6 tajnih savjeta za knjige iz knjiga

Nekada su mala poduzeća i nove operacije mogle naići na probleme s pronalaženjem odgovarajuće softverske platforme za male tvrtke koja nije slomila banku. Više ne. Današnji softverski krajolik nudi mnoštvo odličnih rješenja isporučenih kroz oblak i namijenjena su svima iz manjih tvrtki, pa sve do poslovnih računovodstvenih platformi. No, čak se i među ovim krajolikom velikih dobavljača ističe nekoliko platformi, a za mala poduzeća jedna takva su Freshbooks.

O FreshBooks-u se može puno svidjeti, od vrhunskih značajki troškova i praćenja vremena do dubokog financijskog izvješćivanja i dugog popisa dodataka i integracija. Ali platforma također sadrži brojne skrivene značajke i mogućnosti za poboljšanje poslovnog i korisničkog iskustva. Slijedi šest najkorisnijih savjeta i trikova kako pojednostaviti fakturiranje, poboljšati brigu o klijentima, procesuirati plaćanja i pratiti troškove tako da možete najbolje iskoristiti ulaganja u FreshBooks svoje tvrtke.

1. Bezbolna plaćanja

Za samostalne poduzetnike i vlasnike malih poduzeća srednje veličine (SMBs), posebno u uslužnoj industriji, postavljanje internetskih plaćanja i njihovo integriranje u softver za naplatu može biti vrlo privlačan posao. Jedna od stvari koje mnogi SMB nisu svjesni je da FreshBooks nudi redizajnirano iskustvo plaćanja posebno dizajnirano za mala i srednja poduzeća.

FreshBooks prihvaća plaćanje putem kreditne kartice kao i mrežne gateway-ove za plaćanje, poput PayPal-a i softvera na prodajnom mjestu (POS), uključujući Stripe. Iskustvo s plaćanjem FreshBooks omogućuje tvrtkama da odmah prihvate plaćanje kreditnom karticom, a klijenti odmah plaćaju račune, automatski uvoze naknade za platne transakcije kao troškove za uštedu vremena i uključuju besplatnu funkciju automatskog naplate. Na stranici Nova faktura potvrdite okvir FreshBooks u odjeljku Online plaćanje koji, kada je odabran, omogućuje poslovnim korisnicima da pregledaju status plaćanja izravno na nadzornoj ploči računa; klijentima također pruža opciju Pay Now u e-porukama s faktura koje vode na stranicu Sigurnog plaćanja. Ako je vaše poslovanje izgrađeno na jednostavnim transakcijama bez komplicirane strukture naplate, potvrdite okvir plaćanja FreshBooks i preskočite sve obrasce za postavljanje.

2. Podmazivanje COGS-a

Za tvrtke utemeljene na uslugama i internetske prodavače ili web stranice za e-trgovinu, koji bilježe veliku količinu prodaje proizvoda, vjerojatno ne postoji kritični knjigovodstveni trošak od troška prodaje (COGS) ili knjigovodstvene vrijednosti robe koja je prodana u određenom financijskom razdoblju. Ako u FreshBooksima morate označiti trošak ili dobitak i gubitak kao COGS, to može značiti bilo što, od naknada za račun trgovca i prilagođenog brandiranja kupljenog za klijente, do isporuka ili usluga za fizički proizvod i troškova otpreme narudžbe.

Ako želite razvrstati i zabilježiti sve ove pokretne COGS u FreshBooksima, idite na odjeljak Dobit i gubitak troškova i uredite kategorije troškova da biste odabrali vrstu izdavanja COGS-a za određeni trošak. Opcije uključuju oglašavanje, izvođače, primanja zaposlenih, troškove ureda i poštarine, profesionalne usluge, putovanja i brojne druge kategorije. Ispod tih glavnih kategorija također možete stvoriti i provjeriti podkategorije COGS troškova. Dodavanje kategorije troškova je jednostavno i; jednostavno kliknite Uredi na popisu troškova, otvorite padajući izbornik Kategorija i imenovajte novu kategoriju ili potkategoriju na jeziku prilagođenom porezu.

3. Otključajte službu za pomoć i upravljanje projektima

Platforma za računovodstvo u oblaku više nije platforma za računovodstvo u oblaku. Za sve FreshBooks mogu učiniti račune, praćenje troškova, financijsko izvješćivanje, poreze i drugo, a uključuje i suptilnu funkcionalnost za stvaranje i ispunjavanje predmeta, projekata i zadataka kao i ugrađeni sustav podrške klijentu. Korisni trik za organiziranje stvari i olakšavanje procjena i izdavanja računa je označavanje stavki cijena u FreshBooks-u. Ova vrsta funkcionalnosti upravljanja projektima pojednostavljuje faze rada naplate stvaranjem stavki i zadataka za umetanje izravno u fakturu ili izvješće uz fiksnu vrijednost.

