Organizirajte se: preuzmite svoj porez

Bez obzira na to da li sami podnosite porez ili plaćate računovođi za profesionalnu pomoć, najbolja stvar koju možete učiniti da proces ide nesmetano - i osigurajte da ne propustite novac ili porezne olakšice - je organiziranje poreznih dokumenata. Ali kako to učiniti?

Kao i mnogi zadaci organiziranja poslova, unošenje poreza u red više je navika kojom biste trebali živjeti tijekom cijele godine, a ne jedan posao čišćenja. Kao što ćete vidjeti, to je igra kretanja i naprijed i natrag.

Započnite tako da krenete naprijed

Iako je rok za prijavu poreza na dohodak u SAD-u 15. travnja, trebali biste stvarno započeti s organiziranjem poreza 1. siječnja - za sljedeću godinu, to jest. Započnite razvijanjem novih navika štednje donacijskih obrazaca, primanja prihvatljivih troškova i ostalih dokumenata za tekuću godinu. Drugim riječima, počnite organizirati primanja za 2014. koju ćete uložiti u 2015. godini.

U mnogim organizacijskim projektima lako je usmjeriti svoju pozornost na zaostatke, ali često je korisnije stvoriti bolji sustav koji ide naprijed. Datum prijave sljedeće godine bit će ovdje prije nego što to znate.

Već sam pokrenuo mapu pod nazivom "Porezi 2014.". Čim imam dokument koji pripada toj mapi, na primjer, e-poštom potvrdu o uplati internetske donacije, odmah ću ga unijeti. Ako imam papirnati dokument, ostavit ću ga u mapi na vrhu skenera do vikenda, kada ga budem imao priliku digitalizirati i dodati u virtualnu mapu.

Brzo postavljanje ovih dokumenata dok ih prikupljate zaista je ključ za olakšavanje poreza kasnije. (Za više najboljih praksi upravljanja mapama računala pogledajte odjeljak Organiziranje: korištenje mapa kako biste ispraznili radnu površinu.)

Trebate li zadržati originale na papiru?

Recimo da skenirate svoje papirne porezne dokumente. Treba li zadržati i originale?

"Kad ljudi digitaliziraju papir, ponekad se osjećaju prisiljenima čuvati originale, ali što se tiče IRS-a i vlade, digitalne kopije potvrda i dokumenata prihvatljive su", kaže Chris Barbier. Barbier je potpredsjednik za upravljanje proizvodima tvrtke Neat, koja proizvodi proizvode za skeniranje na stolnim računalima, poput skenera dokumenata NeatConnect i rješenja za internetsko pohranjivanje NeatCloud. Također je dugi niz godina bio i CPA. Jedno od Neatovih područja specijalizacije automatski otkriva i označava određene vrste poreznih dokumenata dok ih skenirate.

Organizirajte se prema godini, zatim mjesecu i na kraju poreznoj kategoriji

Za sve svoje dokumente, i papirne i digitalne, označite svoje mape prema poreznoj godini, a ne godini u kojoj predajete te obrasce.

Barbier preporučuje sljedeću hijerarhiju za daljnje označavanje i organiziranje:

• Godina
• Mjesec ili datum
• Porezna kategorija (tj. Gdje će se dokument pojaviti na vašim porezima).

Ako plaćate knjigovođu za pripremu poreza, kaže Barbier, ova bi se metoda kategorizacije mogla uštedjeti novac jer ste organizirali sve dokumente koji su već za njega ili nju, a samim time i sati za naplatu bit će manja. "Ne želite platiti računovođi da organizira sandučić s dokumentima", kaže.

Pogledaj natrag

Kad dođe vrijeme za podnošenje poreza, većina ljudi započinje osvrtanjem na prijavu u prošloj godini (osim ako nije pošlo po zlu). Ako vi ili vaša tvrtka niste imali značajne statusne promjene (poput kupnje kuće ili vjenčanja), odbitci i obrasci koje podnesete ove godine vjerojatno će biti slični ili isti kao i godinu prije. Koristite te stare obrasce kao upute, poput kontrolnog popisa, kako biste bili sigurni da vam ništa ne nedostaje.

