Ne dopustite da vam se događaju ove hr-stra-horor priče

Pierre Tremblay ne može poništiti 29. travnja 2015., onoga dana kada je netko iz njegovog osoblja za ljudske resurse (HR) slučajno poslao e-poštu "Nisi dobio posao" oko 110 podnositelja zahtjeva - uključujući ljude koje je tvrtka željela zaposliti. Može osigurati da se to više ne ponovi.

Poput te pogrešno usmjerene e-pošte, sretno i trajno nakon što poželite od vaše tehnologije upravljanja ljudskim resursima može se brzo pretvoriti u noćnu moru. Neke noćne more ne mogu se izbjeći. Drugi se mogu izbjeći ako poduzmete korake za smanjenje rizika od nereda. Vlasnici tvrtki i menadžeri ljudi poput Tremblay-a koji su proživjeli vlastite noćne more HR tehnologija također predlažu da pribilježite točno ono što vam je potrebno prije pregledavanja dobavljača i odabira softvera. Postavljati pitanja. Pokrenite testove. Pogledajte zadnja predstavništva prodaje bezbrižnog govora kako biste pokrenuli ljude koji će upravljati vašim računom. Drugim riječima, napravite domaću zadaću.

"To se ne bi dogodilo da smo koristili odgovarajući softver", rekao je Tremblay, direktor odjela za ljudske resurse tvrtke Dupray, proizvođač ekološki čistih parnih čistača i glačala koji se temelji u Montrealu. "To smo mogli izbjeći da se profesionalnije bavimo time."

Podnositelj zahtjeva prati pogrešku vlastitog izrade

Dupray ima oko 30 zaposlenika u svojem sjedištu u Montrealu i ukupno oko 100 širom svijeta. U proljeće 2015. godine zaposlivši blitzu vezanu uz širenje poslovanja tvrtke, Tremblay je želio popuniti sedam radnih mjesta menadžera i menadžera. Otvorio je otvorene poslove u tvrtkama Doista, LinkedIn i Monster, a za upravljanje aplikacijama, zakazivanje intervjua i rješavanje naknadnih upozorenja koristio je kombinaciju softvera Gmail i tvrtke za upravljanje odnosima s klijentima (CRM). Tremblay i njegov HR tim koristili su zajedničku adresu e-pošte kako bi primali prijave i odgovarali kandidatima za posao. U Gmailu su stvorili glavnu mapu za zapošljavanje, a unutar nje jedinstvene mape za svakog kandidata.

Tog sudbonosnog dana jedan od kolega iz Tremblayevog visokog predstavnika je želio poslati pismo o odbijanju podnositelju zahtjeva po imenu Tricia. Umjesto toga, pritisnuo je "Odgovori svima" i poslao ga na svako ime u glavnoj mapi zapošljavanja. Osoblje je odmah znalo da je pogriješilo, ali bilo je prekasno. "Što je učinjeno. Morali smo smisliti kako to popraviti", rekao je Tremblay.

Upozorio je vrh tvrtke i zajedno s HR timom te večeri zvali su ili slali e-poštom svima koji su primili pismo "Draga Tricia". Kadrovsko osoblje već je isključilo 90 od 110 podnositelja zahtjeva kao perspektivu, ali Tremblay je smatrao da im tvrtka duguje svima personalizirano objašnjenje onoga što se dogodilo, zajedno s razlozima zašto ih nisu smatrali poslom.

Teže je bilo raditi s ostalih 20 kandidata. Većina je shvatila što je Tremblay okarakterizirao kao "klerikalnu grešku". No, pola se uzrujalo. Jedna žena koja je intervjuirala isti posao kao i Tricia pretpostavila je da pismo o odbijanju znači da je umjesto toga dobila ponudu. Na kraju je šest od sedam osoba kojima je Dupray dao posao prihvaćene, a sedmo je odbilo bolju priliku.

