Organizirajte se: kada je u redu izbrisati?

Spremanje digitalnih podataka je smiješna stvar. Često je nema smisla zadržati (diskutabilna je izjava, a ja ću doći do toga), ali zato što ne zauzima nikakav fizički prostor, a virtualni prostor nije jeftin, mi to držimo na njemu.

Ali postoje posljedice ako se sve spasi. Ako se borite oko toga želite li zadržati ili brisati podatke, iz radnih datoteka do fotografija do e-pošte, ovaj će vam stupac pomoći da razmislite o svojoj trenutnoj dilemi i osmislite nove strategije za upravljanje sve većim opterećenjem.

Psihologija štediša

Odabrati nešto izbacivanje ili brisanje često je psihološki ili emocionalni problem više nego što je to racionalna odluka. Vrlo često, kada prst lebdimo iznad tipke za brisanje, stvar koja nas zaustavlja da pritisnemo uočava potencijalnu vrijednost, a ne stvarnu vrijednost. Mislimo: "U toj nitima e-pošte mogu se naći informacije o projektu koji je gotov za dvije godine i koji će mi trebati u budućnosti." Ili "Što ako jednog dana naučim koristiti softver za uređivanje fotografija i očistiti one slike koje i nisu baš dobre?"

Kada spremamo e-poštu, fotografije, glazbu, bilješke i druge datoteke, mnogi od nas ne procjenjuju stvarnu vrijednost podataka kao što je sada. Razmišljamo o budućim okolnostima koje se mogu dogoditi ili ne moraju dogoditi. Držimo se stvari jer koja je šteta u tome? Digitalni prostor za pohranu jeftiniji je nego ikad. Možete dobiti puno prostora za pohranu temeljenih u oblaku besplatno. Vanjski tvrdi diskovi nisu toliko skupi. A količina prostora koja se nalazi na tipičnom kućnom računalu, tabletu i pametnom telefonu - čak i ako kupite najmanju nagradu - mnogo je više nego što je ikada mogla biti prije desetak godina.

Jedna škola misli je da sa svim tim raspoloživim prostorom nikada ne bismo trebali ništa izbrisati. Arhiviranje je u redu, ali nema smisla za brisanje. Pogrešajte na oprezu i spremite sve. Ljudi u ovom kampu - nazovimo ih štedišama - često napreduju pojmom potencijalne vrijednosti. "Što ako naše poslovanje shvati kako izvući vrijedne informacije iz svih tih starih e-poruka?" I oni će vjerojatno primijeniti konzervativni pristup: "Još ne znamo vrijednost povijesti tih podataka, pa bismo ih trebali sačuvati za vrijeme kada to učinimo."

Međutim, kada štedišama pokušaju pristupiti svojim sačuvanim podacima, obično nailaze na nekoliko neočekivanih stvarnih problema. Kao prvo, kako je rekao moj kolega iz IT odjela, "Skladištenje je jeftino, ali održavanje je skupo." Trošak - u novcu, vremenu ili oboje - povezan je s indeksiranjem i preuzimanjem arhiva, ovisno o tome gdje su i kako arhivirani. Ako mislite da imate sve podatke koje biste ikada trebali jer marljivo arhivirate Outlook datoteke, dvostruko se usuđujem da pokušate pronaći nešto konkretno. Slanje datoteka u arhivu je jednostavno. Izdvaja ih i pronalazi ono što želite je bol u vratu, a malo ljudi to zapravo i učini. Štediši štede sve ne zato što trebaju njihove podatke, već zato što im se sviđa ideja da mogu dobiti svoje podatke ako trebaju. Zapitajte se da li one.PST datoteke koje ste odbili izbrisati zadnjih 10 godina nisu ništa drugo do sigurnosni pokrivač.

Drugim riječima, kada nešto arhivirate, ovisno o tome gdje je i kako je arhivirano, moglo bi postati nepristupačno i više problema nego što je vrijedno pretraživanja.

Uravnotežen pristup za spremanje i arhiviranje

Po mom mišljenju, bolji pristup je jasna mentalna razlika između "radnih datoteka" ili "aktivnih podataka" i ostalih vrsta podataka. Izraz "radne datoteke" koristim za opisivanje podataka koji su mi potrebni za tekući posao koji je u tijeku ili posao koji je nedavno dovršen da bih mu u razumnoj budućnosti možda trebao pristupiti. "Aktivni podaci" u osnovi znače istu stvar, ali mogu bolje opisati računalne datoteke koje nisu vezane za posao, poput obiteljskih fotografija i zabave (glazba i videozapisi). Postoji razlika između glazbe koju aktivno puštate i glazbe koju ste sakupili radi sakupljanja, ali vjerojatno je nećete puštati… nikada.

