Video: Обзор Wrike. Как самостоятельно настроить Wrike? Обучение и обзор — 2 в 1 (Studeni 2024)
Wrike je jedna od najboljih opcija za posao koji treba brzo pokretati platformu za upravljanje projektima. Administratori i vođe timova koji upravljaju timovima, zadacima i projektima po prirodi su višestruki autori, a Wrike im izvrsno pomaže u žongliranju svim tim informacijama zadržavajući organizirane zadatke i radne tijekove projekata. Slijedi 10 značajki, alata i skrivenih Wrike trikova kako bi upravljanje više projekata bilo što transparentnije i bez stresa.
1. Prilagođeni tijekovi rada
Jedan od najvećih dodataka Wrikea u 2015. godini bili su prilagođeni radni tijekovi koji su omogućili administratorima računa da izmjene zadane radne tijekove kako bi preimenovali ili preusmjerili statuse i stvorili dodatne tokove rada za određene timove. Ovi prilagođeni radni tijekovi imaju više kontekstualnog smisla za određene mape, projekte i timove, pogotovo kada padnu na nadzornu ploču i podijeljeni su u različite faze. Pogotovo za administratora projekta ili vođu tima, ako vidi kako se tijekovi rada raščlanjuju na stupce kao što su Odobreno, U tijeku, U pregledu itd., Olakšava se pregled i upravljanje postupkom kada se preslikavaju između više mapa i zadataka.
Sami prilagođeni tijekovi rada usklađuju se u boji u fazama kao i kod normalnih tijekova rada, raščlanjujući aktivne, otkazane, gotove ili zadrzane zadatke u tijeku rada. Istovremeno na nadzornoj ploči možete dodati prilagođene radne tijekove koji paralelno prikazuju određene povezane faze u dizajnerskom, razvojnom ili marketinškom timovima, s postocima završetka u drugom tijeku rada pored tog. Ako je vaš posao naletio na račun Wrike Enterprisea, iskoristite prilagođene radne tijekove kojima se upravlja s vaše središnje nadzorne ploče.
2. Mape, mape i više mapa
Mape su vjerojatno Wrike-ove najprisutnije organizacijske alate. Platforma ima različite vrste mapa za sve, svaka s različitim setom dozvola i prilagodljivim dizajnom za stvaranje intuitivnog ormara za upravljanje projektima. Prvo, važno je spakirati odjeljak Informacije u svaku mapu s što više detalja o ciljevima projekta, članovima tima, kontaktnim podacima tima i napretku u različitim zadacima. Wrike dizajnira mape koje se lako mogu prenijeti s tima na tim, a što više podataka iznesete na naslovnicu, to će sljedeći korisnik morati manje kopati.
Što se tiče samih mapa, možete ih raščlaniti na različite vrste za posebne slučajeve upotrebe. Kako bi uštedjeli vrijeme na upravljanju zadacima, organizacija može stvoriti mapu sprinta u koju timovi ispadaju razne zadatke kako bi svi bili ažurirani o napretku projekta. Za e-poštu obrasca, tim za podršku može stvoriti mapu Predlošci iz koje će privući dosljedne odgovore tijekom interakcije s klijentima. Postoje i privatne mape za osjetljiva pitanja ljudskih resursa (HR) ili mapa postavljena na "Samo za vas" dopuštenja koja se koriste kao detaljni organizacijski alat. Konačno, timovi mogu koristiti Podmape za razmjenu informacija o projektima izvan Wrikea tijekom određenih datumskih raspona, koji se izvoze u obliku Ganttove karte ili datoteke Microsoft Excel.
3. Izvješća u stvarnom vremenu
Još jedna novija značajka su Wrike Reports, koja automatski generira izvještaj o stanju i napretku projekta u stvarnom vremenu, s funkcionalnošću jednim klikom na nadzornoj ploči Wrike. Na kartici Izvješća administrator projekta ili vođa tima mogu odabrati određene projekte ili zadatke, odlučiti iz kojih timova će izvući podatke, dodati filtre (poput vlasnika projekta, status ili datum početka / završetka / stvaranja) i generirati ili traku ili tablice grafikona. Ove vrste izvještaja korisne su za dnevne ili tjedne novosti o napretku, ali mogu biti prilagođene za prikazivanje mjernih podataka kao što su aktivnost tima i performanse. Vizualizacije podataka nisu maštovite, ali mogu se kreirati brzo korištenjem najrelevantnijih podataka.
4. Označite sve
Korisnici Wrikea mogu stvoriti neograničene oznake za mape i zadatke; djeluju slično kao brzo označavanje koje se nalazi u alatima za suradnju, kao što je Evernote Business, jer oznake djeluju ne samo kao organizacijski alat, već zajedno povezuju različite elemente projekta i dokumente. Zadatak možete označiti s više relevantnih mapa jednostavnim povlačenjem i ispuštanjem u mape, označavanjem zadatka povezanim sa svakom mapom bez dupliciranja. Wrike prati sve mijenjajuće oznake povezane sa zadatkom, pa to također pomaže preslikati status zadatka tijekom vremena, u različitim projektima i timovima s kojima je povezan.
5. Razvrstajte po zaostatku zadataka
Razvrstavanje zadataka prirodan je dio upravljanja tijekovima rada na projektu, ali, prilikom postavljanja prioriteta, lako se dopušta da se previše zadataka pomiče u odjeljak zaostataka, uzimajući sve više i više vremenske trake Wrikea. Dakle, unutar mape su zadaci navedeni kronološki ili po bilo kojem prilagođenom redoslijedu po kojem ste ih razvrstali. Wrike vam omogućuje sortiranje zadataka po prioritetu, datumu, statusu i naslovu. Da biste primorali svoj tim da se bori sa zaostalim zadacima, postavite mapu na prioritet, a zatim povucite i ispustite zaostale zadatke u redoslijed u kojem ih želite provjeriti. Razvrstavanje po datumima, poništavanju prioriteta, statusu ili naslovu, držeći te zaostale zadatke ispred i u sredini dok ih ne provjerite s hrpe.