Incident je doveo Tremblaya do nekoliko promjena u procesima zapošljavanja prije nego što je zaposlio još pet zaposlenika početkom ove godine. Još koristi CRM-ov softver tvrtke, ali je dobio Duprayeve programere koji su ih prilagodili tako da se e-poruke s aplikacijama za posao automatiziraju. Danas zaposlenici HR-a moraju kliknuti kroz niz podsjetnika koji nisu sigurni prije nego što bilo koji e-mail izađe s kandidatom za posao. "Sve se odnosi na to da tehnologija potvrdi vašu odluku", rekao je. "Morate donijeti svjesnu odluku da, da, to je ono što želim učiniti."

Softver koji ne odgovara demo

Nekoliko godina unazad, Peter Johnson mislio je da je pametan ocjenjujući šačicu dobavljača plaće utemeljenih u oblaku prije nego što je odabrao ono što je smatrao da najbolje odgovara njegovom tadašnjem sadašnjem poslodavcu, brzo rastućem malom poduzeću koje ga je angažiralo da pomogne povećavaju osoblje.

Nakon što je procijenio više od sedam dobavljača, Johnson je odabrao poznatog nacionalnog obrađivača plaća koji je bio usred ažuriranja svog softvera. Dobavljač je uslugu promovirao kao platformsku radnju, podjednako dobro radeći na Mac i PC operativnim sustavima (OS). Ipak, u roku od dva tjedna od predstavljanja, Johnson je rekao da su on i ostali Mac korisnici u osoblju vidjeli neobične znakove koji se pojavljuju na korisničkom sučelju (UI). Bilo je i drugih problema, uključujući činjenicu da servis nije baš utemeljen u oblaku.

"Postojala je veza na daljinu koju je trebalo stvoriti putem virtualnog računala", objasnio je Johnson. "Ono što smo očekivali da se neće dogoditi nije se dogodilo. Bilo je pokretanja i zaustavljanja. Neki od HR stručnjaka koji će živjeti u sustavu iz dana u dan nisu se željeli kretati sa softverom, a ni ja nisam „.

Izvadio je čep i otišao s prodavačem platnih lista koji mu je bio drugi izbor. Dobavljač koji mu je bio prvi odabranik nije ništa naplatio tvrtki, tako da je najveći trošak koji je HR osoblje pretrpjelo bilo vrijeme koje su proveli stvarajući izvješća i dobivajući podatke spremne za upotrebu u sustavu kojeg su na kraju napustili.

Gledajući unatrag, Johnson je rekao da je mogao otkriti potencijalne probleme uključivanjem tvrtke informacijske tehnologije (IT) u proces evaluacije dobavljača, kako bi mogli postaviti dublja pitanja u vezi sa tehnikom. "Ali neke stvari koje ne vidite dok guma ne udari na cestu", rekao je. "Barem nismo bili dva ili tri mjeseca u tome."

Johnson je iskoristio ono što je naučio kad se pridružio svom trenutnom poslodavcu, RizePoint, proizvođaču softvera za upravljanje usklađenošću sa sjedištem u Salt Lake City-u. Nakon što se Johnson pridružio RizePoint-u kao potpredsjednik odjela za odnose s javnošću 2015. godine, od njega se tražilo da odabere novi softver za plaće i upravljanje ljudskim resursima za radnu snagu u kompaniji, čiji je broj manji od 100. U ovom slučaju, on je ocjenjivao male i velike dobavljače. Za sustav upravljanja ljudskim resursima tvrtke odabrao je manjeg dobavljača da je relativno nov, brzo raste i ima "trenutni" izgled i izgled s kojim je Johnson povezan. Ironično je da je za plaće odabrao istog nacionalnog dobavljača od kojeg je i ranije otišao. U međuvremenu je dobavljač obnovio cijeli svoj sustav. "Funkcija administracije plaća dobro funkcionira i modul za izvještavanje je izvrstan", rekao je.