Video: Kako nastaje oblak (Studeni 2024)
Porast snažnijih računovodstvenih usluga u oblaku mijenja način na koji i računovođe i klijenti kojima poslužuju upravljaju poslovnim financijama. Softver utemeljen na webu utječe na tvrtke svih veličina, ali pruža još veću vrijednost malim i srednjim poduzećima (SMBs) i samostalnim poduzetnicima koji dobivaju veći pristup računovodstvenim i financijskim alatima nego ikad prije da pojednostave svoje poslovanje.
Davatelj računovodstvenih usluga utemeljen na oblaku AccountantsWorld koristi ovaj tehnološki pomak kako bi poboljšao produktivnost poslovanja kroz dugovanja i potraživanja, knjigovodstvo, zalihe, izvještavanje i platne spiskove, s filozofijom vraćanja snage u ruke knjigovođe i ostavljanja vlasnika malih poduzeća da brinu o poslu umjesto toga. 2003. godine, AccountantsWorld prodao je porezni softver Thomson Reutersu i usredotočio se isključivo na stvaranje oblačnih rješenja za računovođe. Tvrtka sada obrađuje 30.000 platnih lista tvrtke koristeći svoj softver, kaže dr. Chandra Bhansali, suosnivač i izvršni direktor AccountantsWorld-a.
PCMag je s Bhansalijem razgovarao o tome kako rješenja utemeljena na oblaku mijenjaju način na koji računovođe i mala i srednja preduzeća posluju, tehnološki trendovi koji utječu na industriju i kako razvijajuće se mobilne mogućnosti i sigurnosni problemi oblikuju budućnost računovodstva.
PCMag: Koje su neke od računovodstvenih problema koje ste postavili riješiti pomoću tehnologije oblaka i interneta?
Dr. Chandra Bhansali: Pitali smo se koje su to vrste problema koje možemo riješiti koristeći snagu Interneta? Shvatili smo da nudi ogromne mogućnosti koje desktop nema. Ono što smo primijetili je da je obračun plaća u osnovi računovodstvena funkcija jer se odnosi na poreze, ali, u to vrijeme, vrlo malo računovođa nudilo je usluge obračuna plaća. Morate biti 100 posto točni i pravodobno ispuniti uvjete, inače postoje stroge kazne. Računovođe nisu imali alate za to, pa su koristili usmjeravanje svih platnih spiskova svojih klijenata na usluge kao što su ADP i Paychex Accounting Online.
Rekli smo da to nema smisla. Shvatili smo da bismo trebali biti u mogućnosti stvoriti snažan procesni centar i koristiti poslužitelje uz djelić troškova korištenja mainframe. Tako smo stvorili prvi centar za obradu plaća u računovodstvu utemeljen na oblacima, a kupcima smo omogućili pristup internetu još 2004. godine. Sada to mogu iskoristiti da svojim klijentima nude visoko profitabilne usluge obračuna plaća, a softver radi sve iza scene za njih: izravni polog, porezni depozit i podnošenje poreznih obrazaca i oblika W2, W3 i 1099 točno i na vrijeme. Sve računovođe i klijenti moraju unijeti podatke. Za mnoge knjigovođe postala je jedna od njihovih najprofitabilnijih usluga. Dakle, promijenili smo paradigmu obrade plaća pomoću oblaka; Pružatelji rješenja za plaće slijedili su se sada nudeći neke vrste knjigovodstvenih alata.
Iza ovih slučajeva neposredne uporabe, koji su od drugih tehnoloških trendova koji utječu na industriju?
Bhansali: Trend je zaista ka integraciji u oblaku za sve ove usluge koje tvrtke i računovođe svakodnevno koriste. Računovođe također sada imaju alate za preuzimanje mnogih od tih funkcija u funkciji pomaganja malim i srednjim poduzećima da rade ono što najbolje rade i da efikasnije vode i upravljaju svojim tvrtkama. To je kombinacija ovih faktora. Vidim najznačajnije povećanje produktivnosti u segmentu malih poduzeća.
