Video: Webinar - Getting Started With Zoho Docs (Studeni 2024)
Dijeljenje i suradnja dokumenata
Dijeljenje datoteka također je slično Google disku, gdje možete unijeti adrese e-pošte i postaviti dopuštenja odabirom datoteke i klikom na gumb Dijeli. Dokumenti također imaju stalne veze za dijeljenje izvan softvera. Korisnici također mogu dijeliti čitave mape i stvarati grupe kako bi ih lakše dijelili s više kolega. Jedna lijepa značajka je da dokument možete dijeliti, ali ga zaštitite lozinkom radi dodatne sigurnosti; čak možete postaviti datum isteka, a tada će svi s kojima ste podijelili dokument izgubiti pristup. Datoteke se mogu prijaviti i provjeriti (drugim riječima, zaključati) kako bi se izbjeglo uređivanje preklapanja.
Zadatke možete dodati dokumentima ako ih trebate poslati kolegi na pregled ili reviziju. Kada zadatku dodijelite kolegi, primatelj će dobiti upozorenje i vezu na pridruženi dokument; dobit ćete upozorenje nakon završetka zadatka.
Ako već koristite Googleov G Suite (koji se ranije zvao Google Apps for Work), svoj račun možete integrirati sa Zoho proizvodima. Zoho Docs Standard može se integrirati s Google diskom i Googleovim upravljanjem korisnicima. Pokušao sam povezati račune Zoho Docs Standard i Google G Suite. Nakon što sam dopustio neka dopuštenja i prijavio se u Google, od mene je zatraženo da nastavim s postavljanjem - i tada sam dobio duh. Zaslon je preusmjeren na moj račun Zoho Docs bez znaka da je Google integriran. Nakon savjetovanja o članku pomoći otkrio sam način rješavanja: pritisnuo sam gumb za prijenos, s padajućeg izbornika odabrao Google disk, a zatim sam zatražio da se potvrdim. Nakon što uspješno povežete svoje račune, možete prenijeti datoteke i mape s Google diska. Možete i sinkronizirati mapu Dropbox s mapom Zoho Docs kontinuirano ili samo jednom. Obje su ove integracije izvrstan način iskorištavanja Zohovih mogućnosti dok nastavljate koristiti poznati softver za pohranu u oblaku. Možete se povezati i za Adobe Sign kako biste omogućili digitalni potpis.
Unutar Zoho Docs Standarda korisnici mogu kreirati i uređivati dokumente pomoću programa Zoho Writer, koji uključuje značajku promjene zapisa, digitalni potpis i brojne napredne alate za uređivanje. Na primjer, možete stvoriti makronaredbe, šarene grafikone i okretne tablice. Dokumenti, proračunske tablice i prezentacije mogu se izvesti u PDF, Windows i druge datoteke. Možete i izvanmrežno uređivati datoteke; promjene će se sinkronizirati kad se ponovno povežete s mrežom.
Jedna od zgodnih značajki je mogućnost istodobnog uređivanja dokumenta s kolegama. Komentari vi i vaših kolega pojavit će se na zaslonu svih, a označeni su imenom urednika. Korisnici mogu komentirati i razgovarati tijekom cijelog postupka. Svaka datoteka ima povijest verzija i možete odlučiti vratiti se na prethodnu verziju u bilo kojem trenutku.
Aplikacija Zoho Docs Standard dostupna je za Android i iOS gdje možete pristupiti, kreirati i uređivati datoteke u pokretu. Preuzeo sam Androidovu aplikaciju koja ima odgovarajuće korisničko sučelje (UI) i otvara se u mapu Recent Docs. Možete pregledati sve svoje mape, sortirati ih po imenu ili datumu i pretraživati datoteke.
