Video: Who is most likely to? Ft. Jason Shah and Anushka Sen | TellyChakkar (Listopad 2024)
Koliko vremena gubite na sastancima jer ljudi koji ih vode nisu pripremljeni? Nema dnevnog reda. Kolege stižu kasno. Ono o čemu se raspravlja ima veze s vama ili vašim poslom. Sat vremena kasnije niste učinili ništa, ništa niste naučili i ništa niste doprinjeli. U čemu je bio smisao?
Do.com želi pomoći ljudima da održavaju bolje sastanke pružajući im resurse za planiranje i izvršavanje. Na mnogo načina to je poput spiska stvari koje treba učiniti prije, za vrijeme i nakon sastanka kako biste bili sigurni da je produktivna za sve koji su uključeni.
Dan našeg sastanka, dobio sam e-poštu od Do.com putem Shaha. Unutra sam našao dnevni red, jasan datum početka i završetka sastanka, popis ljudi koji bi bili na pozivu i njihove kontaktne podatke (samo nas dvoje, u ovom slučaju), te veze na pozadinske informacije. Sve to pomoglo nam je da se smanjimo u potrazi tijekom razgovora, jer je Shah objasnio što sastanak čini produktivnim, njegova motivacija za pokretanje Do.com i kako se mijenja priroda sastanaka među radnicima na znanju.
Jill Duffy: Razgovarajmo o sastancima i zašto ih ljudi mrze.
Jason Shah: Iz onoga što smo otkrili, većina ljudi prisustvuje sastancima na koje nisu pripremljeni. Nema razloga da se taj sastanak događa. Nema unaprijed podijeljenog dnevnog reda. Ljudi se pojavljuju kasno i netko mora ponovno realizirati stvari. Ljudi koji ih organiziraju ne razmišljaju uvijek o tome tko mora biti tamo, i na kraju završite s velikim sastancima u kojima je polovina ljudi neobavezna, a možda je pola ljudi u srži, pa je dinamika isključena i sprečava produktivnost.
To se svodi na izgubljeno vrijeme za zaposlene ljude.
Ako pitate bilo koga da sjedne u sobi 30 minuta i ne postigne ništa, pomislili bi da ste ludi. Ali to ljudi rade milijune puta dnevno na radnom mjestu.
JD: Kako biste opisali produktivan sastanak?
JS: Morate imati nekoliko ključnih sastojaka. Prvo, to se zapravo mora dogoditi. Ako se nešto brzo može riješiti e-poštom, učinite to. Ali ako treba biti sastanak, onda, u redu.
Priprema je ključna: razmotriti ono o čemu će se razgovarati, tko je odgovoran za to, takve stvari koje vode usredotočeni razgovor. Tijekom sastanka: pridržavati se, zadržati vremena, bilježiti bilješke i završiti na vremenu.
Vrijeme sastanka također je bitno. Mnogo ljudi zadrži sat vremena. Primijetio sam da ste vrlo namjerni i rekao 25 minuta za ovaj razgovor. Mislim da je to dobra praksa.
Ključno je i ono što se događa nakon sastanka. Ako Bob i Stacey kažu da će nastaviti s novom verzijom klizačkog šatora, a Mark kaže da će vam poslati prodajne brojeve, oni to u stvari moraju učiniti! Otkrivamo da većina ljudi kaže: "Sjajno! Dobar sastanak!" i oni odlaze i nema daljnjeg praćenja. Čak i ako postoji, to se događa u pogrešno vrijeme, što predstavlja povod za još jedan sastanak ili više nepotrebnog posla.
Stoga su pripreme, uspješno vođenje sastanka, uspješno praćenje nakon toga ključne komponente dobrog sastanka.
JD: Alati za upravljanje projektima i drugi alati za upravljanje radom dizajnirani su za pojednostavljenje rada. Ideja je imati manje sastanaka i (i manje e-pošte). Možete si dodijeliti jedni drugima zadatke i rokove bez sastanka o njima. Jesu li iz vašeg stajališta ovi alati promijenili sastanke u radnoj snazi?
