Kako tvrtke mogu ostati na vrhu izmjene propisa o usklađenosti

Tvrtke u visoko reguliranim industrijama, poput financija i zdravstvene zaštite, stalno se suočavaju s promjenom propisa o usklađenosti, kao i tvrtke koje usko surađuju s lokalnim i državnim vlastima. Nove politike i pravila moraju se uskladiti na više razina organizacije, a uloga „profesionalaca za etiku i usklađivanje“ često pada na menadžere za ljudske resurse (HR) i odjela informacijske tehnologije (IT). Ovi profesionalci često su odgovorni za stvari poput upravljanja infrastrukturom i sigurnosti mreže, što uključuje korištenje virtualnih privatnih mreža (VPN-ova) za zaštitu osjetljivih korporativnih podataka kada im pristupaju udaljeni zaposlenici. HR i IT profesionalci moraju održavati ove sustave, a pritom osiguravaju da posao ostaje u skladu s podacima, privatnošću i drugim propisima.

Ali kako tvrtke mogu ostati usklađene? Prema istraživanjima NAVEX Global-a, odgovor može biti korištenjem boljeg automatiziranog softvera za upravljanje politikama. Tvrtka Benchmark izvještaj o upravljanju politikom trećih strana iz 2016. godine za istraživanje etike i usklađenosti istraživala je 1.075 ispitanika širom svijeta (75 posto u SAD-u) u širokom rasponu industrija. Te su industrije obuhvaćale zdravstvo, proizvodnju i bankarstvo te financije neprofitnim, osiguravajućim, energetskim i komunalnim poduzećima, vladi i administraciji te tehnološkim tvrtkama. Izvješće je istraživalo starije rukovoditelje i rukovoditelje zadužene za etičnost i usklađenost s njihovim trenutnim izazovima u upravljanju politikom te koje strategije i rješenja mogu poboljšati proces u njihovoj organizaciji. (Pogledajte istoimeni izvještaj za 2018. godinu ovdje.)

Razgovarali smo s Randyjem Stephensom, potpredsjednikom savjetodavnih službi NAVEX-a Global (i suavtorom izvještaja za 2016.) o ključnim potezima istraživanja i kako se tvrtke mogu boriti protiv proaktivnog poštivanja, i s tehnološkog i s organizacijskog stajališta.

"Ono što smo otkrili je, općenito, i ovo nije iznenađenje. Mnogi ljudi nisu zadovoljni svojim programima upravljanja politikom kada je u pitanju poštivanje zakona. Čak i kod onih koji su sretni, uvijek ima prostora za napredak", rekao je Stephens, "Vidjeli smo da se i proračun i odgovornost za upravljanje politikama mogu raširiti na veliku skupinu poslovnih jedinica, te da raspodijeljena odgovornost unutar organizacije može doprinijeti nedostatku učinkovitosti."

Kršenje izvješća

Istraživački uzorak NAVEX Global obuhvatio je ispitanike u malim (25 posto), srednjim (31 posto) i poslovnim (43 posto) tvrtkama, s prihodima od manje od 50 milijuna do više od milijarde dolara, kao i vladinim i neprofitnim organizacijama. Najčešća vrsta ispitanika bili su profesionalni profesionalci koji se bave etikom i poštivanjem zakona, ali istraživanje je uključivalo i ispitanike poput poslovnih analitičara i službenika za ljudske resurse, IT, internu reviziju, pravne poslove, upravljanje rizicima i sigurnosne stručnjake koji upravljaju usklađenošću unutar svoje organizacije.

Slijedi nekoliko ključnih dijelova izvješća. Ispitanici su mogli odabrati više odgovora:

• Gotovo polovina organizacija (47 posto) izjavila je da je njihov najveći izazov u upravljanju politikama ažuriranje politika novim i promjenjivim propisima.
• Ostali izazovi u upravljanju politikama uključuju obuku zaposlenika o politikama (40 posto), smanjenje zaliha i netačnosti politike (32 posto), zahtjeve posebno povezane sa poštivanjem zakona (31 posto), lak pristup trenutnim politikama i procedurama (28 posto) i upravljanje dokumentima. (DM) (23 posto).
• Više od 50 posto organizacija ima sedam ili više odjela s određenim vlasništvom nad upravljanjem politikama i proračunskim procesima, a gotovo 50 posto reklo je da ili nemaju financiranje upravljanja politikom ili da je to dio proračuna u cijeloj tvrtki.
• 57 posto ispitanika koristi internetsko usavršavanje kako bi osiguralo razumijevanje politike, a slijedi pomno 55 posto ispitanika koji koriste usavršavanje.
• Izvještaj je pokazao da je automatizirani softver poboljšao izvršavanje upravljanja politikom za 16 posto općenito, posebice učinkovitost u poboljšanju učinkovitosti kvalitete politike, komunikacije, tijeka rada i pristupa.

NAVEX Global pruža softver, usluge i savjetovanje za upravljanje usklađenošću i upravljanjem politikama. Stephens je priznala da je tvrtka zainteresirana za korištenje automatiziranog softvera, ali je naglasila kako je izvješće agnotičko.

"Jedan od glavnih izazova je pratiti promjenu zakona i propisa", rekao je Stephens. "To je jedno od područja gdje su se ljudi stvarno borili. Način na koji se automatizirani postupak igra je da se politike učinkovitog programa redovito pregledavaju - ažuriranje, prijevod, kontrola verzija - sve što je potrebno kako bi ljudi imali pristup najnovijim Konačno, ono što je u izvješću bilo najočitije jest da su ljudi s automatiziranim postupkom upravljanja politikom, strategijom upravljanom softverom, oni koji su smatrali da su njihovi programi najučinkovitiji. To se odnosilo na svaki pojedinačni kriterij."

