Organizirajte se: 7 načina za automatsku organizaciju kontakata | jill duffy

Koliko adresa e-pošte koristite? Koliko baza podataka kontakata imate kao rezultat? Održavanje aktualnog adresara predstavlja bol, jer zahtijeva često ažuriranje. Srećom, postoji nekoliko načina za automatizaciju procesa ažuriranja i izrade sigurnosne kopije popisa kontakata.

Ovdje ću podijeliti sa vama sedam načina na koje možete automatski organizirati svoj popis kontakata. Pet trikova koristi IFTTT, besplatnu web stranicu i uslugu koja se zalaže za "ako ovo, onda to". IFTTT funkcionira na ovaj način: ovlašćujete ga da ima pristup različitim mrežnim računima koje koristite, kao što su Gmail, Evernote, iOS kontakti i tako dalje. Zatim kreirate „ako je ovo, onda onaj“ scenarije (ili „recepte“, kako ih zovu) koje usluga provodi. Pokazat ću vam nekoliko primjera u trenu. Ne biste trebali znati kako kodirati ili pisati skripte za kreiranje recepata. Zaista je vrlo jednostavno.

Radije koristim internetsku stranicu IFTTT na ekranu računala ili laptopa u punoj veličini, ali tu je IFTTT iPhone aplikacija i nedavno objavljena IFTTT Android aplikacija ako više volite raditi na mobilnom uređaju.

Dakle, evo pet načina pomoću IFTTT-a (i dva načina bonus pomoću alata koji nisu IFTTT) koji će vam pomoći u organizaciji, sigurnosnoj kopiji i općenito održavanju vašeg adresara. Prijavite se za besplatni račun IFTTT i potražite te recepte u odjeljku "Pregledaj" na web mjestu. Primijetit ćete da su ovdje sadržani recepti slične prirode, ali koriste različite usluge. Za više prijedloga za automatizaciju, pogledajte 101 najboljih ifttt recepata.

1. Ako stigne nova Gmail adresa e-pošte, zatim dodajte "From Address" na Google disk

Omogućite ovaj recept i kada stigne nova Gmail poruka, automatski ćete dobiti zapis e-adrese pošiljatelja u proračunsku tablicu Google diska. Ispitujući ovaj recept, primijetio sam da ćete dobiti duplikate, što je nekako neugodno i manje nego idealno. Ako imate inteligentan, automatiziran način uklanjanja ovog popisa, podijelite ga u komentarima!

2. Ako je novi kontakt dodan u iOS kontakte, zatim dodajte "s adrese" na Google pogon

Ova automatizacija funkcionira isto kao i prije nje, osim što koristi iOS kontakte, a ne nove dolazne Gmail poruke. Kao rezultat toga, ne trpi gore navedeni duplikat. Sa donje strane, namijenjen je samo Appleovim korisnicima.

3. Ako je Novi kontakt dodan u iOS kontakte, Zatim pozovite za povezivanje na LinkedIn

Uključite ovaj recept i on će vam pomoći u održavanju baze podataka LinkedIn veza. Možete ga koristiti kao i druge recepte za kontakt za iOS (niste ograničeni samo na jedan), ali opet, samo ako ste korisnik Apple-a.

4. Ako nova pošta stiže u Gmail, a zatim dodajte adresu e-pošte pošiljatelja u bilješku u Evernote

Ovaj je recept jedini na ovom popisu koji nije prethodno pripremljen na IFTTT-u i dostupan u odjeljku "Pregledaj", ali podijelio sam ga, pa bi trebao biti javno dostupan sada. Kao i u prethodnom Gmail receptu (broj jedan na ovom popisu), imat ćete duplikat unosa kako nove e-poruke stižu, ali barem ćete imati sigurnosnu kopiju kontakata.

5. Ako je novi kontakt dodan u iOS kontakte, dodajte bilješku Evernote

Evo još jednog za iOS korisnike. Izradite sigurnosnu kopiju iOS kontakata u Evernoteu. Kako je napisano, u ovom receptu će se navesti pošiljateljevo ime, telefonski broj, adresa e-pošte, adresa, povezanost (organizacija / tvrtka), naziv posla, bilješke i datum. Možete urediti recept kako biste izuzeli bilo koje od tih polja ako želite.

Dva bonus trika

Iako je IFTTT izvrsna usluga koja se jednostavno koristi, imam još dvije taktike organiziranja kontaktnih podataka.

6. Prosljeđujte poruke na prilagođene varijacije vaše Gmail adrese

Jedan koristi stari Gmail trik. Ispada da razdoblja na vašoj Gmail adresi ne utječu na dostavu pošte. Dakle, i obje isporučuju na isti račun. Trik je, dakle, postaviti pravilo u Gmailu koje filtrira različite varijacije na vašoj Gmail adresi. Postavio sam pravilo tako da ako dolazni mail bude poslan na moju osobnu Gmail adresu s dva posebno postavljena razdoblja u imenu, poruka preskače pretinac pristigle pošte i označena je "Kontakti". Ovu adresu koristim kada dobijem e-poštu poslanu na moju adresu rada koju od nekoga tko također postaje osobni kontakt: prosljeđujem poruku na svoju posebnu varijantu Gmail adrese ili odgovor. Rezultat toga je da su ti ljudi i povijest e-pošte sada u mom osobnom Gmailu, u cijelosti moguće pretraživati, ali skriveni iz vidokruga iz moje pristigle pošte.

7. Automatski dodaj u kontakte dolazne i postojeće adrese e-pošte

Drugi trik je korištenje besplatne aplikacije EasilyDo za Android ili EasilyDo za iPhone. To je aplikacija osobnog asistenta s desecima automatizacija koje opcionalno možete omogućiti. Ima automatizaciju nazvanu Kontakt podaci, koja traži nove i postojeće podatke o kontaktima s računa e-pošte koji joj dajete dozvolu za pristup. Zatim dodaju osobe koje vam pronađu račune kontakata, Evernote, Salesforce i LinkedIn ili što god odaberete. EasilyDo obično prepozna kada kontakt već postoji, riješivši se problema s umnožavanjem koji sam primijetio u nekim drugim automatizacijama i čak ima automatizaciju uklanjanja duplikata koju možete pokrenuti kako biste očistili postojeće kontakte.

Organiziranje, sigurnosno kopiranje i ažuriranje kontakata jedna je od poslova koja zahtijeva održavanje. Ali kad automatizirate održavanje, na ramenima vam gotovo ništa ne ostaje.