Organizirajte se: kako upravljati svojim radom s proračunskim tablicama

Jedan od najjednostavnijih organizacijskih trikova koji koristim na poslu je zadržavanje privatnih proračunskih tablica vlastitog napretka. Nitko ne zahtijeva da to učinim. Nitko ne pita moje proračunske tablice. Držim ih u cijelosti radi sebe, kako bi me učinkovito djelovalo i da bih mogao brzo vidjeti što sam postigao.

U ovom izdanju Get Organized podijelit ću nekoliko proračunskih tablica koje trenutno čuvam i objasniti što rade za mene. Iako se sadržaj proračunskih tablica posebno odnosi na moj rad, mnogi su principi univerzalni i prilagodljivi drugim vrstama rada.

Spremanje i zakazivanje ideja

Stupac Get Organiziran je tjedno, što znači da moram smisliti 52 ideje koje ću zapravo upotrijebiti za godinu dana… što znači da će mi vjerojatno trebati dodatnih 50 do 100 ideja koje ću na kraju odbiti (većini od nas je potrebno stvoriti ogroman broj ideja za pronalazak doista dobrih).

Također moram pogledati unaprijed nekoliko tjedana i obratiti pažnju na datume kad će se članci objavljivati ​​(svakog ponedjeljka) kako bih razmišljao hoće li određena tema biti u sinkronizaciji s nečim drugim u svijetu. Na primjer, prošlog svibnja, kada su novi diplomirani ljudi tražili posao, objavila sam niz članaka na tu temu: kako upravljati mrežnim pretraživanjem posla, kako stvoriti čist i profesionalan mrežni profil, savjete za životopis i popratna pisma itd.,

Da bih to učinio, držim vrlo rudimentarnu proračunsku tablicu s trajnim popisom ideja na dnu i rešetkom na vrhu sa svim zakazanim datumima objavljivanja. Proračunska tablica mi pomaže široko razmisliti o tome kako planirati teme kroz mnogo tjedana i mjeseci. Lako mogu promijeniti redoslijed budućih članaka kako bih stavio više vremena između tema koje se čine previše slične ili objedinio one koje su logički povezane.

Ova posebna proračunska tablica živi na Google disku jer mi je ta usluga dostupna s bilo kojeg mjesta i ako imam ideju dok sam izvan ureda, mogu se prijaviti i dodati je bez oklijevanja.

Budući da se često vraćam na ovu proračunsku tablicu da bih zabilježio djelo nakon što ga dovršim, redovito pregledavam ideje koje sam smislio. Mnogi ljudi zapisuju svoje bilješke o svojim idejama, ali nikad im se ne pozivaju na njih. S ovim sustavom se suočavam sa vlastitim popisom ideja barem jednom tjedno.

Bilježenje napretka projekta

Veliki dio mog posla u PCMagu je testiranje softverskih proizvoda i fitnes uređaja i pisanje recenzija proizvoda, tako da imam još jednu proračunsku tablicu posvećenu tom radu.

(Ispričavam se zbog male količine zamagljenog sadržaja na gornjoj slici.)

Dopustite mi da samo brzo objasnim stupce koje vidite na gornjoj slici. Prvi stupac, nazvan ID, ID je članka recenzije proizvoda koji je objavljen. Stupac B je naziv proizvoda. Stupac C, Status zadržava status recenzije, tako da "objavljen 12. travnja-13." Znači da je članak objavljen 12. travnja 2013. Stupci od D do I su potvrdni okviri koji se odnose na posao koji mora biti dovršen prije pregleda proizvoda može se kretati kroz postupak uređivanja i objavljivanja.

Kriteriji (stupci DI) uključuju evidentiranje proizvoda u bazi podataka ("QB"), predaju obrasca u kojem su opisane specifikacije proizvoda ("Specifikacije"), prijenos slike proizvoda ("Slika") i stvaranje prezentacije dodatnih podataka slike ("Prezentacija"). Svaki proizvod također treba ocjenu od jedan do pet ("Ocjena"), a ja sam dodao još jedan stupac za "Bilješke", gdje uglavnom samo naznačujem da li proizvod zaslužuje izbor PCMag urednika.

