Organizirajte se: najbolji način izrade sigurnosne kopije adresara

Organiziran, ažuriran i potpuno poduprt adresar bio bi moj san. Ljudi koji su morali neočekivano zamijeniti telefon, bilo zato što je izgubljen, ukraden ili nepopravljivo oštećen, znaju koliko je važno imati sigurnosnu kopiju popisa kontakata. Svi smo vidjeli prijatelja koji objavljuje na društvenim mrežama: "Izgubio sam telefon. Pošaljite mi poruku na ovaj broj i recite mi tko ste."

Kao i većina ljudi, i moji kontakti su posvuda. Radim na tome da se u Appleovim kontaktima ažuriraju podaci obitelji i prijatelja. E-adrese većine mojih suradnika nalaze se na mojem poslovnom računu e-pošte. Moji osobni Gmail i drugi osobni računi e-pošte sadrže nekoliko korisnih informacija na njihovim povezanim popisima kontakata, ali također su prepuni automatski spremljenih podataka, kao i svaka organizacija kojoj sam ikad poslala e-poštu.

Mnoge su tvrtke pokušale riješiti problem spajanja raštrkanih kontakata u više različitih baza podataka. Pokušao sam ih s puno, a tužna je istina da u centraliziranom adresaru nikada nisam našao ono koje ima svako svojstvo koje želim.

Izgradite vlastiti

Prije nekoliko godina, eksperimentirao sam s ad-hoc metodama generiranja popisa prilagođenih kontakata, većinom koristeći IFTTT. To nije bio potpuni neuspjeh, ali završilo je generiranje proračunskih tablica, koje nisu baš tako korisne ili zabavne za pretraživanje s mobilnog uređaja.

Ako želite imati veliku kontrolu, međutim, način na koji možete sastaviti vlastiti popis kontakata. Samo pripazite i spremite je na nekom mjestu koje vam je dostupno s mobilnog uređaja kako biste mogli telefonirati i podizati adrese ljudi dok ste u uredu za slanje poklona pošte (moja dva najvažnija slučaja upotrebe, osim e).

Opcije kontakta treće strane

Brojne mobilne aplikacije pristojno rade na spajanju i sinkronizaciji kontaktnih podataka iz mnogih izvora. FullContact (Android, iOS, web) je prilično dobar. Povezujete ga s računima e-pošte i drugim internetskim uslugama koje imaju povezane popise kontakata i on objedinjuje baze podataka na jednom mjestu. Ali onda to čini nešto drugačije. FullContact pretražuje web radi ažurnih podataka o istim tim ljudima.

Kada sam započeo pisati ovaj članak, neko vrijeme nisam koristio FullContact, pa sam vodio kontakte kroz njegov čarobni postupak. U početku sam bio šokiran kad sam saznao da je prilično urednik na visokoj razini za kojeg sam znao da je i sada predsjednik organizacije koja se bavila reklamiranjem! Kakav prodor, pomislila sam. Ali oni su otišli kopati po internetu radi dodatne informacije i ispada da je to netko drugi s istim imenom. Nažalost, FullContact mi nije dao dovoljno konteksta da shvatim da imam posla s pogrešnim momkom, što je i problem u kojem biste mogli naići i na ovu aplikaciju. Kad sam pretražio sam, znao sam u trenutku kada sam vidio tip tog čovjeka da se radi o pogrešnom identitetu.

Cloze (Android, iOS, web) druga je aplikacija kojoj sam se sada i kasnije obraćao, iako je to više aplikacija za odnose s kupcima nego aplikacija za upravljanje kontaktima. Kao i FullContact, Cloze započinje traženjem da povežete razne račune, a zatim ona spaja sve što imate. Njegova značajka potpisa, međutim, jest ta što se i on povezuje s računima na društvenim medijima i daje vam više uvida u ono što vaši kontakti rade, a ne samo na to kako stupiti u kontakt s njima. Analizirajući ne samo svoje kontakte, već i interakciju koju imate s njima i učestalost, Cloze identificira ljude koji bi teoretski trebali biti najvažniji za vas, barem iz perspektive napretka.

Veliki je problem kod Clozea i FullContact-a taj što im izvučete toliko puno prije nego što platite veliku naknadu za pretplatu, u iznosu od 159, odnosno 99 USD godišnje.

Dvije slobodne spajalice

Dok sam nastavio tražiti način za spajanje, organiziranje i izradu sigurnosne kopije popisa kontakata, našao sam se na dva spona: Google kontakti i Apple kontakti. Oboje pohranjuju svoje podatke u oblak, a oba se lako vraćaju na iPhone ili Android telefon. Oni su besplatni (ovdje umetnite odricanje o tome kako znam da ništa nije uistinu "besplatno"…). Oboje imaju alate za uvlačenje informacija iz drugih izvora i uklanjanje duplikata s popisa. Na žalost, deduping dio je veliko razočaranje s obje aplikacije.

Google kontakti nedavno su ažurirani kako bi imali drugačiji izgled i neke nove značajke, ali malo je svjetla o broju usluga s kojima se može povezati za automatski uvoz kontakta. Osim toga, da biste ručno uvezli kontakte, morate se vratiti na staru verziju aplikacije jer je nova još ne može.

Apple Contacts, na kraju, postao je moj top izbor. Povezuje se s mnogo više usluga nego što sam shvatio. Osim očitog, iCloud, također radi s AOL, Facebookom, Googleom, LinkedIn-om, Microsoft Exchangeom, Yahoo-om i svim ostalim što može stvoriti CardDAV ili LDAP datoteku. Siguran sam da je ovo rješenje razočaranje Android korisnika, a to nije izgubljeno na meni. Imam Android uređaj i još uvijek pokušavam odlučiti o najboljoj metodi za omogućavanje dostupnosti mojih iCloud kontakata. Drugi problem je taj što je, kao što je spomenuto, značajka oduzimanja strašna i propustila je na desetke unosa koje je trebalo spojiti na mom testiranju. Završio sam sat vremena listajući se po popisu kontakata kako bih ga očistio.

Što je aplikacija idealnih kontakata?

U idealnom svijetu želim jedan popis kontakata izgrađen spajanjem drugih aplikacija i baza podataka kontakata koje već čuvam (Gmail, Facebook, Apple Contacts, Outlook i tako dalje). Apsolutno želim mogućnost pristupa tom popisu s bilo kojeg uređaja, što znači da želim podatke spremljene u oblaku.

Također želim mogućnost da kažem masi da zanemaruje ili sakriva kontaktne kartice, masovno, koje nedostaju ključne informacije koje sam odabrao. Na primjer, ako imam spremljenu adresu e-pošte kao kontakt, ali uz nju nije priloženo ime ili druge podatke, riješite se toga!

Bilo bi korisno i ako bi ljudi povremeno mogli i ažurirali svoje podatke o dosjeu, a iako neke tvrtke pokušavaju ugraditi ovu značajku u svoje aplikacije, ona se nikada ne može isključiti iz više razloga. Do tada mislim da je najbolja metoda ažuriranja adresara spajanje nekoliko izvora u jedan i spremanje u oblak.

Dodatne sigurnosne kopije potražite u Vodiču za početnike za izradu sigurnosnih kopija na računalu, najbolji softver za sigurnosno kopiranje i najbolje priče o uslugama sigurnosnih kopija na mreži.