Tehnologija teži tome da knjigovođe daju mogućnost ponuditi kompletne usluge svojim klijentima. Radi se o popunjavanju svih veza ili komponenti koje nedostaju u tom lancu. Trenutno je upravljanje poslovnim procesima (BPM) područje rasta. Koliko učinkovito računovođe mogu upravljati time? Dakle, za mala poduzeća veći dio računovodstva do sada je učinio sam (uradi sam). Klijenti bi učinili nešto na njihovom kraju, a računovođe bi to očistile. Događa se veliki pomak prema "nemoj sam" (DDIY). Umjesto toga, radite sa svojim knjigovođom. Već vidimo plaće, oduzete računovođama, kako se vraćaju kroz oblačni softver. Ne samo za knjigovođe, već i za sve druge pružatelje usluga, količina vremena utrošenog u posao u dvorišnim uredima za vlasnike malih poduzeća i zaposlenike drastično se smanjuje jer dobivaju mogućnost prebacivanja posla na računovođe.
Iz perspektive knjigovođe i klijenta, kako se rješenja u oblaku mijenjaju kako posluju?
Bhansali: Veliki zavodi za plaće ne daju računovođama jednaku razinu učinkovitosti i produktivnosti, a klijentima puno naplaćuju. Sada knjigovođe u koje imaju najviše povjerenja i s kojima imaju odnose mogu svojim klijentima malih poduzeća ponuditi prilagodljivu uslugu plaća vrlo ekonomično i s integracijom između računovodstvenih i platnih sustava kako bi se osigurao izravan i siguran protok podataka.
Kod računovodstvenih sustava jedan je glavni problem knjigovodstvo klijenata. Razgovarao sam s mojim prijateljem iz CPA-e prije nekoliko godina koji je bijesnuo nad jednim od svojih klijenata, za kojeg je rekao da nikada ne unosi ništa nakon što zatvori knjige. Klijent je dodao još jedan unos i sve je izbacilo iz ravnoteže. Rekao je da je potrošio 20 do 30 posto svog vremena popravljajući nered koji ova mala poduzeća prave kad nemaju pojma o računovodstvu i ne bi trebali imati pristup. Počeli smo pitati računovođe i otkrili da je ova vrsta knjigovodstva za klijente velika prepreka. Ako prisustvujete bilo kojoj knjigovodstvenoj ili CPA konferenciji, jedna od najposjećenijih sjednica je uvijek knjigovodstvo. Da bismo to riješili, oblak koristimo kako bismo omogućili promjenu kako bi računovođama omogućili veću kontrolu, a ne sustave dizajnirane za upotrebu od strane samih klijenata za male tvrtke. Dali smo računovođama ovlaštenje za prilagođavanje sustava i dozvola za svakog pojedinog klijenta.
Računovođe bi trebali biti važni poslovni savjetnici za svoje klijente, ali dosad nisu mogli učinkovito obavljati tu ulogu za mala poduzeća. Dakle, vodoinstalateru koji ništa ne zna o računovodstvu, knjigovođa će im omogućiti pristup samo pisanju čekova i unosu novčanih primitaka; to je sve o čemu se moraju brinuti. Ako je klijent knjigovođa, može im omogućiti pristup naplativim i potraživanjima i još mnogo toga. Tijekom godina ovo se razvijalo zato što je računovodstvo na strani klijenta nepotrebno zlo za mala poduzeća. Pomoću ovih sustava temeljenih na oblaku, računovođe mogu preuzeti kompletan računovodstveni posao.
