Organizirajte se: digitalizacijom osobnih dokumenata

Sadržaj

• Organizirajte se: Digitalizacija osobnih dokumenata
• Što ne digitalizirati

Računala su vrlo dobra u pretraživanju. Računala su također izvrsna u pretraživanju. Bez obzira na to koliko brzo i učinkovito mislite da možete pronalaziti i dohvatiti podatke iz svoje kuće s komada papira, budite sigurni, računala to mogu brže.

To je razlog A-broj jedan, kada biste trebali digitalizirati mnoge svoje osobne dokumente.

Postoji i više razloga, poput činjenice da čak i do podataka o tom dokumentu osiguranja od poplave ne možete doći ako je na komadu papira u vašoj kuhinji, a otkazani let ostavio vas je zarobljene u St Kittsu, zbog uragan natrag kući. Ne bi li bio zgodan trenutak da digitalni dokument bude dostupan sa vašeg prijenosnog računala, pametnog telefona ili tableta?

Evo još jednog: Promijenili ste liječnike, programe osiguranja i ljekarne nekoliko puta u posljednjih nekoliko godina, a ljekarnik sada mora znati da li ste ikada uzimali određene lijekove. Ne bi li bilo korisno prijaviti se u neki sigurni sustav koji sadrži sve recepte koje su napisali vaši liječnici jer ste se potukli kamerom svog telefona prije nego što ste ih napunili?

Ili ste možda motivirani da digitalizirate više svojih osobnih dokumenata kako biste se jednostavno riješili nereda. Razlozi za to su beskrajni, a izgovori za započinjanje su također. Evo nekoliko savjeta i trikova koji će vam ostaviti bez izgovora da više odgađate zadatak.

Što digitalizirati

Prije nego što smanjite količinu papira u vašem domu, morate odlučiti koji dokumenti vrijede za digitalnost. U mnogim ćete slučajevima zadržati izvorne dokumente, čineći ih digitalnim u osnovi rezervnom kopijom. Ovaj bi vam popis mogao pomoći pri generiranju ideja:

• porezi

• porezno priznati porezi

• paystubs

• djela i zakupi

• jamstva

• putovnice (mnoge zemlje imaju vrlo specifična pravila glede izrade kopija putovnica; provjerite kod svoje vlade)

• obiteljske arhive, poput rodnih listova, dokumenata o posvojenju, vjenčanih knjiga, umrlih i iseljeničkih dokumenata

• oblici osiguranja

• medicinski i stomatološki zapisi i recepti

Ako vaš poslodavac ne daje elektroničke obračunske liste, trebali biste apsolutno čuvati originale najmanje šest mjeseci, ako ne i cijelu godinu. Banke i stanodavci često traže te dokumente, pored poreznih obrazaca (W2 u SAD-u), prilikom ispunjavanja financijskih ili stambenih papira.

S putovnicama i nekim drugim službenim pravnim dokumentima, budite oprezni oko pravila za izradu kopija. Obično je dobra slika smanjiti ili povećati za najmanje 10 posto (tako da ne izgleda kao da je pokušavate krivotvoriti).

Čak i ako ne mislite da ćete ikada trebati dostaviti replike bilo kojeg od ovih dokumenata, sigurno će doći slučajevi kad trebate navesti svoj broj putovnice (za prijavu, recimo) ili neki drugi podatak iz njih. Mnogo je učinkovitije tražiti te podatke s računala nego započeti kopanje po ormaru punom papira.