Proračunska tablica zaista je u središtu niza potvrdnih okvira. Omogućuje mi na prvi pogled jesam li obavio sve potrebne predradničke radove. Ali ima i drugih prednosti.

Na isti način na koji prijavljujem ideje o brainstormingu za buduće stupce Organizirani, ja se također prijavim na dnu proizvoda s proračunskim tablicama Recenzije koji mogu biti zainteresirani za pregled. Stoga uvijek imam tekuću listu svježih ideja.

Ona također služi kao vrlo brza referenca ako moram potražiti datum objave ili jedinstveni ID članka za proizvode koje sam pregledao (što radim često). Sigurno da u uredu imamo i druge sustave koji mogu pronaći te informacije, ali obično mi je brže izvlačiti ih iz ove proračunske tablice, jer sam je prilagodio da bude specifičan za moje potrebe.

Praćenje onoga što se promijenilo

Posljednja proračunska tablica koju želim podijeliti je ona koju koristim za praćenje određenog članka koji pišem: 100 najboljih iPhone aplikacija. U ovom je članku potrebna složena organizacija kojom upravljam jer često ažuriram sadržaj. Drugim riječima, svakih nekoliko tjedana nekoliko od 100 najboljih aplikacija su nove. Moram biti budan prema tome koje su aplikacije za koje sam danas rekao da su najbolje danas u odnosu na ono što sam rekao prije šest mjeseci.

Moja metoda je prilično jednostavna. Zabilježim svaku aplikaciju u Excelu dok ulazi na 100 najboljih mjesta. Zabilježim datum kad je članku dodan ili zadnji put kad sam ažurirao tekst, ako je riječ o aplikaciji koja je još uvijek dobra, ali značajno ažurirana od posljednjeg puta kada sam o tome napisao zamagljivanje. Također čuvam trenutni popis aplikacija koje su ranije bile na popisu, ali su od tada izgubile svoje mjesto.

Ova mi proračunska tablica pomaže i da vidim jesam li pogodio 100 aplikacija jer ih Excel automatski broji. Također ga koristim za grupiranje aplikacija na različite stranice dodavanjem obruba koje ukazuju na prekide stranica. Kodiranje u boji također mi omogućuje da vidim koje su aplikacije nove na popisu (žuta), što je zastava tijekom postupka objavljivanja što znači da bih trebao pregledati te odjeljke pobliže od ostalih.

Dopustite da priznam i da ne koristim sve stupce koje sam prvotno postavio u ovoj proračunskoj tablici. U jednom ili drugom trenutku, mislio sam da je neki podatak važan, tek da bih kasnije shvatio da mi to uopće ne treba. Budući da ova proračunska tablica pripada samo meni, mogu napustiti područja koja nisu posljedica isplativanja. Mogao bih očistiti proračunsku tablicu i riješiti se dijelova koje ne koristim, ali više mi vrijedi zadržati ih i ne koristiti ih nego što bih uložio u to da proračunsku tablicu malo uredim. U čemu je stvar? Nitko to osim mene nikad ne vidi.

Prednosti upotrebe proračunskih tablica kako biste pratili svoj rad

Jednostavne proračunske tablice mogu biti moćan alat za organiziranje vašeg rada i ne morate ih Excel stvarati. Prednosti upotrebe proračunskih tablica za praćenje rada uključuju:

• ako budete mogli vidjeti ono što ste već napravili, pa da to ne ponovite (ili ako trebate ponoviti, brzo možete vidjeti kada i kako ste to napravili prvi put, tako da možete iskoristiti taj prethodni posao)
• ima posvećeno mjesto za snimanje ideja i redovito ih pregledavanje
• vođenje evidencije o vašem radu ako vam ikada trebaju dokazi o onome što ste postigli
• olakšavajući vlastite zadatke stvaranjem sustava pronalaženja podataka koji je u potpunosti prilagođen vašim potrebama.