Prije otprilike godinu dana uveli smo aplikaciju koja omogućuje klijentu fotografiranje računa, što ide pravo u sustav na koji se plaća. Integracije su ovdje stvarno ključne jer ih mogu povezati i s web portalom klijenta i sustavom za upravljanje dokumentima. Dakle, faktura ide pravo u ispravnu mapu u sustavu upravljanja dokumentima, a istovremeno se može skenirati i identificirati bilo koja transakcija plaćanja i kreditne kartice. Kada se računovođe prijave za evidentiranje plaćanja, navedene su sve transakcije. Postoje i integracije sa sofisticiranijim sustavima plaćanja računa, sustavom za naplatu vremena i sustavima za naplatu, sustavom za evidenciju radnog vremena i 401k davatelja usluga. Također stvaramo otvoreni API za integraciju s gotovo svim.
Korisnici računovodstvenog softvera u oblaku mogli bi biti malo poduzeće i računovodstvena tvrtka koja ih servisira, ili veće poduzeće s vlastitim računovodstvenim odjelom. U čemu se slučajevi upotrebe razlikuju ili se razlikuju?
Bhansali: Ono što se događa s ovim rješenjima je da je ugrađeno puno analitičkih alata. Malim tvrtkama je potreban savjet na razini CFO-a, ali srednje i veće tvrtke imaju svoje računovodstveno odjeljenje i sposobnosti u svom sustavu za obavljanje ove vrste analitike, s CFO-i i rukovoditelji za pružanje doprinosa. Mala poduzeća to nemaju. Dakle, u oblačnim rješenjima gdje računovođe rade s podacima uživo i imaju alate za njihovu analizu, računovođe mogu obavljati ovu vrstu CFO funkcionalnosti za manja poduzeća. Sve je u tome što pomažete knjigovođama da savladaju oblak, a softver pruža računovođama (i, uz to, malim poduzećima) mogućnosti koje si prije nisu mogli priuštiti.
Kakav učinak ima rast mobilnog računanja na računovodstvo u oblaku?
Bhansali: Pametni telefoni definitivno mijenjaju način poslovanja. Posebno za računovodstvene firme koje rade samo za prakse, jedan od razloga zašto nikad prije nisu plaćali plaću je taj što, ako recimo na godišnjem odmoru, recimo, ne postoji način da im se pristupi. Sada, putem knjigovodstvenih i plaćnih mobilnih aplikacija, to mogu učiniti s bilo kojeg mjesta. Naša aplikacija ima vrlo jednostavan zaslon za mobilni unos podataka. Tu je i mogućnost skeniranja računa i čekova, a drugi mobilni program na kojem radimo jesu troškovi zaposlenika kako bi mogli slikati svoje primitke za račune rashoda.
Drugi važan aspekt mobilnog za računovođe i klijente su upozorenja. Za svaki posao postoje pragovi. Neki bi mogli postaviti da je to problem, ako potraživanja prelaze 50 000 USD. Za veće poslovanje, možda je to 300 000 USD i isto za račune koji se plaćaju ili gotovine u banci. Računovođe mogu postaviti pragove za sve ove važne poslovne pokretače za svoje klijente i, kada su pragovi prekoračeni, računovođa može postaviti upozorenje da prvo primi tekst, a zatim pozove klijenta da detaljno raspravlja ili postavi upozorenje da izađe. istodobno i njima i klijentu. Portali računovođe također imaju zaslone na kojima se može vidjeti ptičji pogled svakog praga statusa svakog klijenta.
Kada prijeđete na ta rješenja utemeljena na oblaku i rukujete osjetljivim financijskim podacima, kako se bavite sigurnosnim aspektom kako biste osigurali siguran prijenos, prijenos datoteka i pohranu?
Bhansali: Apsolutno je kritično. Za nas smo prešli pet godina na Amazon Web Services (AWS), što je bio korak za stavljanje podataka o našim klijentima u infrastrukturu s vrlo visokom razinom sigurnosti. Povrh svega, vršimo šifriranje svih osjetljivih podataka, od brojeva socijalnog osiguranja i matičnih brojeva zaposlenika do bankovnih podataka. Uz to slojimo i mnogo informatičke i sigurnosne (ITS) tehnologije kako bismo smanjili rizik i učinili podatke našeg sustava i klijenta što je moguće sigurnijim.
