Pregled i ocjenjivanje radnog vremena

Prije nekoliko godina, kada sam naišao na OfficeTime, ova aplikacija za praćenje vremena za radnike koji naplaćuju sat vremena impresionirala me svojom jednostavnošću, lakoćom korištenja i niskom cijenom. OfficeTime je još uvijek odlična opcija za solo radnike koji žele pouzdan offline tracker koji uključuje jednostavne alate za praćenje troškova i izdavanje računa. No, nije idealan za suradnju i ne integrira se s mnogim drugim aplikacijama i uslugama. Za upotrebu u timu i naprednije opcije izdavanja računa Harvest je bolja aplikacija i izbor urednika. Druga mogućnost za solo radnike u proračunu je Togglova besplatna verzija, koja je ujedno i izbor urednika.

Cijena i dostupnost

OfficeTime je aplikacija za preuzimanje i za Windows i Mac, a imaju i mobilne aplikacije za iOS i Apple Watch. Aplikacije za radne površine koštale su 47 dolara. Većina ostalih aplikacija za praćenje vremena prodaju se kao pretplate, ali uz OfficeTime plaćate samo jednokratnu naknadu za kupnju.

S obzirom da ne plaćate trajnu cijenu za OfficeTime, cijena je niska. Ostale aplikacije za praćenje vremena uglavnom koštaju negdje u rasponu od 8 do 12 dolara mjesečno. Međutim, mnoge od tih aplikacija podržavaju suradnju, što znači da možete pratiti i stvarati račune ne samo iz vremena provedenog na projektima, već i od kolege. OfficeTime je namijenjen samo za uporabu.

Za samostalne poduzetnike OfficeTime nudi veliku vrijednost, ali postoje besplatne verzije drugih aplikacija koje nude sličnu vrijednost. Na primjer, Togglov besplatni nivo usluge odgovara mnogim slobodnim članovima. Toggl ne uključuje fakturiranje, ali možete ga povezati s bilo kojom drugom uslugom fakturiranja i izdavanja troškova koju možete koristiti.

Žetva, koja inače košta 12 dolara po osobi mjesečno, nudi i besplatnu verziju aplikacije, iako vas ograničava na upravljanje samo jednim projektom odjednom. Druga aplikacija pod nazivom TopTracker potpuno je besplatna, ali osvjetljava značajke.

Postavljanje i početak rada

Da biste preuzeli OfficeTime, preuzimate aplikaciju Windows ili Mac, koja dolazi s besplatnim probnim razdobljem od tri tjedna prije nego što morate unijeti podatke o kreditnoj kartici. Dok postavljate račun, OfficeTime vas pita želite li započeti s nekim lažnim podacima koji će vam se pomoći da se orijentirate ili želite skočiti u postavljanju vlastitog rada za praćenje.

Da biste učinkovito iskoristili OfficeTime (i stvarno većinu aplikacija za praćenje vremena), morate provesti nekoliko minuta osiguravajući da jasno razumijete kako su organizirani vaši poslovni projekti. Mnogi profesionalci imaju ovo prešutno znanje na dohvat ruke, ali ponekad je potrebno malo učenja pokušajem i pogreškama da biste pravilno analizirali svoj rad. OfficeTime je dovoljno spretan da vam brzo ispravlja pogrešne korake.

OfficeTime pohranjuje sve podatke vašeg računa lokalno na vaše računalo ili bilo koje drugo skladište podataka koje navedete tijekom postavljanja. Ako odlučite koristiti i desktop i iOS aplikaciju, možete sinkronizirati svoj račun među tim uređajima, ali samo kad su povezani na istu mrežu (npr. Isti Wi-Fi). Nema mogućnosti za sinkronizaciju između Windows-ove aplikacije za OfficeTime i verzije Mac-a. Kontrole za sinkronizaciju prikazuju se samo u iOS aplikaciji, a ne u aplikacijama za radne površine.

Značajke

U OfficeTimeu imate projekte, stavke i kategorije. Stavke retka manje su iste stvari kao i zadaci, mada ovdje mogu biti i troškovi. Svaki projekt sadrži stavke retka, a svaka stavka može se dodijeliti kategoriji, poput marketinga, dizajna, istraživanja ili bilo čega drugog što stvorite. Projektima možete dodijeliti i kategorije.

Kad ste spremni za posao, stvorite stavku retka i pritisnite gumb za reprodukciju na krajnjoj lijevoj strani. Mjerač vremena počet će pratiti vrijeme po minuti, a to možete vidjeti u stvarnom vremenu ako ostavite prozor u pogledu. U verziji za Mac ona također prikazuje aktivni tajmer u izborniku statusa, tako da možete podići pogled i vidjeti koliko dugo radite na zadatku. Na toj istoj ikoni izbornika statusa možete pauzirati i nastaviti praćenje vremena, brzo započeti praćenje vremena na novoj zadatak, i stvoriti podsjetnik.

