Video: Posao koji želite u 4 koraka! (KORISNI SAVJETI) (Studeni 2024)
Kad su u pitanju alati za tijek rada i produktivnost, Asana puše druge platforme za suradnju iz vode. Radni tijekovi su ono za što je Asana stvorena, a majstorstvo nad tim omogućilo joj je kvotu uređivača, zajedno s dobivanjem PCMaga da ga koristi interno kao naš izborni alat. Svaka značajka i dizajnerski element ulaže se u krajnji cilj integriranja i organiziranja svih aspekata projekta ili svakog zadatka na ploči korisnika u potpuno transparentan doživljaj.
Sjeo sam s našim kućnim majstorom Asana, čija je skrbništvo otkrila skrivene trikove i tehnike upravljanja alatom za upravljanje radnim tijekom s gotovo neograničenom snagom. S velikim nevoljkošću pristao je na odlazak iz svoje zamršene mreže umreženih zadataka, podvrste i dalekosežnog kalendara projekta kako bi podijelio nekoliko nuggetsa mudrosti radnog tijeka. Majstor Asane odlučio je zadržati svoj identitet zakrivenim u sjeni, tražeći u svrhu ovog članka da ga PCMag naziva jednostavno Sheevom.
1. Prigrlite snagu unakrsnog indeksiranja
Cross-indeksiranje je razlika između korištenja Asane i ovladavanja Asanom. Sheev je to opisao kao najvrjedniju značajku platforme: sposobnost da se indeksiraju pojedinačni zadaci u više projekata, dok taj zadatak koristi različito prikazivanje informacija svakom korisniku ili timu, ovisno o mjestu gdje je indeksirano. Unapređeno indeksiranje također ne duplicira zadatak, pa njegovo korištenje znači da se jedan zadatak cross indeksira 10 puta u različitim projektima, a ne 10 identičnih zadataka na različitim mjestima. Da biste zadatak indeksirali, pokažite miš mišem iznad naziva zadatka i pojavit će se gumb plus. Kliknite ga i upišite naziv projekta.
Na razini upravitelja administratori tada mogu pregledati projekt visoke razine koji sadrži popis isprepletenih zadataka i podvlatki koje prolaze u skladu s dizajnom njihovog tijeka rada. Nakon što zadatak prođe kako je predviđeno u jednom završenom projektu, oni mogu vidjeti kako se isti zadatak može obavljati u različitim timovima kako bi se dobio osjećaj produktivnosti (i odlučiti mogu li taj zadatak brže dovršiti ako je dodijeljen drugi član tima ili zajednički projekt).
Možete i prekrižiti indeks poddatoteke: otvorite podnaslov, kliknite gumb za prelijevanje u gornjem lijevom kutu i odaberite Dodaj u projekt. Poddizbor će se pojaviti u navedenom projektu ili projektima, ali će i dalje zadržati svoje mjesto unutar nadređenog zadatka. Asana vam omogućuje stvaranje neograničenog broja i nivoa zadataka i podskupa, a pritom ostajete povezani s cjelokupnim dizajnom radnog tijeka. Kao što je objasnio Sheev, razmišljanje o unakrsnom indeksiranju u smislu matičnih zadataka koji se granaju prema van stvara dizajn u kojem unakrsna indeksiranje zadataka različitim projektima i timovima daje tom procesu rada vlastiti život unutar vašeg poslovanja.
2. Timovi i obavijesti
Sljedeća blagodati Asanove mudrosti odnosi se na organizaciju tima. Objasnio je kako korisnici mogu utjecati na tim razgovora i konfigurirati obavijesti kako bi stvorili organizacijsku kulturu u tijeku rada. Na kartici Team Conversations na nadzornoj ploči Asane, Sheev kaže da, iako osnovni chat temeljen na @ spomenu djeluje slično kao Slack (također izbor urednika za suradnju), Asana vam omogućuje slanje najava za cijeli tim koji djeluju kao nit - na temelju obavijesti. Razgovori nisu priloženi zadacima, ali možete @meniti korisnike ili ih uputiti u referentne zadatke koji se prikazuju kao hiperveze. Asana poruke su ograničene timom i stoga nisu tako prikladne za projektni brainstorming kao timske funkcionalnosti koje ćete naći na platformi kao što je Basecamp. No dozvolu utemeljena na timu osiguravaju da obavijesti s informacijama o određenim zadacima idu samo relevantnim korisnicima.
Obavijesti o timu temelje se na tome tko slijedi određenu nit i regulira koliko informacija dolazi. Administratori također kontroliraju koliko vidljivosti dajete ostalim članovima tima na različitim zadacima. Asana poruke odnose se samo na razgovore, dok se obavijesti odnose na zadatke i projekte, ali obje se sada pojavljuju u novom Asana Inboxu. Dozvole zadataka i projekata mogu vam se postaviti kao privatne, privatne za određeni tim ili korisničku grupu u timu ili javne za tim ili veći organizacijski radni prostor.
3. Tretirajte naprednu pretragu kao označavanje
Kao i kod Slack-a, svi arhivirani podaci Asane mogu se pretraživati. Asana traka za pretraživanje donosi korisne zadane prijedloge, uključujući pretraživanja zadataka koje ste si zadali i zadataka ili razgovora koje ste stvorili ili pratite. Ali prava snaga se može pronaći u njenim naprednim poljima pretraživanja. Korisnik Asane može suziti pretraživanje prema određenim ključnim riječima, članu tima kojem je dodijeljen zadatak ili razgovor, projektima ili odjeljcima organizacije čiji zadatak pripada ili čak i onima koji ga mogu slijediti. Možete i pretražiti prema zadanom roku ili je li zadatak potpun ili nepotpun ili smanjiti pretraživanje na privitke ako tražite određenu datoteku. Postoji još duži padajući popis parametara pretraživanja, uključujući podvrste, određene oznake ili pretraživanje u više projekata.
