7 Savjeti za povećanje produktivnosti pomoću usluge Office 365

Office 365 Microsoft je najbrže rastući komercijalni proizvod ikada i sad je aplikacija broj jedan u poduzeću. Microsoft je početkom ove godine objavio da Office 365 sada ima gotovo 50 milijuna aktivnih poslovnih korisnika mjesečno. I prema najnovijem Microsoftovom izvješću o zaradi, Office 365 i dalje je najprofitabilniji proizvod za poslovanje i produktivnost.

Dok poduzeća i mala i srednja poduzeća prelaze na Office 365 i Office 2016 suočavaju se s izazovima s prelaskom na novu tehnologiju dok se bave naslijeđenim sustavima i značajnim kulturnim promjenama za tvrtke koje godinama djeluju na isti način. Samo što tvrtka kupuje Office 365 ne znači da je zaposlenici to koriste kako bi poboljšali suradnju i povećali produktivnost. Potezanje zaposlenika da promijene ono na što su navikli je izazov, pa tako i ulaganje vremena i resursa potrebnih da se brzo i neprimjetno dogodi usvajanje korisnika.

MessageOps, usluga za dijeljenje dokumenata sa sjedištem u oblaku, usluga Office 365 i Microsoft Azure, pruža usluge obuke, usvajanja i upravljanja promjenama kako bi se tvrtkama pomoglo prijeći na Office 365 na oblaku Azure. Chris Pyle, izvršni direktor MessageOpsa, rekao je za PCMag da Office 365 tranziciju čini jednostavnom, ali bez jasne strategije za usvajanje pokreta, tvrtke ne mogu i neće osloboditi punu poslovnu vrijednost platforme.

"S Exchangeom i SharePointom ne morate znati kako ga postaviti, konfigurirati, upravljati, učiniti suvišnim i učiniti ga dostupnim", rekao je Pyle. "Uz Office 365 sve što trebate učiniti je dodati svoje podatke i svoje korisnike, čime ćete dobiti u potpunosti funkcionirano, visoko dostupno poslovno okruženje. Ovom okruženju možete pristupiti sa bilo kojeg mjesta sigurno, bez ikakvog iskustva bez primjene. Male kompanije mogu imati isto okruženje kao i tvrtke Fortune 500, a da ne moraju ulagati u visoko osposobljene, vrlo skupe tehničke resurse.Takođe, imaju pristup robusnim alatima koje Office 365 nudi svim velikim ili malim tvrtkama, a mogu se raditi u nekoliko dana."

Pyle je predstavio 7 preporuka i savjeta za olakšavanje učinkovitog usvajanja Office 365 i kako ih koristiti za maksimiziranje poslovne produktivnosti prilikom dovršavanja projekata.

1. Transformacija odozgo-dolje

Da bi se osigurala nesmetana tranzicija u sustavu Office 365, Pyle je rekao da je kupnja za vodstvo potrebna. "Ako zaposlenici ne vide da stariji promiču i koriste platformu, onda neće ni oni", rekao je Pyle. "Baš kao što čelnici daju snažan primjer, tako rade i" prvaci "ili" korisnici snage "unutar timova. To su zaposlenici koji nisu zadovoljni statusom quo i stvarno su uzbuđeni zbog potencijala Office 365."

2. Obrazovanje i osposobljavanje

Izvršno rukovodstvo tvrtke ne može očekivati ​​da zaposlenici u potpunosti iskoriste Office 365 bez da im pruže odgovarajuću obuku i obrazovanje. Pyle je preporučio tvrtkama da sastave videoteku "snackabilnih" jednosatnih ili dvominutnih video zapisa kao prikladan i učinkovit način pružanja stalne obuke. "Komunikacija je također ključna, uz to što putovanje usvajanjem čini zabavno", rekao je Pyle.