5 koraka upravljanja politikom koje vaš posao može poduzeti

Softver za upravljanje politikama može se puno razlikovati ovisno o branši. Od internetskog softvera za podučavanje zdravstvenog osiguranja kao što je Accountable do specijaliziranih rješenja za postojeću suradnju i DM softvera poput Microsofta SharePoint Online, rješenja dolaze u svim oblicima i veličinama i variraju ovisno o tome koliko su duboko integrirani s postojećim sustavima.

Ali, bez obzira na sustav koji vaša tvrtka koristi za upravljanje poštivanjem pravila i pravilima, Stephens je rekao da postoji nekoliko ključnih organizacijskih koraka koje možete poduzeti za poboljšanje upravljanja politikom i odgovornosti, osiguravajući da su svi u organizaciji ažurni. Slijedi njegovih pet preporuka:

1. Posvećeni vlasnici police

Stephens je rekao da neuspjesi usklađivanja često mogu proizići iz toga da nitko ne provjerava politiku mjesecima ili godinama nakon što je pokrenut. Tvrtke mogu naići na probleme kad je riječ o odgovornosti ili disciplinskim postupcima ako zaposlenik krši politiku, ali službenik za provođenje zakona ne može čak ni staviti prst o tome koja je politika bila prekršena.

"Politike moraju imati vlasnika", rekao je Stephens. "Ponekad može biti više strana koje imaju svoj doprinos, ali netko mora posjedovati tu politiku i pobrinuti se da odražava promjene u zakonima, propisima i praksi tvrtke.

2. Jednostavan pristup i dostupnost

Stephens je rekla da su politike često rasprostranjene u cijeloj organizaciji, od HR i IT politike do politika zdravlja i sigurnosti. Stoga tvrtke moraju osigurati da su politike dostupne, bilo da se radi o softveru za upravljanje politikama, intranetu ili HR portalu tvrtke ili platformi DM-a.

"Kad zaposlenici imaju pitanje, oni trebaju biti sposobni pogledati politiku. Ako je ne mogu pronaći, ne mogu biti osposobljeni", rekao je Stephens. "Tu su automatizirana rješenja pobjednici, jer su ta pravila smještena na središnjoj lokaciji. Web lokacije SharePoint i intranet mogu raditi, ali na onima koje često pronađete postoji još uvijek nedostatak centralizirane kontrole. Ako ne možete izvršiti ako je pravilo lako dostupno i razumljivo većini korisnika, nećete se dobro pridržavati."

3. Međuresorna komunikacija

Prenošenje odgovornosti i upravljanja politikama u svim odjelima unutar poduzeća ili velike organizacije zahtijeva otvorenu komunikaciju kako bi se osiguralo da sve ostane sinkronizirano. Stephens je rekla da, bilo da je riječ o nekakvom odboru za politiku ili redovitom pregledu, tvrtke trebaju službenike za poštovanje zakona kako bi surađivali u cijeloj organizaciji i dogovarali se o zajedničkim točkama poput disciplinske mjere.

"Razmislite o pravnom odjelu koji treba gledati politike s regulatornog stajališta, a zatim o razvojnoj grupi ili HR timu koji će politiku gledati kako bi bili sigurni da ih je lako pročitati i razumjeti", rekao je Stephens. "Redovito okupljajte te ljude kako biste osigurali odgovornost i osigurali da se politike ažuriraju i postanu dostupne svima."

4. Internetska obuka

Stephens je rekla da je jedan od glavnih poteza ankete to što je internetska obuka najučinkovitiji način da se dostave ažuriranja o promjenama politika i osigura svijest na razini cijele organizacije. PCMag je pregledao brojne sjajne platforme za mrežno učenje i sustave za upravljanje učenjem (LMS) koji zaposlenicima mogu dostaviti ove vrste informacija o obuci, uključujući Docebo Editors 'Choice.

"Riječ je o povezivanju politika i zajedničkom treningu na besprijekoran način", rekao je Stephens. "Ako to radite s automatiziranim sustavom, lako je pratiti tko je vidio e-poštu o politici ili obuku o novom ili ažuriranom pravilniku, tko ga je pročitao, tko ga priznao i tko je završio certifikaciju."

5. Automatizacija i upravljanje incidentima

Stephens je objasnila da je automatizirani softver najlakši način za kontrolu procesa kreiranja, ažuriranja, pregledavanja i objavljivanja pravila. Važna je i kontrola verzije, koja omogućuje tvrtkama da prate tko je pregledao ili ažurirao pravilo te da li se bave ili ne s najnovijom verzijom. U tom je trenutku Stephens rekao da je važno ograničiti pristup politici i povezati ažuriranja politike s upravljanjem incidentima radi proaktivnijeg pridržavanja.

"Osobito kada se bavite politikama različitih odjela i više zemalja za multinacionalne organizacije, ovaj pristup i vidljivost osigurava da se politika doista primjenjuje, recimo, na vaše zaposlenike u Velikoj Britaniji", objasnio je Stephens. "I tada imate kontrolu verzija da vidite koje su promjene izvršene i tko ih je pregledao, a korisniku brzo pošaljite ažuriranje s obavještavanjem da ste promijenili njihovu politiku putovanja."

"Zatim, dok upravljate onime što ste podijelili s korisnicima i nadzirate ono na čemu ste ih obučili, možete to povezati i sa izvještavanjem o upravljanju incidentima", dodao je. "Ako korisnik ima pitanje ili problem, možete pokrenuti problem i automatski ga pretvoriti u izvještaj kako biste dodali veći stupanj učinkovitosti usklađenosti s bilo kojom politikom koja se bavi. Ne možete očekivati ​​da će se ljudi pridržavati politika ako nemaju pojma koja su očekivanja."