Ako sami podnesete porez, pogledajte naš popis najboljeg poreznog softvera za 2014. godinu. Za besplatnu online pripremu poreza i usluge prijavljivanja, naš izbor urednika je Federalni porezni porez (TaxACT) i za plaćene usluge, naš urednik je TaxACT Ultimate Bundle. 'Izbor. (Imajte na umu da PCMag ne preporučuje svim poreznim obveznicima SAD-a da koriste internetsku uslugu prijave poreza. U mnogim slučajevima, posebice za one koji imaju složene porezne prijave, sigurniji je pripravnik za ljudske poreze.)

Na temelju tih recenzija podnio sam oba poreza i za 2012. i za 2013. pomoću porezaACT, koji ima mogućnost uvoza podataka iz prethodne godine kako bi vas vodio kroz tekuću godinu. Također mi se svidjelo to što je u TaxACT-u bilo lako upotrijebiti alate za pomoć u potrazi za obrascem za hipoteku koji sam imao pri ruci, ali koji se nije pojavio automatski dok sam slijedio čarobnjaka za pripremu poreza. Upravo sam upisao broj dokumenta, a veza me dovela pravo do stranice na kojoj sam mogao unijeti podatke.

Izradite sigurnosnu kopiju i počistite

Ako želite voditi život bez papira i uništili ste sve svoje osjetljive porezne dokumente na papiru, morate napraviti sigurnosnu kopiju digitaliziranih poreza.

"Neki se boje koristiti oblak za nešto tako osjetljivo kao porezni dokumenti, ali uvijek želite negdje imati sigurnosnu kopiju, bilo da je riječ o drugom računalu ili vanjskom pogonu ili oblaku", kaže Barbier. I svakako, postoji puno softverskih opcija koje će vam pomoći da napravite sigurnosnu kopiju podataka na računalu, ali s osjetljivim dokumentima poput poreznih obrazaca trebate poduzeti dodatne mjere opreza?

Mark Grace, potpredsjednik globalnog potrošačkog poslovanja tvrtke Absolute Software (koji čini LoJack za prijenosna računala), manje se brine zbog informacija u oblaku i više je zabrinut zbog zaboravljenih kopija dokumenata preostalih na vašem pametnom telefonu ili računalu. Recite da snimite brzu fotografiju svog W2 obrasca i pošaljete je u Evernote, gdje OCR omogućava pretragu teksta pretraživanjem teksta. Zvuči kao sjajna ideja, ali fotografija se i dalje nalazi na vašem telefonu. "Onog trenutka kada fotografirate svoje osjetljive dokumente, tako se dolazite u rizik. Nema takvog scenarija, " kaže Grace.

"Jasno je da postoji ogromna industrija oko digitalizacije poreza", kaže Grace, "ali mislim da morate biti na oprezu u vezi s tim." Morate imati određenu odgovornost za brisanje kopija dokumenata koji se mogu nalaziti na mjestima koja ćete zaboraviti, kao što je fotoaparat vašeg telefona.

Osim sigurnosnog kopiranja poreza, Grace preporučuje korištenje usluge na svojim mobilnim uređajima i prijenosnim računalima koja vam omogućuje daljinsko brisanje u slučaju gubitka ili krađe. "Lopovi su zainteresirani da pronađu vaše podatke kada ukradu uređaj."

Novac u banci

Nadamo se da ćete ove godine dobiti masni povrat poreza. Kad vam je ishod porezne prijave u vašu korist, što prije, u pravilu, podnesete prijavu, brže ćete dobiti taj povrat. Ako organizirate primanja, dokumente i papire za podnošenje prijava za sljedeću godinu, možda ćete uskoro dobiti novac za sljedeću godinu. I što prije novac dođe u vaše ruke, prije vam može početi zarađivati ​​prihod od kamata… o čemu možete izvještavati godinu nakon toga.