Starost datoteke ne govori uvijek da li je aktivna. Na primjer, neke stare fotografije možete razmotriti aktivnim ako ih želite podijeliti ili ih ugraditi u projekt, poput obiteljske povijesti ili zidnog kalendara. Međutim, ako imate 18 verzija istog sastava fotografija i 16 od njih su mutne, šanse da ćete ikada upotrijebiti tih 16 snimaka ili iskoristiti bilo kakvu vrijednost od njih su vrlo male. Kad je vrijednost datoteke toliko niska, to je smeće. Pustite zamišljenu potencijalnu vrijednost i samo je obrišite.

Također mislim da pomaže razmišljati o arhiviranju slično brisanju, što znači da je jednom arhivirano, to je u osnovi nepristupačno, čak i ako ne ide dobro.

Evo vrlo jasnog primjera: Američka vlada diktira da Amerikanci trebaju voditi poreznu evidenciju vrijednu sedam godina, tako da su svi ti podaci "aktivni" i trebaju ih se spremiti na način da su lako dostupni. Vaše porezne evidencije od prije više od sedam godina vjerojatno se mogu arhivirati jer je vrlo malo vjerojatno da ćete im ikada trebati pristupiti, ali postoji mala vjerojatnost da ćete ih vi ili vaša obitelj, poslovni partneri ili pravni savjetnik trebati ili ih želite u budućnost.

Kako znati kada izbrisati (ili arhivirati)

Kako znati kada je u redu izbrisati podatke i datoteke s računala? Pravila koja sami postavite vjerojatno će se razlikovati ovisno o vrsti datoteke, pa evo nekoliko uputa za tipične uredske datoteke (obrada teksta, proračunske tablice, prezentacije itd.), E-poštu, fotografije i glazbu i videozapise.

Označite vrijednost. Praktično govoreći, kada dođe vrijeme za uklanjanje nereda, precizno odredite što bi vam trebalo ili želite znati o radu, podacima ili datoteci i gdje biste ih mogli pronaći. Zatim potražite mjesta na kojima je dupliciran - što je često isto mjesto na kojem možete početi koristiti tipku za brisanje.

Na primjer, recimo da spremate sljedeće: PDF fakture poslanih faktura, kopije čekova za plaćene račune i proračunsku tablicu svih aktivnosti fakturiranja. U nekom trenutku nakon primitka plaćanja možda ćete htjeti izbrisati (ili arhivirati) fakture u PDF-u. Dogovor je sklopljen, ček je očišćen i ti bilježiš dobar napredak.

Izbrišite fotografije dok snimate. Uz fotografije imajte na umu da samo zato što imate mogućnost spremanja na desetine tisuća slika ne znači da bi trebali. Dobivajte naviku brisanja slika izvan fokusa i ostalih loših snimaka dok ih snimate (to je jedna od lijepih stvari o digitalnoj fotografiji uostalom).

Otpadne rutinske e-pošte. Za e-poštu izbrišite rutinske poruke i brzu komunikaciju koja ne sadrži podatke koji bi vam mogli biti potrebni kasnije. Većina ljudi može sortirati prema primatelju i znati gdje će se većina tih datoteka nalaziti.

Spremite samo jednu kopiju privitaka e-pošte. Izbrišite e-poruke s prilozima, ali spremite prilog lokalno kad je potrebno. Ili obrnuto: zadržite e-poštu, izvadite datoteku. Bilo kako bilo, prilozi e-pošte dobro su mjesto za prepoznavanje dupliciranja, a potrebna vam je samo jedna kopija. Dodatne savjete o e-pošti posebno potražite u odjeljku "Kako izbjeći preopterećenje e-poštom".

Izbaci (ili arhiviraj) medije koje ne reproducirate. Sva glazbena i video zaštita, budite realni o tome koje datoteke zapravo reproducirate. Ako ste pravi korisnik teških medija, iskoristite usluge oblaka koji daju licencu medijima koje posjedujete (a la iTunes Match) kako ne biste morali pohraniti lokalne kopije stvari za koje smatrate da želite, ali nikad zapravo igraju.

Možda je to samo moja osobnost, ali osjećam slobodu kad nisam zasut datotekama koje mi jednostavno nisu potrebne. Vježba brisanja čak i malo beskorisnih podataka ili datoteka koje nemaju stvarnu vrijednost pomaže mi da se osjećam kao da se više fokusiram na važne podatke.