Organizirajte se: 5 razloga zbog kojih vaša poštanska pošta nije vaš popis obveza

Volim ljude pitati o tome kako koriste uredsku e-poštu, samo ako bolje razumiju razliku između načina na koji je e-pošta dizajnirana da se koristi, kako se najefikasnije koristi i kako je ljudi zapravo koriste.

Na pitanje mnogi ljudi s ponosom ovako sažimaju svoje tehnike upravljanja e-poštom: "Moja poštanska pošta je moj popis obaveza!"

Obično misle da je ovo genijalan sustav, ali to mi daje na pamet. Užasavam se od užasa kad čujem ovu dobronamjernu, ali u konačnici rušnu izjavu. (Moja fizička reakcija, saznao sam, nije idealna ako namjeravam nastaviti razgovor.)

Cjelokupna svrha ovog članka je uvjeriti vas da pretinac pristigle pošte ne bi trebao biti vaš popis obaveza. Postoje bolji i učinkovitiji načini korištenja e-pošte ili, još bolje, da biste razmišljali o e-pošti.

Nadamo se da će vas ovaj članak uvjeriti da promijenite svoje načine. U stupcu sljedećeg tjedna (svakog ponedjeljka provjeravajte najnovije u ovoj seriji Get Organizirano) razgovarat ću o drugoj strani jednadžbe: kako napraviti pametniji popis obaveza. Obavezno pročitajte i prošlotjednu kolumnu s 11 savjeta za upravljanje e-poštom.

Što je e-pošta za?

"E-pošta" više nije tačno opisni naziv softverske aplikacije i usluge koje koristimo za slanje elektroničke pošte. Oni to čine mnogo više od toga. Sa svim mogućnostima i funkcijama e-pošte - mogućnošću slanja privitaka (život se mijenja!), Ugrađenim adresarima, funkcijama zakazivanja i podsjetnika, javnim i privatnim kalendarima - čudo je da ga još uvijek nazivamo "e-pošta".

Za komunikaciju među organizacijama, e-mail funkcionira sjajno. Imate papirnati trag za razgovorima koji su ovjereni vremenom i datumom, isporučeni su gotovo odmah i sigurno. E-pošta omogućuje vam da se bavite radom vlastitim tempom, postavljajući prioritete u odgovorima kako smatrate prikladnima.

Međutim, za komunikacije unutar organizacije (što znači unutar vaše organizacije), e-pošta može biti gadno zastarjela, pa čak i na putu do mrtvačnice (pogledajte „Je li pošta mrtva?“). Sada imamo širi asortiman alata koji nam pomažu u ispunjavanju istih krajnjih ciljeva, ali na učinkovitije i korisnije načine. Aplikacije za razmjenu trenutnih poruka, poslovne društvene mreže i portali za upravljanje projektima (poput Basecampa) su neki od primjera. Neki zaboravljaju da su telefoni i susreti licem u lice često i najbolje sredstvo komunikacije za određene zadatke.

E-pošta sigurno ima svoje mjesto, ali mnogi je koriste za postizanje zadataka koji bi imali koristi od drugačijeg rješenja. E-pošta bi se trebala koristiti za komunikaciju koja zahtijeva trag na papiru, posebno međuorganizacijske poruke. Aplikacije i značajke unutar e-pošte, poput kalendara i zakazivanja, trebaju se koristiti onako kako su predviđene. Ako želite zadržati svoj popis obveza u programu e-pošte, vjerojatno postoji alat za to (na primjer, u Outlooku, to se zove Zadaci). Ali pretinac pristigle pošte nije bio osmišljen da vam kaže koje zadatke trebate obaviti iz dana u dan. Evo nekoliko razloga:

Razlozi da vaša poštanska pošta ne bi trebala biti vaš popis obveza

1. Nema kontrole nad dolaznim stavkama.

Popis obveza sadrži samo predmete koje stavite na njega. S druge strane, pretinac pristigle pošte je poput izljeva bez igle. Nemate kontrolu nad dolaznim stavkama, osim što ćete ih razmotriti jednu po jednu i izbrisati - vrlo neučinkovit način obrade popisa obveza. Poruke se pojavljuju u svim satima dana. Oni mogu doći od svakoga bez obzira na hijerarhiju koja može odrediti vaš stvarni popis obveza. A vjerojatnije je da će samo dio njih odražavati ono što vam je potrebno da učinite.

