Kod kuće sa uredom 365

Pisanje o Microsoft Officeu nije poput pregleda proizvoda; to je više poput pisanja školskog naučnog rada na temu "Zrak oko nas." Office je toliko sveprisutan i toliko dominantan u svojoj kategoriji da su, poput Googlea za pretraživanje ili Adobe Photoshopa za uređivanje slika, Excel, PowerPoint i Word suite postali skraćenica za aplikacije za proračunske tablice, prezentacije i obradu teksta.

Što se tiče korporativnih ureda, jedan menadžer proizvoda za potencijalnog rivala (Lotus SmartSuite, sad već odavno) rekao mi je da se natjecati s Officeom nije poput pokušaja nadmetanja s kopirnim uređajima Xerox ili Konica Minolta. Bilo je to poput pokušaja nadmetanja s kopirnim papirom.

Metafore, međutim, nisu točne. Iako ne postoje zamjenski papiri za zrak ili kopir uređaje, radnici kućnih ureda mogu birati između više alternativa Officeu, s dovoljno genijalnim značajkama da zaslužuju izgled ili drže Microsoft na nogama. Istražujem ih, fokusirajući se na Windows, a ne na Mac ili ručne aplikacije, u četverodijelnoj seriji koja će se izvoditi svaki drugi tjedan na ovom prostoru. Ali danas ću započeti Microsoftovo čudovište, konkretno, zbunjujućom istinom da postoji više načina za dobivanje Officea nego što postoje web stranice za rezervaciju hotelske sobe.

Najam ureda

Office 2016 možete kupiti na način na koji je većina nas kupila većinu našeg softvera: kao jednokratnu kupnju instalirate na jedno računalo i primate podršku i ispravke programskih pogrešaka, ali ne i nadogradnje na buduće verzije. Potrošite 149, 99 USD za Office Home & Student 2016 i dobijete program Excel, PowerPoint, Word i OneNote za prikupljanje i pretraživanje sadržaja u obliku digitalnih bilješki i programa slobodnog oblika. Office Home & Business 2016 (229, 99 USD) dodaje Outlookov upravitelj e-pošte, kalendara i kontakata, dok Office Professional 2016 (399, 99 USD) ubacuje u Microsoftovu aplikaciju za izdavače na stolnim računalima i aplikacije baza podataka.

Međutim, današnji preferirani način za nabavku aplikacija za Office 2016 je putem pretplatničkog servisa nazvanog Office 365, koji obećava da ćete uvijek imati najsvježije nadogradnje i značajke plus prostor za pohranu na Microsoftovim poslužiteljima i licencu za ručne Office verzije poput Office Mobile za pretplatnike Office 365. Office 365 Personal (6, 99 USD mjesečno ili 69, 99 USD godišnje) kombinira licence za jedno računalo ili Mac, jedan tablet i jedan telefon s 1 TB pohrane u oblaku Microsoft OneDrive.

Web je također mjesto na kojem je Microsoft u posljednjem desetljeću naišao na najtežu konkurenciju franšizama Office, od ostalih igrača koji su usvojili model implementacije pretplatničkog softvera. U prostoru produktivnosti dva velika imena koja napadaju Microsoftove glavobolje su Googleov G Suite i Zoho Docs.

Najpopularniji izbor za korisnike koji imaju i laptop i radni stol, ili kolegu iz kućnog ureda ili dva, je Microsoft Office 365 Home, koji povećava ante na pet računala ili Macove, pet tableta, pet telefona i 1 TB prostora za pohranu po korisniku. Obje verzije omogućuju vam pristup besplatnim aplikacijama Office Online sa preglednikom ako trebate izvršiti brze izmjene iz drugog sustava.

Službeno, ako imate malo srednje tvrtke (SMB) s nekoliko zaposlenika, za vas je proizvod Office 365 Business (8, 25 USD mjesečno po korisniku). Ili, ako niste zadovoljni e-poštom svog davatelja internetskih usluga ili web domaćina, trebali biste odabrati Office 365 Business Premium, koji dodaje e-poštu s 50 GB poštanskog sandučića i podršku za HD videokonferencije za 12, 50 USD po korisniku mjesečno. Ali, sve dok ste u kućnom uredu, a ne u poslovnoj zgradi, iskoristio bih superiornu vrijednost sustava Office 365 Home.

Dijelite i dijelite puno

Dakle, uz sve te mogućnosti, što Office može ponuditi? Dvije stvari: neke od najsuvremenijih, duboko moćnih aplikacija i neke impresivne mogućnosti za timsku suradnju. Potonje možda nije prioritet za samostalne radnike u kućnim uredima, ali dobar je primjer Microsoftovog pristupa s višestrukim odabirom: datoteku ili mapu možete dijeliti samo za čitanje ili uređivati ​​prava putem e-pošte ili veze za rezanje i lijepljenje. putem OneDrive-a, putem veze generirane Outlook porukom ili postavite višekorisničko uređivanje uz praćenje verzije. Možete čak i Skype audio ili video chat između suradnika u sustavu Office. Civilni OneDrive sjeni na OneDrive for Business računa poslovnih računa, koji se preklapa u SharePoint koji je spreman za poduzeća.

