Organizirajte se: intervju s michael naef od doodle

Doodle.com sam prvi put susreo prije nekoliko godina, radeći s desetak volontera na projektu. Sudionici su bili razbacani po cijelom svijetu - Indiji, Izraelu, Singapuru, Kaliforniji, Massachusettsu - i nekako smo morali pronaći vrijeme kada će većina nas moći susresti se na mreži kako bi razgovarali o projektu. Jedan od volontera poslao je vezu na Doodle.com, i od tada su se datumi i vrijeme susreta slagali poput magije.

Doodle je besplatna web stranica i usluga koja zakazivanje čini jednostavnim poput stvaranja ankete. Pozovite ljude na anketu i oni jednostavno označavaju vrijeme kada su dostupni za susret, na temelju brojnih izbora koje kreator ankete pruža. To je san o učinkovitosti.

Michael Naef (također napisano Näf) osnovao je Doodle 2007. godine i glavni je direktor tvrtke sa sjedištem u Zürichu. Imao sam zadovoljstvo razgovarati s njim nedavno o tome kako Doodle djeluje kao alat koji promiče organizaciju i učinkovitost. Također je podijelio nekoliko vlastitih savjeta kako ostati produktivan i organiziran.

Najprije, kratki pregled načina rada Doodle.com:

Jill Duffy: Ogromna sam obožavateljica Doodlea i moram reći, osjećam se kao da je stalno predstavljam ljudima. Je li to problem, riješiti se riječi?

Michael Naef: S jedne strane, radimo jako dobro. Sada imamo više od 15 milijuna korisnika svakog mjeseca. Dakle, to je nevjerojatan uspjeh i za nas vrlo uzbudljivo. Ali s druge strane, postoji mnogo potencijala vani ako uzmete u obzir da gotovo svi moraju u nekom ili drugom trenutku raditi raspored.

Naš je najbolji komunikacijski mehanizam alat, usluga, sama po sebi jer je ugrađena u virusenost. Na platformu dovodite druge ljude zakazivanjem, jer morate pozvati ljude da sudjeluju u vašoj anketi koju pošaljete.

JD: To sam sigurno saznao za to. Recite mi o napretku produktivnosti u gubitku manjeg planiranja vremena pomoću alata kao što je Doodle.

MN: To je povezano nedavno istraživanje koje smo napravili. Prije nekoliko godina napravili smo studiju u kojoj smo ispitali koliko vremena ljudi trebaju organizirati sastanke svaki tjedan. Otkrili smo da bi ljudi mogli uštedjeti do pola dana svakog tjedna ako mogu iskoristiti svo vrijeme provedeno na sastancima.

Ova nova studija kojom smo se koristili kako bismo otkrili što posebno planiranje na mreži pomaže vam uštedjeti u vremenu, u usporedbi s klasičnim sredstvima, poput e-pošte ili telefonskih poziva. Otkrili smo da možete uštedjeti do dvije trećine vremena koje je potrebno zakazati, samo uklanjanjem ljudske koordinacije iz petlje i čitavim postupkom učinite efikasnijim i manje živčanim.

JD: Koji je prosječan broj ljudi na bilo kojem rasporedu sastanaka?

MN: U našem slučaju prosjek je negdje oko pet do šest. Upravo tamo počinjete uštedjeti možda pola vremena koje biste trebali zakazati [u usporedbi s zakazivanjem putem e-pošte ili telefona] i štedite sve više i više vremena što više ljudi sudjeluje. Zapravo vidimo dosta zakazivanja anketa za deset ljudi, 20 ljudi, do stotine ljudi.

JD: Mislim da ako imate samo dvije ili tri osobe, ne treba vam alat za zakazivanje. U tom je trenutku možda lakše razgovarati s ljudima i na taj način uštedjeti vrijeme.

MN: Često je. To je vrlo istina. U slučaju dvoje ljudi imamo alat za zakazivanje jednog po jednog. Zove se MeetMe, a djeluje malo drugačije. Slobodno i zauzeto vrijeme objavljujete u malom kalendaru koji je objavljen na vašem osobnom URL-u na Doodle.com.

