Video: ORGANIZIRAJTE SA MNOM CIJELU KUĆU (Studeni 2024)
Sjećate se obećanja Thierryja Bretona da će ukloniti interni korporativni e-mail od 100 posto iz svoje tvrtke Atos do 2014.? U vrijeme kada je objavio svoju ambiciju - bila je to 2011. - mnogi su ljudi iz tehnološkog i poslovnog svijeta podjednako podsmjehivali. Njegov plan nazvali su smiješnim. Rekli su da nam treba e-pošta. Oslanjamo se na to. Potrebno je!
Brzo naprijed danas, a klima se već promijenila. Sve više slušam od uredskih radnika kako je e-pošta okosnica njihova postojanja. Toliko je gubljenje njihovog vremena kao i 'm' riječ: sastanci. Kad me pitaju zašto je toliki teret, ljudi obično kažu nešto poput: "Dobivam tonove e-mailova koji nemaju nikakve veze sa mnom" ili "Polovica teme na kojima uopće nisam bitna je za moj rad." Čak sam počeo čuti iste osjećaje od nekolicine ljudi o osobnom e-mailu: "Dobivam devet naknadnih e-poruka od članova mog knjižnog kluba u kojima se potvrđuje sljedeći datum knjižnog kluba! Pozdrav, ljudi! Bilo je to u prvom e-mailu!"
Evo nekoliko strategija za stvarno obrezivanje ili učinkovito rezanje na prolaznim e-porukama koje jednostavno ne trebaju. (Iako ovaj članak ne pokriva Graymail, imam puno drugih savjeta kako upravljati biltenima e-pošte i dnevnim ponudama.)
1. Tražite uklanjanje iz grupe e-pošte, licem u lice
Što se više oslanjamo na e-poštu, to je sklonije zaboraviti da neke probleme najbolje rješavamo kratkim razgovorom. Ovaj savjet može zvučati suludo i vrlo malo tehnološki, ali može biti izuzetno učinkovit. Ako ste dio redovne grupne e-pošte (recimo, dnevno izvješće ili tjedna prijava projekta) i ne želite više biti, razgovarajte s osobom koja upravlja ili pokreće tu e-poštu, po mogućnosti licem u lice licem ili preko telefona, ako morate. "Bok", reći ćete, "Znate onu dnevnu e-poštu o takvim i takvim? Trebam li biti na tome? Ja stalno dobivam poruke, ali one se zapravo ne odnose izravno na mene ili moj rad. Mislite li mogao bi me ukloniti?"
Najgore što biste mogli učiniti u ovoj situaciji je odgovoriti svima porukom koja glasi "odjavite se". To je nepristojno. Pokazuje da nemate društvenog takta ili mreže. A to dokazuje da ne znate kako upravljati vlastitom e-poštom.
Kad razgovarate licem u lice, opet postajete čovjek. Ugodna ste osoba s razumnim i izravnim zahtjevom. Ako postoji razlog zašto primate poruke, osoba će vam objasniti zašto ste do sada uključeni.
2. Koristite društvene mreže, alate za upravljanje projektima i IM
Po mom mišljenju, društvene mreže (uključujući poslovne mreže kao što su Yammer i Podio) bave se prijavljivanjem za prijavu mnogo bolje nego e-pošta. Uzmimo slučaj moje prijateljice koja se grčila zbog svog kluba. Da je organizator postavio sljedeću pozivnicu za sastanak kluba na Facebooku umjesto putem e-pošte, dobivanje podataka osjećalo bi se manje obvezno za članove. Facebook događanja nisu obavezna. Možete doći do njih i probaviti informacije kad vam se sviđa. Kada isti poziv na događaj stigne putem e-pošte, čitanje se odmah osjeća obveznim.
U poslovnim organizacijama alternativni alati za komunikaciju također mogu značajno smanjiti neželjene e-poruke. Ovdje u PCMagu imamo tendenciju korištenja programa za razmjenu trenutnih poruka kad imamo nešto za brzo komuniciranje i želimo jednako brz odgovor. Yammer koristimo za upravljanje nekim zadacima koji rade na "tko može odgovoriti prvi, molim". Koristimo platformu za upravljanje projektima Basecamp da na jednom mjestu pričamo o tekućim umjetničkim i dizajnerskim projektima.
Zato koristite sve različite alate koji su vam na raspolaganju, a ako ste na rukovodećem položaju, potaknite i ostale. Zagovaranje rješenja za više alata pomoći će u smanjivanju potrebnih e-poruka.
3. Koristite Automatsko razvrstavanje ili filtre
Najčešće rješenje za upravljanje neželjenom e-poštom jest postavljanje automatiziranih pravila za razvrstavanje ili filtera kako se ponekad nazivaju koja neželjene poruke stavljaju na određeno mjesto (obično mapu, ali ponekad i smeće) prije nego što čak i dodju u vašu pristiglu poštu., Svi glavni programi e-pošte imaju ovu značajku.
Pronađite e-poštu koju više ne želite, identificirajte nešto konkretno i popravljeno u vezi s njom (npr., Uvijek ista ključna riječ u retku predmeta, pošiljalac itd.) I postavite pravilo koje će sve te poruke sortirati u novu i s odgovarajućom oznakom. mapa za vas.
Još jedna mogućnost u programu Microsoft Outlook jest da se odjavite pretplatno i bez najave iz teme tako što ćete jednostavno "prigušiti" razgovor (pogledajte moje savjete za Outlook kako to učiniti), iako vas to ostavlja zaglavljenim ako netko ponovo koristi isti predmet liniju kasnije, jer je to cilj za izvršenje operacije. (Drugim riječima, kada zanemarite temu, Outlook automatski premješta u mapu "izbrisane stavke" sve poruke koje sadrže istu liniju predmeta prekršljive e-pošte.)
Osobno ne koristim automatski automatsko razvrstavanje jer se oslanja na novo ponašanje: redovitu provjeru zadanih mapa. U prošlosti sam, kad god sam postavio sortiranje, odmah zaboravio da sam to učinio i nekoliko dana kasnije primijetio hrpu e-mailova koji su možda sadržavali nešto važno gurnute na put. Radije bih izbrisao neželjene poruke dok ih primam. Ako se odlučite za ovu rutu, samo budite pažljivi u redovnoj obradi tih sortiranih e-poruka.
4. Recite ljudima da ne pišu natrag "Hvala"
Prvi put kad sam čuo da je kolega na bivšem poslu glasno rekao drugom kolegi, "Bi li vam smetalo da ne odgovorim" hvala "na poruku kad sve što je potvrda znate da sam učinio ono što sam trebao učiniti? Pomoći će mi da sačuvam vrijeme e-pošte, " raznijela mi je pamet! Možete to reći? Svakako, možda ćete ispasti kao malo mrzovoljni, ali nagore je da nećete dobiti puno zaista nepotrebnih poruka e-pošte.
Možete je preformulirati i kao izrazito pasivno-agresivnu - „Stvarno se neću uvrijediti ako mi se manje zahvalim putem e-maila. Već znam da cijenite moj rad“ - ali ne preporučujem ga!
Dodatna sredstva
Ostali alati koji vam pomažu da ostanete iznad e-pošte uključuju Sanebox (koji automatski postavlja automatsko razvrstavanje) ili aplikaciju Mailbox za iOS (vrlo korisno za održavanje e-pošte tijekom izvan ureda), ali oni su više za općenito trijaža e-pošte nego smanjivanje neželjenih poruka.