Značajka podsjetnika, koja je, koliko znam, jedinstvena za OfficeTime, omogućava vam da unesete bilo koji tekst u slobodnom obliku koji želite. Zatim će vas OfficeTime podsjetiti na to putem skočne poruke u vremenu koje ste postavili.

Ako se OfficeTime smatra aplikacijom za radnu površinu, sve funkcionira izvan mreže. Neki internetski tragači vremena, kao što je Toggl, imaju izvanmrežne mogućnosti, iako to ne čine svi. Prilikom testiranja Toggl-a, iznenada sam prekinuo internet da vidim što će se dogoditi s timerom i dalje je otkucavao. To nije bio slučaj s Everhour-om, koji je odmah zaustavio tajmer trenutka kad je moje računalo otkrilo da nije u mreži.

Ako započnete snimanje novog zadatka u OfficeTimeu kad vam se već pokrene tajmer, aplikacija automatski pauzira aktivnu stavku retka, čineći vas nemogućim da slučajno naplatite dva klijenta ili istovremeno zabilježe dva posla. Postoji način da nadjačate ovu postavku ako trebate.

Stavke retka mogu biti i troškovi, poput fotografiranja fotografija koje ste kupili za posao ili prijevoz klijenta da biste došli na sastanak. Troškove bilježite kao da su bilo koje druge stavke retka, što znači da ih vidite uz popis praćenog vremena za bilo koji projekt.

Iako OfficeTime uključuje alate za izdavanje računa i troškova, on ne pokriva sve situacije i uvjete koji se ponekad javljaju kod freelancera. Na primjer, OfficeTime alati za fakturiranje i projekti ne upravljaju projektima koji imaju paušalne stope. Recimo da naplaćujem fiksnu stopu od 200 USD za savjetovanje uživo u lice ili 5000 USD za izradu web stranice, bez obzira na vrijeme provedeno na projektu. Ostale aplikacije, kao što su Harvest i Paydirt, pružaju načine prikladnog praćenja rada na projektu i naplate za to, dok OfficeTime radi samo za naplatne sate. Razlog zbog kojeg biste i dalje željeli pratiti vrijeme na projektu s paušalnom stopom je taj da osigurate da ne trošite previše vremena na njega i na taj način ga čini manje profitabilnim.

Još jedna nedostajuća značajka sustava OfficeTime koja se pojavljuje u nekoliko mrežnih aplikacija za praćenje vremena je mogućnost procjene koliko vremena će trajati zadatak ili projekt. Takve informacije pomažu ljudima da poboljšaju svoje vještine upravljanja vremenom, što može dovesti do odgovarajućeg započinjanja ili odbijanja novog posla.

Izvješća i fakture

Alati za izvješćivanje i fakturiranje u sustavu OfficeTime dobro funkcioniraju i jasni su. Uvijek sam zadovoljan alatima za izvještavanje koji ne zahtijevaju da imam višu diplomu poslovnog žargona da bih razumio što će se pokazati.

Kao što je spomenuto, OfficeTime nije idealan za korištenje u timu, iako je moguće generirati izvješća za više osoba prijenosom podataka druge osobe na vaš OfficeTime račun. To je nepotrebno lagan proces koji je sklon pogreškama, posebno u usporedbi sa uslugama koje jednostavno podržavaju više ljudi na jednom računu. Berba, Toggl, Paydirt, Everhour, sati , i ostale aplikacije nude istinske usluge praćenja vremena.

U svakom slučaju, izvješća se lako generiraju, kao su računi , Iz izbornika možete odabrati izvješće, primjerice prošli mjesec, i vidjeti sažetak rada i vremena praćenog pojaviti se zajedno sa krugom. Možete prilagoditi ono što se prikazuje u izvješću i, kad ste spremni, pritisnuti gumb na dnu kako biste stvorili fakturu ili izveli podatke.

Prilikom generiranja računa, OfficeTime može automatski ispuniti podatke poput kontaktnih podataka za svoju tvrtku i klijenta, kao i druge standardne detalje. Međutim, nema napredni sustav za praćenje primanja plaćanja koji Paydirt nudi prilikom prijave kako bi svojim klijentima omogućili plaćanje putem PayPala ili Stripea.

integracije

OfficeTime ne podržava mnoge integracije s drugim aplikacijama i uslugama. Možete spojiti aplikaciju na iCal, ali o tome se radi. Ostale aplikacije za praćenje vremena, točnije Toggl i Harvest, omogućuju vam da ih povežete s ostalim najčešće korištenim poslovnim uslugama, poput QuickBooks, Basecamp, Trello, SmartSheet i drugih.

Za praćenje naplatnih sati izvan mreže

OfficeTime ostaje snažna aplikacija za praćenje vremena, ako vam je potreban pouzdan alat koji radi izvan mreže za održavanje evidencije o naplativim satima i troškovima. Nije idealno ako radite s timom ili ako klijentima ponekad naplatite projektnu stopu, a ne satnicu. Ako OfficeTime ne zadovoljava vaše potrebe, razmotrite Harvest ili Toggl, izbor urednika u ovoj kategoriji.