2. Zlonamjerni zadaci.

Za mali komad pristiglog materijala koji zapravo odražava stvari koje bi trebale biti na vašem popisu obaveza, zapitajte se: Da li tema predmeta točno opisuje što trebate učiniti? U mnogim su slučajevima drugi ljudi sastavili liniju predmeta koja se možda ne odražava na samu poruku, a još manje na onaj dio poruke koji se odnosi na vas. S pravilnim popisom obaveza, koristite svoj vlastiti jezik za brzo dobivanje važnih informacija. Dobro napisani popis obveza je onaj koji možete skenirati u sekundi ili dvije i točno znati što treba učiniti. Samo vi možete pisati na način koji tako brzo prenosi informacije.

3. Predugo.

Znam da sam upravo iznio ovo stajalište, ali ponavlja se: Dobro napisan popis obaveza je onaj koji možete skenirati u sekundi ili dvije i točno znati što treba učiniti. Uložio bih 50 dolara da u PCMagu nisam mogao pronaći nijednu osobu s ulaznom poštom e-pošte koji može prenijeti informacije ukratko.

Nemojte se oterati. Svi u našoj pristigloj pošti držimo poruke koje podsjećaju na zadatke koje želimo dovršiti, ali ne žele. I to je u redu. Ali te stavke ne pripadaju popisu obveza.

4. Nedostatak alata za određivanje prioriteta i postavljanje rokova.

Crveni uskličnici, zastave, zvijezde, mjehurići u boji - programi e-pošte obično daju pregršt alata za označavanje važnih poruka. U nekim aplikacijama možete čak povezati datum "odgovoriti po", kao što je danas, sutra ili labavo "ovaj tjedan". Upotrijebite ove značajke kako biste se podsjetili na komunikaciju s ljudima, ali ne kao oznake prioriteta ili čvrsti rokovi za određene zadatke. Kao što je spomenuto, redovi predmeta nikada vam dosljedno ne govore o onome što trebate učiniti, a dodavanjem zastava ne daju iste vrijedne informacije koje se nalaze na popisu obaveza. Lista dobrih zadataka organizira zadaće po prioritetu i koristi rokove.

5. Sprječava e-poštu od e-pošte.

Nadam se da sam vas većinom uvjerio da pokušaj podešavanja pristigle pošte kako bi funkcionirao kao popis obveza rezultira vrlo lošim popisom obveza. Pogodi što? Također stvara vrlo lošu pretinac pristigle pošte, tako da sada imate dvije neučinkovitosti! Ako pokušate manipulirati s pristiglom poštom da bi se udvostručio kao vaš popis obveza, ostavit ćete vam pogled između operacija. Evo kako se to može dogoditi: sortirajte pretinac pristigle pošte na jedan način da biste pronašli stavke visokog prioriteta obveza; uočite novi dio protoka pošte u; prekinuti; pribjegava inboxu; provjerite novu poštu; odlučite da nije primjenjivo na vas; pribjegavajte ponovo zastavama ili zvijezdama; pokušajte se sjetiti gdje ste bili s popisom obaveza…

Zapamtite, ako vaš program za e-poštu ima ugrađenu aplikaciju ili značajku za popis obveza, to možete koristiti!

E-pošta je e-pošta

Čuvajte pristiglu poštu kao pretinac e-pošte, a ne kao popis obveza i bit ćete puno učinkovitiji. Šanse su da će i vaš radni život postati malo sretniji. U sljedećem tjednu stupca Get Organizirano objasnit ću detaljnije što čini dobar popis obveza, kako ga koristiti i neke alate koji čine postupak upravljanja popisom obveza visoko automatiziran.