Pregled i ocjenjivanje ugovora o radu

ContractWorks počinje od 600 USD mjesečno, a naplaćuje se godišnje, a za tu cijenu isporučuje dobro osmišljenu platformu za upravljanje ugovorima koja je usredotočena na kategorizaciju, praćenje i odobravanje ugovora. Nažalost, za neke to znači da nema mnogo podrške za sklapanje ugovora, zakonskih pregovora i unaprijed ugrađenih značajki suradnje. Ovaj ciljani fokus značajki znači da ćete trebati pažljivo preslikati svoj poslovni proces u skladu sa softverskim mogućnostima, jer ovo nije alat za sve. To je prvenstveno ono što ga drži iza pobjednika izbora naših uređivača na ovim prostorima, Agiloft i Updraft.

Cijene i planovi

Za razliku od Agilofta i većine dobavljača u ugovornom prostoru za upravljanje ugovorima, ContractWorks ne plaća cijene po korisničkim licencama. Proizvod počinje od 600 USD mjesečno, a naplaćuje se godišnje za 12-mjesečni plan. Druga opcija određivanja cijena je 750 USD mjesečno za tromjesečni plan, koji se naplaćuje tromjesečno. Možete započeti na tromjesečnom planu i preći na godišnju pretplatu, ovisno o vašim potrebama. Oba plana dolaze s besplatnom probnom verzijom i omogućuju vam neograničen broj korisnika, pohranu dokumenata, podršku i obuku te besplatnu primjenu. Dobivate i prilagodljiva upozorenja, izvješća, dopuštenja, zapise o reviziji, migraciju i postavljanje dokumenata, prilagođeno marke i niz drugih značajki, uključujući obilježavanje dokumenata platforme i značajke predloška.

Jedino za što ContractWorks dodijeli ograničenje korisnika su elektronički potpisi, za koje je tvrtka u ožujku 2017. uvela izvornu značajku eSignature. Organizacije dobivaju pet korisnika besplatnog elektronskog potpisa bez dodatnih troškova, ali dodatni korisnici dolaze u paketima od pet elektroničkih potpisa korisnika za 1200 dolara godišnje. ContractWorks se ne integrira s Adobe Sign, DocuSign ili drugim dobavljačima eSignature trećih strana, radije ga centralizirajući na svojoj platformi kao izvornu značajku. ContractWorks također nudi popust za neprofitne organizacije, kao i sveobuhvatne pakete za odvjetničke tvrtke ili profesionalne tvrtke koje žele ponuditi upravljanje ugovorom putem ContractWorksa kao usluge za naplatu.

Upravljanje životnim ciklusom ugovora

ContractWorks jednostavno koristi svoje korisničko sučelje (UI). Doživljaj je zasnovan na ikoni i lako se kreće, a gornji izbornik sadrži samo šest kartica: Dokumenti, Oznake / Predlošci, Korisnici, Izvještaji, Potpisivanje i Postavke i univerzalnu traku za pretraživanje. Postoji pet zadanih uloga s prilagođenim prikazima značajki kojima imate pristup: Administrator, Potpun pristup, Samo preuzimanje, Samo prikaz i Bez pristupa. Ali možete dodati vlastite prilagođene uloge s pristupom određenim dokumentima, mapama, sobama itd. Za razliku od Agiloft i Onit ugovora o ugovoru i pregleda i odobrenja ugovora, kada se prijavite, ne vidite prilagođenu nadzornu ploču s widgetima u stvarnom vremenu. i izvješća. ContractWorks vas vodi izravno u vaše spremište dokumenata kako biste započeli s poslom.

Stranica Dokumenti postavljena je kao pretinac elektroničke pošte. Na sredini se nalazi glavna poštanska pošta, na lijevoj strani prilagođena struktura mapa za organiziranje vaših dokumenata i gumbi na vrhu za prijenos ugovora u velikoj mjeri, stvaranje novih mapa, kopiranje, preuzimanje i dodavanje privitaka dokumentima. Također možete upotrijebiti povuci i ispusti za premještanje dokumenata u mapu Primljeno bez upotrebe gumba za prijenos. Značajka privitka korisna je za dodavanje naloga za promjenu ili dodataka glavnom ugovoru, a taj unos u pristigloj pošti prikazat će priložene dokumente.

Iako zapravo ne možete uređivati ​​ugovore u ContractWorksu, klikom na dokument otvorit će se izvorni PDF preglednik, koji pokazuje dinamični vodeni žig prilagođen korisniku kao dodatnu sigurnosnu značajku radi očuvanja povjerljivosti ugovora. Još jedna vrhunska sigurnosna značajka je dvofaktorska provjera autentičnosti, koja me potaknula da unesem kôd poslan na moj mobilni uređaj svaki put kada sam se prijavila.

Najviše jedinstvene značajke u ContractWorksima se vrte oko oznaka, predložaka i pretraživanja. Oznake u sustavu mogu biti bilo koje polje koje želite postići pretraživanjem ili upisom u ugovor. Izuzetno je fleksibilna značajka kategorizacije koja može obuhvatiti tekst, datume, brojeve, postotke ili odgovor da / ne. Na primjer, možete stvoriti "Automatsko obnovu?" ili "Povjerljivost?" označite da biste brzo uključili ili isključili tu postavku za ugovor. Oznake ulaze u fleksibilniju kategorizacijsku strukturu koja definira kako ContractWorks pristupa upravljanju ugovorima.