6. Integrirajte i automatizirajte
Wrike kontinuirano dodaje nove integracije u različitim aplikacijama Software-as-a-Service (SaaS), uključujući Googleove i Microsoftove uredske pakete, različite usluge pohrane u oblaku, platforme marketinga i službe za pomoć, internetske alate za ankete (poput SurveyMonkey) i aplikacije za suradnju (kao što su Slack i Atlasijski HipChat).
Ovo su svi korisni načini spajanja većeg broja poslovnih procesa koji se preklapaju na jedno mjesto, ali ove integracije mogu biti osobito korisne za automatizaciju nekih ručnih aspekata upravljanja projektima i zadacima. Wrike se integrira s uslugom automatizacije oblika Wufoo i automatskim alatom za akciju Zapier, omogućujući korisnicima automatizaciju ponavljajućih unosa projekta s projektnim zahtjevima umetanjem u automatski popunjene obrasce Wufoo-a (izvršava Zapier u nove projekte bez ručnog prosljeđivanja zahtjeva projekta ili popunjavanja novih unosa projekta i zadataka).
7. Pila na predloške i widgete
Wufoo / Zapier integracija je izvrsna za automatizaciju ponavljajućih tijekova rada, ali isto su tako i Wrikeovi prilagođeni predlošci. Da biste iz postojećeg projekta ili zadatka stvorili prilagođeni predložak, desnom tipkom miša kliknite taj zadatak u mapi i duplicirajte ga s novim naslovom. Također vam omogućuje kopiranje opisa i bilješki koje ste uključili zajedno sa zadatkom ili projektom, pa čak i omogućava kopiranje preko istih korisnika ako se radi o određenom timu koji će ponovno koristiti predložak. Nikada ne biste trebali ručno ponovno stvarati projekt ili zadatak. Također možete stvoriti predložak na temelju više zadataka postavljanjem tih određenih zadataka u status "odgođenog" i ponavljanjem postupka dupliranja. Predlošci su jedno od područja kojima Wrike stvarno sjaji, što mu daje prednost i produktivnost u odnosu na slična rješenja za upravljanje projektima kao što je Basecamp.
Widgeti su još jedan način na koji vam Wrike pomaže da uštedite vrijeme. Postoje unaprijed ugrađeni widgeti kao što su Dodijeljeno meni i Rok za danas / ovaj tjedan, ali značajka je vrjednija kod stvaranja prilagođenih widgeta za nadziranje određenih projekata, zadataka ili članova tima. U mapi projekta ili zadatka desnom tipkom miša kliknite stavku i odaberite Dodaj na nadzornu ploču da biste stvorili jednostavan widget koji želite i povucite na nadzornu ploču kako želite.
8. Nadalje jednostavno pretraživanje
Wrikeova osnovna pretraga ključnih riječi brzo je i korisno pronaći zadatak ili projekt koji sadrži određene riječi, ali značajka naprednog pretraživanja platforme daje vam mnogo moćniji mehanizam za pretraživanje unutar određenih polja kako biste pronašli ključnu riječ u komentaru, opisu ili naslovu. Napredna pretraga također vam može pomoći pri pronalaženju privitaka tako što vam omogućuje pretraživanje imena datoteka. Ne postoji poseban gumb ili opcija za napredno pretraživanje; jednostavno započnete tipkati u glavnu traku za pretraživanje (ili traku za pretraživanje unutar određene mape) i koristite navodnike da biste odredili polje, riječi ili projekte koje ćete izostaviti. Također možete navesti dodatne parametre, poput dodavanja oznake "@me" kako biste pronašli rezultate pretraživanja u kojima ste spomenuli ime.
9. Opet učinite korisnu e-poštu
Integracije e-pošte Wrike olakšavaju stvaranje i uređivanje zadataka iz Gmaila ili Microsoft Outlooka i na radnoj površini i na mobilnim uređajima, omogućujući vam da e-poštu pretvorite u radnje i dodijelite ih izravno članovima tima. Kroz te integracije možete vidjeti i obavijesti Wrike @mention u pristigloj pošti, dodavati e-poštu izravno u mape Wrike i odgovarati na komentare izravno iz e-pošte.
Na mobilnim aplikacijama Wrike Android i iOS nude i novu pametnu značajku pristigle pošte radi skeniranja, sortiranja i arhiviranja poruka brzim prelaskom, uz mogućnost privremenog sakrivanja pojedinačnih ili grupnih poruka u različite snopove, objedinjavanje onoga što je nekad bila Wrikeova aktivnost Centar za strujanje i obavijesti Kao i s novom Googleovom aplikacijom Inbox, to je način da se smanji nered i e-pošta učini platformom na kojoj korisnici zapravo mogu obaviti stvari (a ne stalno ih prosijati i čistiti).
10. Pretvorite pametni telefon u naredbeni centar projekta
Uz novu pametnu poštu, Wrike-ove mobilne aplikacije za Android i iOS mogu činiti gotovo sve što web aplikacija može. Aplikacije Wrike uključuju jedan prikaz zadatka s funkcionalnošću datuma i zadatka, brzo kreiranje zadataka i prelazom prstom i (na Androidovoj aplikaciji) dvostruki prikaz za tablete. Voditelji projekata i timovi ne bi se trebali osjećati ograničeno načinima razmišljanja samo za web u 2016. Veći dio vremena je lakše otvoriti mobilnu aplikaciju u letu, provjeriti zadatak i krenuti dalje sa svojim danom.