JS: Da. Na makro razini, nadamo se da ćemo imati manje sastanaka kao rezultat tih alata.
Na primjer, ako vidim da su makete ažurirani na Dropboxu i mislim da su dobri, ne moram se susresti s dizajnerom kako bih razgovarao o njima. Ne mora me ni obavijestiti. Mogu samo otpustiti poruku koja kaže: "Hej, vidio sam ažurirane datoteke." S nečim poput Slacka, brzo mogu nekome postaviti pitanje bez da se moram sastajati kako bih raspravljao o prirodi pitanja.
Prije su ljudi željeli manje tehnologije jer je, na primjer, bilo teško nabaviti ključ za monitor, ili je to ometalo ljude.
Nadam se da porast tih alata vodi do manjeg sastanaka, ali ne znam postoje li konkretni podaci koji bi to podržali, osim propagande koju pojedine tvrtke iznose tamo. I na samom sastanku mislim da se priroda tih mijenja jer smo tehnološki orijentiraniji. Ako usluge koristimo izvan sastanka, tada i sami sastanci moraju pratiti to.
JD: Volim imati radne sastanke. Obično su za mene najproduktivnije. Sastajem se s grupom ljudi, sjedamo i radimo posao koji trebamo obaviti baš tamo, možda s našim alatima projiciranim na ekran.
JS: Zbog toga razmišljam o modelu učvršćene učionice. Učionica je mjesto za obavljanje poslova, a ne samo za gledanje prezentacije, slično kao da se sastanak ne bi trebao sazvati samo da prođe kroz palubu da bi vam netko lako mogao poslati e-poštom.
JD: Razgovarajmo malo o Do.com. Dajte mi 30-sekundno objašnjenje što je Do.com, a zatim ćemo detaljnije razgovarati o tome kako ga upotrebljavate.
JS: Do.com je softver za suradnju za sastanke. To nema nikakve veze s video i audio. Radi se o produktivnosti sastanaka.
Uz Do, ljudi mogu postaviti dnevni red tako da znaju o čemu razgovarati. U stvarnom vremenu mogu bilježiti bilješke i dodjeljivati zadatke koji su u interakciji s njihovim drugim tijekovima rada. Integrirani smo s Google Appsom, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce itd.
Imali smo više od 1, 5 milijuna ljudi koji sudjeluju na sastancima u više od 20.000 tvrtki. U osnovi pomažemo ljudima manje sastanaka, boljih sastanaka i nadamo se da će biti sretniji i produktivniji u poslu.
JD: A to je freemium model.
JS: Jeste. Možete se besplatno prijaviti, a mi imamo puno besplatnih korisnika.
JD: Jedna od stvari koja me je pogodila na web stranici Do.com je ta što zaista potiče ljude na poduzimanje ispravnih akcija, za razliku od rješenja samo po sebi. Mislim puno o stvarima kao što su motivacija i kako se ne ponašamo uvijek na način koji nam je u najboljem interesu. Stoga mislim da je uredno kad pronađem alate koji su više za usmjeravanje nego za davanje nečega. Imam osjećaj da se o tome radi Do.com.
JS: Da, slažem se. Naše uvjerenje je da sastanci predstavljaju problem koliko ljudi toliko i problem tehnologije. Na primjer, ne trebamo aplikaciju za e-poštu kako bismo spriječili Bobovo računovodstvo da šalje super dugu poruku koju je teško razumjeti. To vjerojatno ima veze s politikom tvrtke, Bobovom sposobnošću da bude profesionalac, timskom dinamikom, takvim stvarima. Neki interfejs zaglavljen u web-pregledniku neće Bob promijeniti.
O ovome sam puno razmišljao kad sam ranije radio u Yammeru. Yammer je nastojala učiniti tvrtke transparentnijima. Ali iskreno, Yammer je bio alat za transparentne tvrtke, jer je vrlo teško promijeniti kulturu organizacije.
