10 važnih točaka za migraciju njihove telefonske usluge

To zapravo i nije važno što vaša tvrtka trenutno koristi za telefonski sustav jer ćete u nekom trenutku morati pronaći nešto što će se prilagoditi vašem rastućem poslovanju. Napredniji pružatelj usluga oblaka i privatna poslovnica (PBX) ponudit će fantastičnije značajke i put do usluge Ujedinjene komunikacije kao usluge (UCaaS). Omogućit će i bolju izvedbu sve većeg broja korisnika, veću sigurnost i temeljitije mogućnosti računovodstva i izvještavanja, tako da ćete imati puno bolju predodžbu o tome na što trošite i na što.

Kao što smo raspravljali u prošlotjednoj koloni, prvo bi vas trebalo razmotriti želite li telefonski sustav u oblaku ili u zgradi. Postoji nekoliko razloga za odabir jednog iznad drugog, ali općenito, telefonski sustavi sa sjedištem u oblaku imaju niži trošak unaprijed i mnogo su agilniji ako se komunikacijske potrebe vaše tvrtke iznenada promijene ili korisnici žele usvojiti novi, rubni skup značajki. U skladu s tim, interni telefonski sustavi imaju niži ukupni trošak vlasništva (TCO) i potencijalno bolju sigurnost.

Ali to je tek početak. Iako se možda jednostavno prijavite kod pružatelja usluge Voice-over-IP (VoIP) i radite s bilo kojim značajkama koje nudi, vjerojatno je bolja ideja odlučiti što želite da telefonski sustav radi, kako želite da on komunicira s vašim postojeće poslovanje i koje su vam osobine potrebne. Da biste to učinili, morat ćete sjesti s ne samo svojim višim rukovodstvenim timom, već i upraviteljima frontlinea tvrtke kako bi odredili kako se točno koristi vaš trenutni telefonski sustav. To je jedini siguran način da otkrijete što sve radnici apsolutno trebaju zadržati i gdje ima mjesta za napredak i novu tehnologiju.

Imajući to u vidu, slijedi 10 razmatranja i boda znanja koje trebate uzeti u obzir pri odabiru bilo kojeg novog telefonskog sustava:

Imate li postojeći telefonski sustav? Ako to učinite, sve što odaberete sljedeće bi trebalo biti kompatibilno, samo ako bi prelazak sa starih običnih telefonskih usluga (POTS) na VoIP bio razumno neprimjetan. Djelotvorni telefonski sustav je kritični dio većine tvrtki, a malo je vjerojatno da će vaša organizacija dočekati tjedan dana stanke dok ćete stvari razvrstavati i vraćati pozive s dječjeg telefona kod kuće.

Koliko će ljudi sada koristiti telefonski sustav i koliko mislite da ćete rasti u sljedećih pet godina? Ako ne planirate ograničiti svoj rast ograničavanjem pristupa telefonu za svoje osoblje, vaš telefonski sustav mora biti skalabilan. Planovi za rast utjecat će na niz drugih razloga, od mrežne arhitekture do konačnog izbora davatelja ili dobavljača PBX-a. Srećom, većina IP PBX sustava prilično je skalabilna.

Trebate li podržati analogne telefone? Možda biste htjeli izbjeći stavljanje Ethernet porta za VoIP telefon u javna mjesta kao sigurnosna mjera, ali možda ćete i dalje željeti posjetiteljima pružiti način za telefoniranje. Isto tako, možda nećete htjeti stavljati VoIP telefon u neka okruženja, kao što su vanjski montažni prostor ili proizvodni pod.

Trebate li slati faksove? Začudo, nije svaki VoIP sustav podržava faks. Nekima će trebati adapter, nekima će trebati pristupnik faksa ili faks poslužitelj, a neki će jednostavno zanemariti faksiranje. U tim slučajevima potražite pomoć putem mrežnih faks usluga i tada možete raditi sa aplikacijskim programskim sučeljima (API-ima) vašeg pružatelja usluga VoIP da biste integrirali faks uslugu treće strane u svoju VoIP tkaninu poziva.

Usluge u oblaku mogu pasti. Čak i igrači milijardi dolara poput Amazon Web Services (AWS) imaju tendenciju padati nekoliko puta godišnje. Ako je za vašu tvrtku neophodna apsolutna pouzdanost poziva, tada će vašoj PBX, bilo u lokalnoj ili u oblaku, trebati veza s javno komutiranom telefonskom mrežom (PSTN). (Što je PSTN? Pomisli Ma Bell.) Ta mreža nadilazi pet pouzdanosti na koje pokazuju kompanije u oblaku, ali ako takva veza bude spremna kao opcija, zahtijeva određene mogućnosti vašeg PBX-a, posebno ako je u oblaku, Provjerite podržava li ova vrsta suvišne veze i točno znate kako je podržana kako biste izbjegli potencijalno neugodna iznenađenja.

Koje vrste naprednih značajki želite za svoj posao? Svi sustavi ovih dana mogu upućivati ​​i primati glasovne pozive i stavljaju ljude na čekanje uz mnogo izbora za neupitnu glazbu na čekanju. Većina VoIP sustava omogućit će upotrebu softfona, koji su aplikacije koje se pokreću na stolnom računalu ili možda na mobitelu. Ostale značajke mogu uključivati ​​video konferencije, pozive za suradnju, hot desking ili hotel. Ako su vam potrebne, provjerite jesu li dostupne. Možda ćete također htjeti razmjenu trenutačnih poruka (IM), prilagođeno izvještavanje ili izvoz podataka ili veće sigurnosne mogućnosti poput revizije, šifriranja i snimanja.

