Video: ORGANIZIRAJTE SA MNOM CIJELU KUĆU (Studeni 2024)
Jeff Weiner, izvršni direktor LinkedIna, nedavno je objavio članak sa svojim jednim pravilom za uklanjanje beskorisnih sastanaka: nema prezentacija. Stižem kamo ide, ali to je apsolutistička izjava i ne mogu reći da se slažem s tim u 100 posto svih okolnosti.
Vjerujem da ćete održati bolje sastanke prvo shvatiti kakav sastanak namjeravate održati, a zatim se organizirajte i pripremite za njega u skladu s tim. Poduzimanjem nekoliko jednostavnih koraka u fazi planiranja sastanka ide dug put ka učinku produktivnijim za sve.
4 vrste sastanaka
U mom umu postoje četiri vrste sastanaka. Ako nikada niste razmišljali o sastanku koji namjeravate održati, to bi mogao biti pola vašeg problema.
Rasprava / sastanak za suradnju. Sastanci za razmišljanje su primjer susreta za raspravu ili suradnju. Pri ovom sastanku jedna ili više uključenih strana mogle bi raditi na dnevnom redu. Informacije trebaju doći od više ljudi. Sastanci suradnji često su i sastanci za rješavanje problema.
Sastanak za prijavu. Prijavljivanje je redovan sastanak koji se obično održava, obično oko određenog projekta, a koji bi mogao biti u tijeku ili predviđen datum završetka. Dnevni zapisi primjer su prijava. Prijave su dobre za osiguravanje da sve uključene strane budu ažurne o problemima, rješenjima, promjenama, napretku, itd. Jedna od prednosti redovnih prijava je da mogu biti vrlo kratki.
Radni sastanak. Radni sastanci su mi osobni favoriti. Na radnom sastanku radite posao koji treba dovršiti. Jednostavno je. Radni sastanci povlače odugovlačenje u pupoljku. Često su suradnici. Jedan od primjera onoga što se može postići na radnom sastanku bili bi programeri i dionici koji se okupljaju kako bi implementirali promjene koda (recimo, na web stranicu ili drugi interaktivni proizvod) koje dvije stranke mogu istinito točno provjeriti u nazočnosti jedna druge.
Kako učiniti sastanke produktivnijima
1. Raspored brzo. Osim u slučaju vođenja tekućeg ili dugoročnog projekta, mrzim sastanke koji su zakazani prije više od dva ili tri tjedna. Često prije zakazivanja sastanka postoje razgovori svih strana, e-poštom, telefonom ili osobno, a ja više volim da ti razgovori budu svježi u mislima prije sastanka. Raspored predaleko, i relevantne informacije će mi dugo nestati iz glave.
Kada pokušavate pronaći vrijeme koje je prikladno za određeni broj ljudi koji svoj kalendar ne čine dostupnim, možete koristiti besplatnu web stranicu pod nazivom Doodle koja vam omogućuje da napravite anketu u kojoj će ljudi navesti vremena u kojima su slobodni.
2. Koristite jasan naslov predmeta. U pozivu za sastanak, jasna crta teme ključna je za produktivnost svih. Redak teme trebao bi u nekoliko riječi naznačiti opću svrhu sastanka. Pomaže ljudima da saznaju prije nego što se na sastanku pojave ili biraju što bi trebali očekivati.
Jasno napisana tema može također dati naznake određenim stranama za ono što trebaju pripremiti prije sastanka.
3. Imajte dnevni red ili ciljeve. Svaki sastanak treba dnevni red ili popis ciljeva. Ovisno o složenosti sastanka, možda vam neće trebati biti izričita, u tom slučaju to bi se trebalo implicitno navesti u retku teme. Primjer je "Tema: Postavite postavku za listopadski broj časopisa" - cilj je dovršiti taj zadatak na radnom sastanku.
Svrha prijavnog sastanka je prijava, pregled napretka i pokretanje zabrinutosti, tako da vjerojatno neće trebati izričan dnevni red za takve vrste sastanaka.
Sastanci za raspravu zaista imaju koristi od dnevnog reda. Svi bi trebali dobiti dnevni red prije sastanka. Preporučujem da se uključi u polje bilješki zahtjeva za sastanak.
Kad voditelj sastanka odvoji vrijeme za pisanje dnevnog reda ili osnovnog popisa ciljeva, ujedno joj pomaže da učvrsti u vlastitom umu svrhu sastanka i kako će ga usmjeriti.
4. Odredite vođu sastanka. Svaki sastanak treba vođu ili ko-vođe. U većini slučajeva voditelj sastanka se podrazumijeva: to je onaj tko je sazvao sastanak ili mu je nešto zajedničko, u slučaju informativnog sastanka. U telefonskom i video-chat razgovoru (npr. Webex) često je osoba koja je inicirala poziv.
Apsolutno najgori sastanak koji sam ikad prisustvovao nije imao vođu, a otprilike na pola puta sastanka shvatio sam da je nekoliko uključenih strana mislilo da bih trebao voditi sastanak. To je odjednom bilo jezivo i ponižavajuće, a da ne spominjem posve neproduktivno. U drugom nesmotrenom prizoru, jednom sam sazvao sastanak, zakazao ga i potpuno sam ga namjeravao voditi, samo da ga drugi kolega potpuno preuzme - također iritantno.
5. Izgubite tehnologiju, ali napravite demonstraciju. Da, ovaj je članak namijenjen pokrivanju tema vezanih za tehnologiju i da, kažem vam da izgubite barem dio svoje tehnologije kako biste održali produktivnije sastanke. Prije nego što izgubite vlastito vrijeme stvarajući PowerPoint palubu, zapitajte se: "Stvarno vam treba prezentacija?" Ako je odgovor potvrdan, imajte na umu da slajdove trebate koristiti da bi ljudi bili angažirani i pojačali vaše poene - a ne da ih stvarate umjesto vas. Zvjezdane maramice nikoga ne impresioniraju i nitko ne želi pogledati videozapis kad su vas čuli kako razgovarate ili razgovaraju s vama.
Ako imate proizvod ili uslugu za pokazivanje, pokažite kako to funkcionira! Ne prikazujte slike ili videozapise. Dajte im pravi McCoy.
Ako želite dati određene informacije svakom sudioniku sastanka, uključujući fotografije i video zapise, pošaljite ih prije sastanka kako bi se mogli upoznati s materijalom, koji će ionako biti produktivniji za sve. Tada možete provesti svoje vrijeme prilazeći srcu stvari, a vjerojatno i puno manje vremena.