Sheev objašnjava Asanove mogućnosti pretraživanja kao neku vrstu konzervirane potrage za menadžerima. Svako pretraživanje može se brzo spremiti i pojavit će se u navigacijskoj navigaciji na lijevoj strani pod pretragama (kao lako dostupna oznaka za pristup informacijama zadatka, tima, projekta ili datoteke za koje znaju da će im trebati ponovo i ponovo). Rezultati pretraživanja prikazivat će se u središnjem prozoru. Kliknite zvijezdu lijevo od naslova stranice i ona će biti spremljena na vašu lijevu traku za pretraživanje. Umjesto da pretražuju svoje osjećaje da bi zapamtili te iste točne parametre sljedeći put kada im zatrebaju točni podaci o projektu, informacije se nalaze na njihovoj nadzornoj ploči.
4. Nedodeljeni projekti = Alati mentalne organizacije
Zadaci se mogu dodijeliti u Asani, ali projekti ne mogu, mada možete ograničiti tko vidi projekte. Prije nego što ga podijelite, nitko ne može vidjeti taj projekt, osim vas. Upotrebom Asana-ovog kalendarskog prikaza za uključivanje datuma roka zadatka i projekta, Sheev predlaže da zadatke ne bude dodijeljen u privatnom projektu kao oruđu mentalne organizacije. Možete upisati na svoju listu želja svaki sljedeći zadatak koji želite raditi u sljedećoj godini, te križno indeksirati te zadatke pojedinačno na javne projekte dok se pojavljuju u stvarnom vremenu. To je način na koji ćete sve svoje zadatke organizirati i dijeliti s drugim timovima i odjelima kako želite, a pritom pratiti sve na čemu radite. Na taj način možete kontrolirati kada korisnik, na primjer, vaš menadžer, sazna za određeni zadatak koji obavljate, a ne da preopterećujete tu osobu velikim dijelom vaših nadolazećih aktivnosti.
5. Projekt "Switching Station" držite pri ruci
Dijeljenje između timova u Asani može biti izazovno, pa Sheev preporučuje korištenje javno vidljivog projekta kao međuresornog popisa zadataka kako bi se cijeli radni prostor ažurirao o tome na čemu rade različiti timovi. Kako se oznake Asana mogu malo zapetljati, to znači javni projekt unutar tima čiji su svi članovi. Kako projekti prolaze, administrator može dodijeliti različite zadatke na popisu različitim odjelima ili korisnicima. Na ovaj način, svi znaju za što su odgovorni i koji timovi dijele opterećenje na bilo kojem zadatku.
6. Predlošci, sigurnosne kopije i ukrcavanje
Jedna od najnovijih osobina Asane je mogućnost kloniranja zadataka preko timova dodjeljivanjem kopija. Jednostavnim klikom desne strane zadatka i odabirom Dodijeli kopiranje korisnici Asane u osnovi mogu izraditi predložak iz tog zadatka bez korištenja dvostruke naredbe. Nakon što kopiju dodijelite ostalim članovima tima, automatski se dodaje kao sljedbenik i na tom zadatku, što je prirodan način zadržavanja menadžera u petlji. Kliknite polje Dodijeli, a zatim kliknite ikonu osobe u okviru s desne strane. Zatim unesite više imena i zadatak će se kopirati i dodijeliti više osoba.
Ipak, uporaba naredbe duplikata dobar je način sigurnosne kopije podataka projekta. Asana uključuje osnovni dnevnik promjena na dnu zadatka ili projekta, ali, za tijek rada koji više članova ili timova mijenja, dobra je ideja upotrijebiti značajku kloniranja za stvaranje predloška u skrivenom projektu u slučaju da se nešto kritično izbriše ili prepisati. Svaka stranica u Asani također ima prilagođeni URL, tako da je lako uzeti taj zaključani predložak i podijeliti ga ako trebate. Da biste ručno duplicirali zadatak, kliknite gumb Prelijevanje u krajnjem lijevom kutu zadatka, a zatim kliknite duplikat. Možete odabrati koja god polja želite kopirati u postupku.
Predlošci su također dobar alat za ukrcavanje. Stvaranje narudženog niza predložaka može pomoći novom zaposleniku da se uhvati u vezi s korištenjem platforme i kakvim se opterećenjem provodi kroz navigaciju kroz točno kako izgleda proces njihovog rada. U kombinaciji s interaktivnom turnejom koju je Asana dodao u svom najnovijem izdanju, klonirani zadatak ili popis projekata djeluje kao niz metaka za brzi napredak početnika.
7. Višestruka dodjela
Sheev je najbolji trik za pokretanje projekata u slučaju da zadaci ili timovi zastanu u tome da se ponovo koristi unakrsnim indeksiranjem. To omogućuje menadžerima da podijele projekt na više dijelova, uključujući podvrste i premjeste stvari kako bi se zadržao projekt - omogućujući da više timova paralelno radi, a da nisu vezani za linearni napredak.
Asana se ne ljubi prema nekome koji pokušava dodijeliti zadatak višestrukim korisnicima - na temelju razmišljanja da smanjuje odgovornost širenjem odgovornosti. Međutim, Sheev ima trik da to riješi. Kada gledate projekt koji želite dodijeliti više od jednog korisnika, možete samostalno dodijeliti zadatke, a zatim ih duplicirati dodatnim zadacima ili podskupovima dodijeljenim različitim članovima tima. To je tehnika koju Asana može smatrati neprirodnom, ali može pomoći da se zaustavljeni projekt krene ponovo tako da učinkovitijom raspoređuje radnu snagu.