Uređivanje s jednom osobom koja koristi Office Online i drugom pomoću stolnog sustava Office pokazalo se bolno sporo. I u jednom trenutku sam ostao zbunjen kada je, nakon što su me potaknuli da pokrenem postupak dijeljenja spremajući lokalnu datoteku u OneDrive, Word potpuno izišao. No Microsoft je očito timski rad učinio glavnim prioritetom.

Ditto za pronalaženje informacija unutar i o Officeu. Značajka pametnog pretraživanja koja se temelji na Bingu pojavljuje definicije riječi i fraza na Wikipediji i rječniku, dok redak "Reci mi što želiš" iznad vrpce korisničkog sučelja (UI) sugerira programske značajke dok upisujete upite (premda potonji nije nisam vidovit; nagutao sam ga s "stavio okvir oko odlomka" kad sam trebao upisati "staviti granicu").

All-Star Apps

Što se tiče komponenti paketa, oni se kreću od neprocjenjivih, nespornih prvaka svojih kategorija do aplikacija o kojima se zapravo malo tko toliko brine. Pristup i izdavač spadaju u potonju kategoriju, i to ne samo zato što nisu dostupni za Mac.

Imam blagu točku za Microsoftov program izgleda stranica, koji se od Officea 2010 malo promijenio, jer je relativno jednostavan za korištenje i jednom sam se oslanjao na njega kako bih stvorio biltene. No današnji profesionalci to ignoriraju u korist mnogo sposobnijih Adobe InDesign-a i QuarkXPress-a. Pristup ostaje moćan ako neintentivan način kreiranja teških aplikacija relacijske baze podataka (nisam siguran da postoji tako intuitivan način stvaranja aplikacija relacijskih baza podataka.)

Korak više na ljestvici poželjnosti dva su besplatna alata. Sway je jednostavan, proizvođač prezentacija / web stranica koji omogućuje uređivanje datoteka, slika, veza, medija i teksta. Također ima i gumb Remix koji umjetnički preuređuje objekte u pomičnu ili korak po korak slikovnu ploču spremljenu u oblaku.

OneNote nudi bilježnice prilagođene timima podijeljene u odjeljke koji sadrže tipkane isječke (ili ispisane tabletom, audio ili video zapise ili isječene na webu). Kao i njegov arhivski Evernote, koristan je za bilježenje tijekom nastave ili minuta sastanka ili samo organiziranje predmeta i slučajnih misli. Korisnici 10 Windowsa zbunjeno će pronaći dvije verzije aplikacije na njihovim sustavima, nazvanu OneNote 2016 i samo OneNote. Prva ima više značajki; ovaj posljednji stiče nove značajke svakog mjeseca; prekrivanje je zbunjujuće.

Tako ostaju velike tri ili tri i pol brojanja Outlooka, koji su i dalje jaki ako su neka vrsta e-pošte, zadataka, kontakata i upravitelja kalendara na sredini puta - iako je novi popis nedavno korištenih datoteka koji se pojavljuju kada otvorite kliknite da biste dodali privitak je pri ruci. PowerPoint sigurno pola sata prati Apple-ov Keynote u utrci za izradu najjačih prezentacija, ali to je još uvijek prezentacija. Sadrži obilje načina da organizirate svoje slajdove i bilješke, primijenite prijelaze i animacije te dodate grafikone, slike ili multimediju. Također je iznenađujuće jednostavan za korištenje.

Slično tome, Corel WordPerfect die-hards inzistiraju na tome da njihov omiljeni program bude na vrhu Word 2016 za vrlo preciznu kontrolu formatiranja i nekih specijaliziranih vrsta dokumenata, poput pravnih uloga. No, Microsoftov program za obradu teksta vrhunski je standard; Ona služi korištenjem stilova i tema za brzo, dosljedno oblikovanje teksta i rukovanje fusnotama i referencama (u izboru APA, Chicago, MLA i drugih stilova). Jedino što ja zahvaljujem jest činjenica da su neke funkcije neizbježno zakopane u nekoliko menija (izbornik File Options (Posebne enciklopedijske datoteke)), unatoč vrpci sučelja i njegovih savjeta.

Konačno, tu je Excel, najdominantnija aplikacija u dominantnom paketu, što je jednostavno jedina važna proračunska tablica. Njegovi su ljestvici i zgodni i korisni, poput novih vizualnih predviđanja koja projiciraju budućnost na temelju postojećih podataka ili posebnosti poput sunburst ili Pareto karte. Njegovi dijaloški okviri vode vas kroz nekoć skrivene operacije poput stvaranja okretnih tablica, dok arsenal dodataka, dodataka i poslovne analitike te nadzorne ploče za izvješćivanje povezuju sve sa Google Analyticsom do MailChimp-a.

Bez obzira na to nazivate li ga Office 365 ili Office 2016, Microsoftov paket daje sjajan primjer za ostala rješenja produktivnosti. Teško je ne nazvati ga prvih 100 dolara koji bi trebali ući u godišnji proračun vašeg matičnog ureda, ali vidjet ćemo kako se neke alternative slažu u ostatku ove serije.