati, kopirati ili napomenuti putem Acrobat Reader DC ili Acrobat DC. To znači da nećete morati listati stranicu po stranicu rukom napisanih bilješki da biste pokušali dešifrirati ono što netko drugi pokušava reći. Uz Adobe Scan, bilješke će se pretvoriti u jasan i čitljiv tekst unutar kojeg možete pretraživati ​​ili kopirati i zalijepiti za upotrebu u sekundarnom dokumentu.

"Kao i druge naše Adobe ponude, Sensei je u središtu našeg branda", rekao je Croft. "S njom zapravo možete učiniti više pomoću skeniranja. Svoj sadržaj možete učiniti inteligentnim i pretraživati ​​te ga premjestiti u digitalni radni tok u oblaku. Sve što ima s ispisanim tekstom ili slikama bit će opcija za Skeniranje. Podijelite ga, izvedite dodatne uređivanje ili ga čak možete uzeti u neki drugi tijek rada ili ekosustav ako to trebate učiniti."

6. Poboljšajte sigurnost pomoću klasifikacije dokumenata

Ovo zahtijeva dodavanje Acrobat DC u vaš Adobe Cloud konfiguraciju, ali prednosti su i vrijedne toga. S aktivnim Acrobat DC-om, dobit ćete pristup širokom nizu mogućnosti klasifikacije koji će vaše dokumente i podatke čuvati čak i izvan vaših prostorija ili granice oblaka. Na primjer, možete ugraditi sigurnosne kontrole u povjerljive PDF datoteke koje zahtijevaju lozinke ili potvrde za pristup dokumentu. Ili možete tražiti da pošiljatelji budu potvrđeni putem digitalnog ID-a ili provjere dopuštenja. Korištenjem klasifikacije podataka, takve sigurnosne mjere možete dodati kao politiku ovisno o vrsti dokumenta se stvara. Administratori mogu kreirati takva pravila u Acrobat DC-u dodjeljujući određene sigurnosne značajke određenim vrstama dokumenata. Kada se takvi dokumenti stvore u budućnosti, te će se kontrole automatski provoditi.

Slične mogućnosti možete implementirati koristeći stvari poput Microsoftovog upravljanja digitalnim pravima, ali obično zahtijevaju kombiniranje više rješenja različitih dobavljača. Postizanje svega kao dio Adobe Document Cloud nije samo lakše, već pomaže u osiguravanju da će takve napredne značajke raditi uz minimalnu buku unaprijed.