Da biste započeli s korištenjem pomoćne službe FreshBooksa, jednostavno idite na Postavke i dozvole i omogućite postavke upravljanja klijentima i administracije ulaznica. To omogućava poslovnim korisnicima da izravno upravljaju ulaznicama u FreshBooks-u i bave se zahtjevima klijenata i problemima koji dolaze iz aplikacije - bez potrebe za sučeljem s zasebnom platformom za pomoć.

4. Kako zadržati sve sinkronizirano

Pogreške u sinkronizaciji temelj su postojanja mnogih korisnika FreshBooksa. Osobito ako priključite FreshBooks na druge aplikacije, problemi sa sinkronizacijom često mogu rezultirati umnožavanjem podataka ili izgubljenim datotekama i kontaktima, posebno ako se radi o knjigovodstvu. FreshBooks ima vrhunske mogućnosti praćenja vremena i fakturiranja, ali ako dobijete drugu aplikaciju za vođenje knjigovodstva ili za izravno povezivanje s web lokacijama za e-trgovinu, poput Amazona ili eBaya, promjene u jednoj aplikaciji ne čine je uvijek drugom.

Iako u FreshBooks-u ne možete učiniti ništa da spriječite problem s sinkronizacijom u drugoj aplikaciji, najlakši i sveobuhvatniji način pokrivanja baza je stvaranje izvještaja o prihodu i potraživanjima u svakoj aplikaciji. Usporedni referentni zbrojevi, zajedno sa stvaranjem mjesečnog kontrolnog popisa područja koja ćete sebi i klijentima pregledati, pružit će vam jednostavan način da osigurate da se zbrojevi podudaraju i ugradite neko suvišno u slučaju pogreške u sinkronizaciji, bilo da nedostaje ili loše prilagođena faktura ili stavka plaćanja koja se ne zbraja.

5. Prilagoditi, prilagoditi, prilagoditi

FreshBooks uključuje mnoštvo ugrađenih opcija za prilagođavanje, oblikovanje i predloške za koje mnoge tvrtke ne iskorištavaju u potpunosti. Uzmite vremena da poboljšate i prilagodite iskustvo svog klijenta. U opcijama postavljanja kliknite stranicu Boje i logotipi da biste promijenili boju izbornika u shemi boja vaše tvrtke i prenesite logotip vaše tvrtke. Klijent bi trebao osjećati kao da se prijavljuje na internetsku računovodstvenu web stranicu vaše tvrtke, a ne na FreshBooks '.

U Predlošcima možete odabrati kako izgledaju računi i prilagoditi naziv fakture, procjene i naslove kredita uz mogućnost prikaza prikazivanja plaćanja za one klijente koji ispisuju fakture. Također možete prilagoditi e-poruke koje klijent prima kad mu se faktura pošalje, pa odvojite vrijeme da kreirate prilagođeni predmet i tijelo e-pošte klijentu.

Konačno, na stranici Razne postavke možete omogućiti izravne veze faktura e-pošte, odlučiti koliko redaka želite da se pojavi na fakturi, poništite mogućnost Branding FreshBooks da biste se riješili svojih logotipa i sheme boja u korist svojih, te dodajte druga zvona i zviždaljke, poput teksta ispod vašeg logotipa i skočnih poruka dobrodošlice za one koji klijenti pregledavaju njihovu stranicu. FreshBooks nudi vizualno uvjerljivije iskustvo klijenta od većine ostalih mrežnih računovodstvenih platformi, tako da ne trošite mjesečnu pretplatu samo grebanjem površine onoga što može učiniti.

6. Neka svježe knjige dođu do mrtvih ritmova

Svaka tvrtka ima svoj udio klijenata koji nikada ne plaćaju svoje račune na vrijeme - ili možda čak uopće. To je problem bilo koje organizacije, ali posebno za mala poduzeća i startup poduzeća kojima ne samo da im treba novac na vrijeme, možda će im nedostajati i dodatna sredstva da zaposle kreditne biroe za potjeranje tih mrtvih ritama. Srećom, ako ste u ovoj situaciji, FreshBook vas je pokrivao. Jednostavno kliknite na odjeljak predloška e-pošte i naći ćete nekoliko zgodnih predložaka koje možete prilagoditi, uključujući e-poštu s naknadnim plaćanjem koja se može automatski pokrenuti ako klijent kasni ili ako neki drugi raspored možete sami postaviti.