Dakle, u mom slučaju to je Doodle.com/myke. Možete je objaviti i ako vas ljudi žele upoznati, mogu samo nastaviti i dati prijedloge u [svom kalendaru] s velikom vjerojatnošću da ćete imati vremena jer mogu vidjeti vaša slobodna radna mjesta. A onda zahtjev možete prihvatiti, odbiti ili zanemariti.

Istina je da za troje ljudi i dalje možete doći do rezultata putem e-pošte ili telefona, ali smatram da ta metoda nije tako brza kao uporaba alata kao što je Doodle.

JD: Da li se taj kalendar povezuje s bilo kojim drugim alatima, poput Outlooka ili Google kalendara?

MN: Da, ima. Sve što imamo u Doodleu - imamo i alat za rješavanje termina za imenovanje klijenta pod nazivom BookMe koji ga čini još korak dalje, na primjer, za masažni studio ili nešto slično - svi ti proizvodi nude integraciju kalendara. Sve se temelji na istoj tehnologiji i na našem kraju. To je jedna od prednosti. Ako ikad popunite svoj kalendar, bilo da je to Outlook ili iCloud [podrška za iCloud tek nedavno pokrenuta] ili Google kalendar, nakon što se povežete s ovim kalendarima, možete ih koristiti u svim uslugama koje pružamo. To će vam učiniti čitav postupak jednostavnijim i jednostavnijim.

JD: Želim se trenutak osnovati prema široj slici i razgovarati o produktivnosti općenito. Novinar me drugi dan pitao jesmo li opsjednuti produktivnošću, a mislim da to osobito vrijedi za Amerikance. Od 1970-ih, otkad se bavimo računalima na radnom mjestu, mislili smo da ćemo postati toliko učinkovitiji da ćemo možda dobiti više vremena natrag, a možda čak i imati četverodnevni radni tjedan. I smatram da to uopće nije tako. Postali smo opsjednuti produktivnošću u ovom naumu da radimo jače, proizvedemo više rezultata, zaradimo više novca za tvrtku - pitao sam se u vaše mišljenje o tome.

MN: To je vrsta široke teme (smijeh)! To doživljavamo i u Europi. Mislim da je to definitivno tendencija u Sjedinjenim Državama, ali u svim vrlo industrijaliziranim zemljama i mentalitetima u kojima ljudi također teže da budu produktivni, da postignu stvari.

Također s pokretom "kvantificirano ja" gdje pokušavate izmjeriti sve što radite i pokušavate optimizirati. Mislim da postoji opasnost da petlje postaju sve kraće i kraće, a pojedinca to postaje vrlo naporno. Ljudi trebaju biti svjesni gdje su njihove snage i gdje su im granice, tako da znaju kada usporiti ili kada ubrzati kad je to potrebno ili redovito.

S druge strane, mislim da je vrlo pozitivan trend što mnogi od ovih zamornijih zadataka - bilo zakazivanja događaja ili pronalaska leta ili traženja veza u vlaku ili pronalaženja stvari na Internetu - svejedno, sve ove naporne zadatke to im je toliko lakše i pomažu vam da uštedite vrijeme. Mislim da je izazov uložiti uštedeno vrijeme ne samo u povećanje produktivnosti, već i u povećanje kvalitete života osobno za vas. Postoji delikatna ravnoteža između toga koliko posla želite raditi, onoga što vam daje i koliko privatnog života trebate. A koliko treba siva zona između te dvije, na kraju je to vrlo osobna odluka.

JD: Otkrivam da sve više i više ljudi voli imati kombinirani život, da žele da njihov osobni kalendar i njihov profesionalni kalendar budu jedan. Svakako koristim Doodle puno u društvene svrhe, vjerojatno više nego za posao. Kao što ste rekli, povećana produktivnost tamo rezultira nekim blagodatom slobodnog vremena i smanjenim stresom.

Postoje i drugi primjeri aplikacija za produktivnost koji stvaraju začarani krug pokušaja da učinite produktivnijim i nastavite s radom.

MN: Uvijek postoje ta dva različita pogleda. Postoji privatni i profesionalni život, a tu je i razgovor o ravnoteži između posla i života. Ovo je opet vrlo osobno pitanje: mislite li da su rad i život vrlo odvojene stvari i da morate uspostaviti ravnotežu između njih dvoje ili je spoj tih dvaju područja vašeg života trebao biti u pravom ritmu za vas kao osoba.

JD: Recite mi nešto više o studiji koju ste proveli. Je li vas pronašlo nešto iznenađujuće?