Do.com je mnogo proizvod koji pokušava pomoći ljudima da budu bolji i pruža im tehnologiju koja im omogućuje to, umjesto da to rade umjesto vas. Iskreno, čak i ne znam možemo li prebaciti prekidač i učiniti sastanak produktivnijim. To bi bilo prilično čarobno!
Mi doista vjerujemo da će to imati ostanu moć. Ako će uspjeti, mora doći od ljudi, a mi im omogućavamo da postanu njihovi najbolji ja.
JD: Ispričajte priču o porijeklu Do.com-a i zašto se bavite ovim projektom i tvrtkom.
JS: Radio sam u Yammeru prije nego što je Microsoft kupio Yammer. I kao što vjerojatno možete zamisliti, nakon što je Microsoft kupio tvrtku, kultura se počela puno mijenjati, uključujući dodavanje puno birokracije i sastanaka.
Prošao sam otprilike godinu dana, nakon tog pribavljanja, ustanovivši da je stvarno teško raditi. Za mene je to bilo suludo, pogotovo zato što smo mi tvrtka koja je izvorno građena kako bi ljudima bila bolja!
Ukratko, dugo sam sjedio na groznom sastanku s 10 ljudi i odmicao sam se razmišljajući: "Što ja radim ovdje?" Upravo me to pogodilo ludilo.
Ako sam te pozvao na večeru i nisam se unaprijed pripremio da dobijem sastojke i imam neki koncept u kojem bih želio da gosti uživaju, a oni se pojave i kažem, "Hej, idemo u trgovinu i napravimo ovu večeru, "rekli bi, " To je ludo! Nećemo to shvatiti s vama. Došli smo ovamo na večeru! " Ali to su sastanci!
Mislio sam da je ludo, a srušio sam se napustiti i započeti novu tvrtku.
JD: Koje druge aplikacije ili usluge produktivnosti koristite? Imate li najbolje prakse za ostajanje produktivnim?
JS: Mogu li dati nekonvencionalan odgovor? Mislim da neke od najboljih aplikacija za produktivnost zapravo nisu aplikacije za produktivnost. Na primjer, Uber mi daje veću produktivnost od aplikacije poput Asane. Brže dobivam mjesta i gubim manje vremena stojeći na kiši čekajući auto.
Postoji još jedan alat koji nazivam BetterSnapTool, i opet, to nije klasični alat za produktivnost. Postavio sam svoj monitor s tri stupca, a pomoću programa Windows Snap, pritisnuo sam tipku prečaca i svi moji prozori stanu na svoje mjesto.
Ovdje koristimo i Trello i Slack. Instacart koristimo za naše namirnice u uredu. Činjenica da se nitko ne mora brinuti je od pomoći i nekako nas čini produktivnijima.
JD: A što je s najboljom praksom ili osobnim navikama produktivnosti?
JS: Počeo sam blokirati vrijeme svog dana u kalendaru kako bih bio siguran da se stvari neće preboljeti. Ujutro sam uzeo meditaciju da mi pomogne da postavim na nulu i razjasnim što je važno.
Drugi način koji je nekonvencionalan jest delegiranje stvari. Nije zvuk četiri sata radnog tjedna , ali imam osobnost koja me tjera da želim sve raditi sama. Osvještavanje potrebe za zadavanjem delegiranja, za razliku od zadane činjenje samih stvari, bilo je zaista impresivno.
Za mene je to kombinacija više promišljene, vremenske boksačke stvari i delegiranja. Dosta sam više u miru i fokusiran na dvije ili tri stvari koje su važne svakog dana. Kao osnivača možete se odvratiti od bilo čega što je povezano s tvrtkom, bilo da je riječ o odnosima s investitorima ili PR mogućnosti, i tako me delegiranje učinilo produktivnijim.
JD: Koliko vam je osoblja?
JS: Deset ljudi. Delegacija je sve lakša, ali to je, naravno, malo za tvrtke.
JD: Da, ali važno je da i drugi poduzetnici to znaju, čak i ako radite s vrlo malim timom, delegiranje je još uvijek važno.
