Organizirajte se: 5 praktičnih trikova u Microsoftovoj riječi

Moj prijatelj je izvozio sadržaj iz Excela u Microsoft Word i neprestano su ga zaokupljale različite mogućnosti izvoza. Bez obzira na to što je učinio, rezultirajući Word dokument imao je nepotrebne jezičke na kojima je trebalo biti pojedinačnih razmaka. Nazvao me i zamolio da svratim i pomognem.

"Samo pronađite i zamijenite prostore kartica s jednim razmakom", rekao sam.

"Kako to činiš?"

Riječ je o jednostavnoj funkciji, ali jedan je od onih trikova sa programom Microsoft Word koji, da je nikada niste vidjeli, ne biste znali kako to učiniti, pa čak ni kako je pravilno odrediti u Google pretraživanju.

Pa sam mu pokazao kako, uz još nekoliko prigodnih trikova koje sve vrijeme koristim u programu Microsoft Word. I podijelit ću ih s vama ovdje.

1. Pronađite i zamijenite prostore kartica

Prostori kartica u programu Microsoft Word prevode se na ^ t.

Da biste ih pronašli i zamijenili jednim prostorom, upotrijebite gumb Pronađi / Zamijeni. Upišite ^ t u prvo polje i jedan razmak u drugo. Pritisnite "zamijeni sve" i, voilà .

2. Pronađite i zamijenite povratne stavke

Tko nije primio dokument s dvostrukim povratima tamo gdje nam treba samo jedan?

Povratak odlomka ili povratak prijevoza, kako ih se ponekad naziva, u programu Microsoft Word mogu biti predstavljeni kao ^ p.

Da biste pronašli i zamijenili dvostruke povratne zapise s jednim, upotrijebite gumb Pronađi / Zamijeni. Upišite ^ p ^ p u prvo polje i ^ p u drugo. Pritisnite "zamijeni sve" i gotovi ste.

3. Automatizirajte često tipkani tekst s makronaredbama

Ispovijest: Godine sam se plašio makronaljedaja jer nisam razumio što su i izgledalo je kao da moram naučiti kod kako bih ih koristio. Nije istina. Makroni su vaši prijatelji. Volio bih da imaju drugačije ime, poput gumba Često tipkani tekst, jer to stvarno jesu.

Puno ljudi koristi makronaredbe za ploču s pločicama, odricanje od odgovornosti tvrtke ili zakonski tekst koji je potreban za sve dokumente određene prirode. Koristim ih za automatizaciju izuzetno osnovnog teksta koji moram ponavljati i iznova, uključujući neke HTML kodove koje mi u PCMagu koristimo za objavljivanje članaka na mreži.

Postavljanje makronaredbe prvi put traje nekoliko koraka, ali vrijedi to za vrijeme koje ćete nakon toga uštedjeti.

Evo kako to učiniti (upute su ispisane ispod dvominutnog videa, koji vam također pokazuje kako koristiti makronaredbe):

Verzija sustava Windows 2010: Na kartici Pogled pritisnite krajnji desni gumb Makronaredbe i odaberite Snimi makro.

Word: Mac 2011 verzija: Iz gornjeg izbornika idite na Alati> Makronaredba> Snimi novi makronaredbi.

Dajte makronaredbi ime u polju Makro ime - i imajte na umu da u imenima ne mogu biti crtice ili drugi posebni znakovi, već samo slova i brojevi (što je glupo, ali eto ga). Zatim možete dodijeliti makronaredbi gumb ili tipkovni prečac, ali to nije obavezno. Makronaredbu uvijek možete pokrenuti iz izbornika, ako više želite. Dodjeljivanje prečaca na tipkovnici može biti naporno jer morate znati sve ostale postojeće prečace na tipkovnici kako ne biste slučajno prevladali onu koja će vam možda trebati. Dodajte opis ako želite, ali nije potreban.

Kada kliknete na U redu, Word će zabilježiti sve što unesete i učinite. Upišite tekst koji želite automatizirati i formatirajte kako želite ili snimite radnju koju želite snimiti, a zatim se vratite na gumb Makro i pritisnite Zaustavi snimanje.

Sada testirajte svoj makronaredbu tako da se vratite na gumb Makro i odaberete Pregled makronaredbi, a zatim odaberete "Pokreni" za onu koju ste stvorili; ili samo pritisnite tipkovni prečac ili gumb koji ste dodijelili. Trebali biste vidjeti svoj tekst kako se magično pojavljuje u jednom naletu.

4. Jasno oblikovanje zalijepljenog teksta

Kopirate li i zalijepite tekst iz internetskih izvora, drugih dokumenata, e-maila itd. I prelistavate kad iskoči na stranicu crvenom bojom na 18 bodova u Verdanu? Skidanje tog oblika koji nenamjerno dolazi s lijepljenim tekstom velika je bol u vratu. Možete promijeniti postavku u programu Word tako da formatiranje nikada ne prelazi iz drugih tekstova.

U programu Microsoft Word za Windows počnite tako da otvorite Datoteka i odaberete Opcije. Potražite Word opcije i kliknite Advanced. Negdje u tom ogromnom popisu (znam da je dugačak) je unos koji se zove Prolazak iz drugih programa. Odaberite Zadrži samo tekst i kliknite U redu. Obavite probni pogon tako da zalijepite neki tekst iz web dokumenta i pogledajte kako će se on uskladiti s vašim postojećim oblikovanjem za taj dokument.

Drugi način da to učinite bez trajne promjene postavki: Potražite ikonu na kartonskoj ploči koja se pojavljuje kada zalijepite tekst. Pozdrav "zadrži samo tekst", a ti si dobar.

Ako tu ikonu ne vidite (na Mac računalu), idite na Postavke> Uredi, a zatim potražite opcije Izreži i zalijepi. Kliknite gumb Postavke u tom odjeljku i provjerite je li potvrđen okvir za gumbe Prikaži opciju lijepljenja.

5. Izbrišite liniju

Strašna linija! Pogodili ste niz crtica ili podvlaka plus tipku Enter, a Microsoft Word ispao je debela linija cijelim stranicama koje tijekom života ne možete shvatiti kako to ukloniti!

Trik da se riješite ove crte je nazvati je "granica", a ne linija. Kliknite izravno iznad te crte - to je "granica". Na kartici Početna odaberite ikonu obruba (izgleda kao rešetka s četiri po četiri). Trebali biste vidjeti da je odabrana donja granica. Samo ga promijenite u Bez granica i gotovi ste. Ako želite promijeniti Wordove postavke kako se ta granica više nikada ne pojavljuje, idite na Datoteka> Opcije> Opcije automatske ispravke. Dok tipkate odaberite Automatsko oblikovanje i potražite "Primjeni dok tipkate". U tom odjeljku možete poništiti potvrdni okvir za Border Lines.