MN: Nismo bili iznenađeni samim rezultatom. Imali smo puno anegdotskih dokaza da Doodle pomaže ljudima da odrade posao i pomogne ljudima da uštede vrijeme, a to je bilo i naše vlastito iskustvo kada smo koristili alat. [Rezultati studije] bili su samo još sustavniji dokaz da je to zaista tako.

Ono što nas je zaista zaprepastilo je razlika. Ako pogledate tablicu koja pokazuje koliko se vremena koristi, ljudi koji planiraju bez alata troše 90 do 120 minuta kako bi nešto zakazali s deset do 15 sudionika. S Doodleom u ovom eksperimentu treba im samo pola sata, a to bi bila velika ušteda vremena koju ne bih ni očekivao.

JD: Možete li podijeliti neki savjet ili praksu organizacije koju osobno koristite? To se ne mora nužno odnositi na planiranje.

MN: Prije nekoliko godina pročitao sam knjigu Getting Things Done. Bila je to za mene vrlo produktivna knjiga. Nisam koristio sve tehnike koje on opisuje. Ali jedna od tehnika koje se pridržavam je da izbacim sve iz glave u korisne sustave i pouzdane sustave.

Danas strogo radim s kalendarima i popisima obveza. Većina mi donosi sve te male zadatke iz glave i oslobađa mi glavu za produktivniji rad. Znajući da imam pouzdan sustav koji će me podsjetiti kad se mora nešto učiniti, ono što mi je pomoglo da radim puno više, da radni dan učinim mnogo produktivnijim. Ali to također oslobađa moj um. Imati slobodnog uma za slobodno vrijeme i za sve drugo što radim, umjesto da moram razmišljati: "Ne smijem zaboraviti ovo ili ono".

JD: Moj partner je rukovoditelj operacija i na bilo kojem trenutku na listi obaveza mu je između 100 i 150 zadataka. Rekao mi je: "Najvažnije držim u glavi, jer se brinem za njih, a ostalo čuvam u e-pošti." Pokušao sam mu objasniti da je to stres za njega. Kad zadaci nisu na jasnom mjestu gdje ih možete vidjeti, oni stvaraju stres. Ali nakon što pređete na pouzdan sustav kojem možete vjerovati, znat ćete da će sve biti prisutno kad vam zatreba.

No želi se prebaciti na novi i organiziraniji sustav. Procijenio sam da će imati oko dvotjednog razdoblja bolne tranzicije. Jeste li iskusili nešto slično? Kad ste prešli na GTD, jeste li imali bolova pri prelasku?

MN: Nisam doživio toliko prijelazni period, već sam doživio mentalne prepreke. Prije nego što sam uveo sustav u svoju radnu praksu, nisam zaista vjerovao da će on raditi na kraju ili da ga mogu stalno ažurirati ili da će to zaista biti pouzdan sustav koji će mi pomoći da se probijem danima i kroz tjedana. To mi je trebalo dosta vremena, nekoliko tjedana dok nisam odlučio, "pa, samo da probamo." I onda, proveo sam jedan dan postavljanja sustava. Sada nemam ni mape e-pošte. Obično imam samo prazan pretinac pristigle pošte i sve važno stavim na svoj popis obaveza. Počelo je prilično dobro.

Čak sam pojednostavio sustav tijekom nekoliko mjeseci. Danas je to za mene vrlo jednostavan sustav. Najbolji dokaz za to je da većinu dana koje ne poznajem sastanke i sastanke i druga kalendarska događanja javljam se sutradan ili dan nakon toga jer je sustav dovoljno dobro organiziran da će sve uspjeti ok i podsjetit ću se. Obično ujutro samo pogledam svoj kalendar da vidim što se događa danas.

JD: Koje druge aplikacije i usluge koristite?

MN: Sjeti se da je mlijeko vrlo važno za mene kako bih održao svoje zadaće na tragu. Koristim internetski sustav kao i Androidovu aplikaciju da napišem sve što vam padne na pamet tijekom sastanka ili prilikom druženja. Umjesto da se pokušavam sjetiti, to samo napišem.

Drugi je Google kalendar. Sve što je doista datum i vrijeme datira je unutra. Tamo ima mnogo kalendara, kako za moj privatni život, tako i za rad.