Je li vaš posao organiziran tako da ćete negdje u miksu imati recepcionera ili telefonskog operatera? Ako jeste, trebat će vam mogućnost da podržite neku vrstu konzole operatera, a morat ćete konfigurirati posebna dopuštenja i tijekove rada za tu osobu.

1. Ima li vaše prodajno ili pomoćno osoblje veliku količinu poziva ili pokrećete pozivni centar u svom radu? Obje će zahtijevati ne samo optimizacije mreže, već i vjerovatno softversku podršku. Prodajno i pomoćno osoblje morat će se integrirati s vašim upravljanjem odnosima s klijentima (CRM) i aplikacijama za pomoć, dok pozivni centar obično zahtijeva poseban softver različit od uobičajenog UCaaS klijenta vašeg davatelja usluga glasa.

Je li vaša mreža zapuhala? Za glasovne pozive potrebna je zasebna mreža ili im treba virtualni LAN (VLAN) s podrškom za kvalitetu usluge (QoS) kako bi glasovni pozivi ostali razumljivi. Pored toga, potreban vam je pristupnik za VoIP pozive koji neće biti oštećen Windows Updateom ili preuzimanjem YouTubea. Male organizacije obično se mogu snaći sa zajedničkom mrežom i pravilno konfiguriranim VLAN-om, ali više od toga zahtijeva zasebna mreža. A ta mreža mora biti dovoljno brza, što znači da ako ne pokrećete Gigabit Ethernet, niste dovoljno brzi.

Je li značajan postotak vaše radne snage mobilni ili telekomunikacijski? Iako su u vezi, to su zapravo zasebna razmatranja koja će zahtijevati da razmislite o pročišćenju infrastrukture udaljenog pristupa, integraciji različitih mobilnih uređaja u svoj upravljački okvir i sigurnosnim pitanjima za cestovne ratnike koji mogu uključivati ​​stvari poput šifriranja poziva ili upućivanja samo poziva putem usluge virtualne privatne mreže (VPN).

Primijetit ćete da nisam razgovarao o tim čimbenicima u smislu centralne centrale koja se nalazi u prostorijama ili u oblaku, jer se većina istih razloga ujedno igra. Ali vrijedno je napomenuti da neki čimbenici, kao što su potreba za analognim telefonima ili velika upotreba faksa, mogu eliminirati brojne mogućnosti. U svom testiranju VoIP-a i UCaaS sustava, PCMag je primijetio da pružatelji telefonskih usluga u oblaku nude brojne pogodnosti za gotovo svako poslovanje, uključujući niže ukupne troškove, dublji skup značajki i integrirane komunikacijske kanale koji uključuju ne samo VoIP telefonske pozive, već i video alati za konferencije, slanje poruka i mrežne suradnje. No, iako se većina tvrtki može prilagoditi takvim VoIP-rješenjima, još uvijek postoje lokalni lokalni PBX-ovi koji se prodaju nekim organizacijama, uglavnom zbog prilagođenog ili naslijeđenog softvera i određenih sigurnosnih zahtjeva. To je istraživanje o vašem poslu koje ćete morati provesti prije nego što napravite bilo koju vrstu izbora.

Brojna hardverska rješenja IP PBX temelje se na softveru otvorenog koda, poput Asterisk ili FreePBX, koji također sadrže uređaje izgrađene posebno za njih. Drugi, kao što je 3CX, podržavaju otvorene standarde, a postoje i PBX sustavi iz nekih originalnih vlasničkih elektrana, kao što je Avaya. Iako su ova rješenja skupa i sigurno ne nude svu fleksibilnost sustava temeljenog na oblaku, još uvijek posluju zbog naslijeđenih kupaca i onih koji imaju problema s usklađenošću, a koji se ne mogu riješiti na bilo koji drugi način. Provjerite kod svog pravnog tima kako biste saznali gdje vaša tvrtka pada.

• Najbolji poslovni VoIP pružatelji za 2019. Najbolji poslovni VoIP pružatelji za 2019. godinu
• 9 koraka za optimizaciju vaše mreže za VoIP 9 koraka za optimizaciju vaše mreže za VoIP
• Veliki sigurnosni problem VoIP-a? To je veliki sigurnosni problem SIP VoIP-a? To je SIP

Nekoliko drugih stvari o kojima treba razmisliti: Prvo, kad su u pitanju fizički uređaji koje će koristiti vaši zaposlenici, obično možete odabrati telefone koji vam se sviđaju jer će gotovo svi VoIP telefoni raditi na hardveru temeljenom na istom standardu: protokolu za pokretanje sesije (SIP) protokol. Međutim, nekoliko dobavljača, posebno starijih koji su usredotočeni na poslovne kupce, i dalje koriste vlastite, vlasničke verzije SIP-a, tako da ćete prije kupnje morati provjeriti što podržavaju željeni telefoni.

Na kraju, nemojte preskočiti dio prodajne literature pružatelja usluga koji govori o ponudi i podrške profesionalnim uslugama. Kao što smo ranije raspravljali, glasovni promet i ostali komunikacijski kanali za streaming različite su životinje u usporedbi s upravljanjem ravnopravnom mrežom usmjerenom na podatke. Suočit ćete se s konfiguriranjem usmjerivača, sklopki i vjerojatno značajnog postotka vaših aplikacija kako ne bi samo napravili mjesta za VoIP sustav, već i osigurali da vaši pozivi zadržavaju minimalnu razinu kvalitete zvuka. Mogućnost korištenja usluga dobrog pomoćnog osoblja (barem u početnoj fazi uvođenja) može biti ključna kod odlučivanja između konkurentskih pružatelja usluga glasa.