Kada stvorite novu oznaku, možete dodati i padajući izbornik koji oznaku dodaje određenom odjelu unutar vaše tvrtke ili većem obrascu ugovora. Dakle, ako dodajete oznake za ugovore o radu, onda možete dodati odjel za ljudske resurse (HR) u padajući izbornik dok za ugovor o neotkrivanju podataka (NDA) možete dodati pravni odjel. Oznake je lako stvoriti na kartici Oznake / predloške, a zatim se možete vratiti u ulaznu poštu dokumenata i povezati oznake s određenim ugovorima. Korisničko sučelje ContractWorks slično je rijetko i intuitivno kao kod Concord-a, ali daleko dublje ulazi u detaljnu kategorizaciju i pretraživanje ugovora.

Predlošci su produžetak te ideje. Oni grupiraju oznake na temelju vrste ugovora, što pomaže klijentima da prate iste 5-10 odredbi ugovora o zakupu, na primjer, da brzo pretraže tu vrstu ugovora za razliku od ugovora o dobavljaču, partnerskog ugovora, NDA ili ugovora o zajmu. Predlošci nisu povezani sa stvaranjem ugovora; oni su dodatni alati za upravljanje i kategorizaciju. Samo administratori ili korisnici punog pristupa mogu primijeniti oznake i predloške.

Prilikom testiranja platforme kao administrator, uspio sam uvući više oznaka u testni predložak i označiti zadana polja kao što su datumi početka i završetka, pojam i vrijednost ugovora kao tražena polja. Tada bih mogao postaviti ponavljajuće obavijesti određenim korisnicima, kao i automatska ažuriranja i automatsku obnovu na temelju bilo kojeg intervala koji sam postavio. To je korisno za pretplatne ugovore koji se obnavljaju na kvartalno ili godišnje. Možete prenijeti i dokument da biste povezali predložak ugovora, iako opet, to nije potpuni predložak za autorizaciju ugovora kao što biste pronašli u alatima poput Agilofta. U skladu s tim, oznake i predlošci ContractWorks prilagodljiviji su i jednostavniji za upotrebu od tradicionalnih pristupa, plus što ih je u potpunosti moguće pretraživati.

Nakon što prenesete dokumente i dodate oznake i predloške, možete upravljati potpisnicima i elektroničkim potpisom na kartici Prijava. Kao administrator možete odrediti svog petoricu ili postaviti predložak potpisa usklađen s određenim vrstama ugovora. U tom slučaju možete označiti dokument određenim lokacijama za koje vam je potreban potpis i tko je primatelj, a zatim to spremiti kao predložak. Ako ste već postavili predložak, tada možete kliknuti ikonu olovke na kartici Dokumenti da biste odmah poslali e-poštu sigurnom vezom za potpisivanje. Svi potpisnici dobivaju dovršenu PDF kopiju ugovora koji im je poslan e-poštom, a na kartici Prijava možete filtrirati po dovršenim, nezavršenim ili otkazanim potpisima.

Funkcija eSigninga je jasna, a mogućnost izvornog potpisivanja uskoro će biti integrirana u Salesforce i dostupna u Salesforce AppExchange, za koji je ContractWorks rekao da će dokument kreiran u Salesforceu moći izravno u ContractWorks poslati za pohranu i potpis, kao i povući polja Salesforce. izravno u platformu kao oznake.

Izvješća i obavijesti

ContractWorks je još uvijek u procesu izrade svojih izvještajnih funkcija, ali postoji solidno mnoštvo značajki i analitike s kojima treba raditi. Na kartici Izvješća možete upravljati i izvješćima i povezanim obavijestima u prikazu kalendara. Prilikom stvaranja novog izvješća mogao sam odabrati sve svoje oznake i predloške kao stupce za ulazak, zajedno sa mogućnošću filtriranja podataka iz kojih je moje izvješće povučeno prema ključnim riječima ili određenom predlošku. Zatim sam izvezio izvješće u obliku PDF i Microsoft Excel datoteke.

Jednom kada kreirate izvješće, na karticama Kalendar obavijesti i Izvješća o obavijestima možete konfigurirati e-poštu i srodne obavijesti za određene korisnike. Također možete vidjeti sva izvješća na kartici Spremljena izvješća. Ono što je najvažnije, ContractWorks vam daje dnevnik revizije za praćenje svih aktivnosti po korisniku i cjelokupnu povijest svakog ugovora u sustavu. Izvještaji u ContractWorksu više se odnose na kretanje dokumenata kroz sustav i radnje koje korisnici poduzimaju, praćenje kad se dokument učita, premjesti, preimenova i kad se podaci promijene kako bi se osigurala sljedivost i pogreške uhvata. U tom pogledu, revizorski trag, izvještaj i kalendar obavijesti rade svoj posao. U skladu s tim, mogućnosti izvještavanja nisu ni približno iscrpne niti ukrašene interaktivnim grafikonima i grafikonima kao oni u Agiloftu i Onitu ili trendovskim metricama i preporukama koje ćete pronaći u izvješćima generiranim Coupa Contract Lifecycle Management.

Virtualni kabinet datoteka za ugovore

ContractWorks je jednostavan za korištenje, pažljiv u svojoj kategorizaciji ugovora, a među najboljim smo iskustvima testirali za sigurnu pohranu i praćenje ugovornih dokumenata. Platforma također sjaji kada je u pitanju brza pretraga kroz svoju strukturu označavanja i predložaka. Osim toga, njegova izvorna značajka eSigning dobro funkcionira. Ako tražite autorizaciju ugovora, opsežnije izvještavanje i dublje značajke životnog ciklusa upravljanja ugovorima (poput automatizacije radnog tijeka, kontrole verzija i ugrađene suradnje i upravljanja zadacima), tada je izbor urednika Agiloft moćniji i prilagodljiviji opcija. Međutim, za kupce koji se primarno bave usmjeravanjem i upravljanjem dokumentima nakon stvaranja s velikom sigurnošću i sveobuhvatnom revizijom, ContractWorks je pametno dizajnirano i izvedeno rješenje za one aspekte upravljanja ugovorima.