3. Embrace Office 2016

Izdanje sustava Office 2016 oblak čini dostupnijim. Postoji više integracija u oblak, što znači i proširene mogućnosti povezivanja. "OneDrive i SharePoint u oblaku omogućuju vam jednostavno i jednostavno spremanje i dijeljenje datoteka u oblak", rekao je Pyle. "Mi smatramo Office 2016 još jednim načinom za poslovanje kako bi povećali vrijednost svojih ulaganja u Office 365. Oni mogu koristiti resurse koje su kupili pomoću sustava Office 365, što uključuje Office 2016 za korisnike E3. Kao i za sve nove značajke ili novo izdanje, Naravno, uvijek će se nalaziti krivulja učenja u pronalaženju mjesta gdje se nalaze sve vaše mogućnosti i postavke."

4. Čuvajte sigurnost u umu

Office 365 trenutno obuhvaća više desetaka aplikacija, uključujući OneDrive, OneNote, Outlook, Sway i Yammer. No Pyle je naglasio važnost sigurnosti podataka pri radu s tim aplikacijama. "Dodavanje i stavljanje na raspolaganje ovih aplikacija je jednostavno; korisnici mogu interno dijeliti jednostavnim klikom miša 'dijeli s' i čak ići do koautorskih datoteka u Wordu, Excelu i PowerPointu", rekao je Pyle. "Office 365 se za sigurnost oslanja na Azure Active Directory, ali organizacije trebaju biti oprezne pri planiranju premještanja osjetljivih podataka iz njihove izravne kontrole. Microsoft je dodao i prevenciju gubitka podataka i za SharePoint i za Exchange kako bi dodali dodatnu razinu sigurnosti. Ali, kao s bilo čim novim, točno bi vam trebalo biti posebno razumjevanje sigurnosti."

5. MDM i mobilna produktivnost

Pyle je istaknuo mobilne mogućnosti sustava Office 365, posebno njegovu sposobnost pomoći u povećanju ukupne produktivnosti. "Office 365 korisnicima olakšava pristup njihovim resursima na bilo kojem uređaju s bilo kojeg mjesta, bez brige o povezanosti i sigurnosti", rekao je Pyle. "Na primjer, korisnici mogu pristupiti Officeovim aplikacijama na svojim tabletima i telefonima, a upravljanje mobilnim uređajima (MDM) sad je uključeno u sustav Office 365 za sve mobilne uređaje. Konačno, softver-as-a-Service (SaaS) prebacuje odgovornost s potrošača prema dobavljaču (u ovom slučaju Microsoft) u smislu da, ako ne radi kako treba, jednostavno isključite uslugu i prestanete plaćati."

6. Interna suradnja

Pyle je rekao da je jedan od najnaprednijih pogona produktivnosti Office 365 mogućnost interne suradnje koju nude OneDrive for Business (OD4B) i SharePoint (SP). "Korisnik može učitati datoteku u knjižnicu dokumenata, kliknuti na dokument, podijeliti ga s korisnikom ili grupom, kao i istodobno surađivati ​​na dokumentu", rekao je Pyle.

"Prilozi su izazovni za sve organizacije jer izgleda da korisnici koriste e-poštu kao svoj ormar za datoteke. SP i OD4B omogućuju upotrebu" veza "za datoteke za razliku od privitaka, a u OWA i Exchange pomoću alata MessageOps možete kliknuti na "Priloži", ali ima mogućnost prijenosa na OD4B i dijeljenja veza, što dodaje inačice i suradnju koristeći proces s kojim su korisnici upoznati. Korištenje OD4B i SP omogućuje korisnicima siguran rad na bilo kojem uređaju koristeći Microsoftove verzije najčešće popularne aplikacije i imaju mogućnost provjere, uređivanja i prijenosa promjena sljedeći put kada je korisnik online."

7. Skype za posao

Pyle je rekao kako Skype for Business nudi odličnu funkcionalnost sustava Office 365 za videokonferencije, mrežne sastanke i razmjenu trenutačnih poruka kao alate produktivnosti za bilo koji posao. "Korisnici se mogu povezati putem Skypea, razgovarati naprijed i nazad putem svog računala ili telefona i uređivati ​​datoteku istovremeno ili serijski, s mogućnošću da se po potrebi povuku na prethodne verzije", rekao je.