Odabir između besplatnog i plaćenog softvera za računovodstvo malih poduzeća

Sektori usluga s puno konkurencije često uzgajaju sve jeftinije ponude kako bi privukli nove kupce. U industriji računovodstvenog softvera najnoviji je trend nuditi softver bez naknade dok se iskorištava za razvoj. Ponekad te ponude mogu imati puno smisla za određene tvrtke, ali tvrtke s brzim rastom moraju biti oprezne.

Uz slobodne alate za male tvrtke, male tvrtke i poduzeća, za male i srednje tvrtke može biti teško odrediti koje je rješenje za njih najbolje. Možda ćete imati novca za kupnju skupog softvera poput Cougar Mountain Denali Summit i Microsoft Dynamics GP, no stvarno li vam trebaju sve te mogućnosti prilagodbe i razmjera? S druge strane, možda ćete se moći koristiti besplatnim alatima tvrtki kao što je Wave, ali je li alat dovoljno pametan da podnese složenije zadatke?

Da bih saznao na što mala i srednja poduzeća trebaju tražiti pri odabiru plaćenog računovodstvenog softvera, razgovarao sam sa Scottom Davissonom, suosnivačem tvrtke Acclivity, davateljem usluge računovodstva za male tvrtke AccountEdge. Pitao sam ga o cijenama, fleksibilnosti, sigurnosti i korisničkoj usluzi.

Radi li vaš plaćeni softver više od osnovne četvorke?

Davisson je rekao da većina besplatnih računovodstvenih alata može upravljati upravljanjem računom, praćenjem troškova, fakturiranjem i prodajom. Ovo su najmanje minimalni zadaci koje bi vam bilo koji alat trebao pomoći kako biste postigli, bez obzira koliko ste spremni platiti.

"To je srž", rekao je Davisson. "Ako vam je sve potrebno da to učinite, vjerojatno ste u redu s modelom freemium. Kako su te potrebe postale složenije… to je mjesto gdje biste mogli početi procjenjivati ​​svoje potrebe o tome šta je na tržištu i koliko to košta."

Mogu se pojaviti dodatne potrebe s kojima vaš freemium alat ne može podnijeti. Ako vam je potreban softver koji može podnijeti račune za vrijeme, praćenje zaliha i platne spiskove, vjerojatno ćete trebati uložiti u plaćeni alat. Također, iako većina besplatnih alata može upravljati podacima o prodaji, ako vaša tvrtka ima više odjela, možda biste trebali razmotriti i složeniji alat jer većina freemium alata neće vam omogućiti da unesete podatke o prodaji po odjelima (radije ćete treba unijeti podatke kao jedna paušalna jedinica).

Koliko je fleksibilan vaš računovodstveni alat?

Jedan od glavnih razloga zbog kojeg tvrtke odabiru računovodstveni softver na razini poduzeća preko jeftinijih ili freemium aplikacija jest taj što poslovni alati često pružaju neograničene prilagodbe koje mogu savijati i slojiti softver specifičan za potrebe svakog klijenta. Alati za male tvrtke, poput one koju pruža Acclivity, neće ponuditi tu razinu složenosti.

Međutim, to ne znači da ste zaglavili s onim što dolazi iz okvira. Razmislite o tome koje integracije trećih strana nudi vaš SMB softver. Da li se integrira s alatom za upravljanje odnosima s kupcima (CRM)? Povlači li podatke iz softvera za e-trgovinu? Ako vam alat za računovodstvo malih poduzeća može pružiti više integracija i dodataka, možda nećete trebati trošiti velike novce na platformi na razini poduzeća.

"Softver mora biti dovoljno fleksibilan da udovolji vašim potrebama", rekao je Davisson. "Ali to je škakljiv cilj. Naš softver nije za određenu vrstu industrije. Moramo imati rješenje koje odgovara vašim potrebama, ali nemamo tu mogućnost prilagodbe izvan okvira. Mi smo vrsta poput noža švicarske vojske. Naši dodaci kupcima pružaju dodatne komponente koje se privijaju za softver kako bi ga i dalje učinili relevantnim za njihove potrebe."

Je li vaš softver siguran?

Jedna od glavnih točaka razlikovanja između poslovne klase, SMB i freemium računovodstvenog softvera je razina sigurnosti koju vaš dobavljač namjerava pružiti. Ako ne plaćate ni cent za svoj softver, da li realno očekujete sigurnost na razini Fort Knox-a?

To je jedan od razloga što je Davisson rekao da njegovi klijenti više vole lokalni softver nego oblak koji se temelji na oblaku. "Mnogo je ljudi povučeno u oblak protiv svoje volje", rekao je. "Ali oni ne vjeruju svojim financijama u oblak. Radi se o sigurnosti i kontroli."

AccountEdge je alat za radnu površinu koji se može proširiti u oblak pomoću popratne aplikacije. Međutim, Acclivity ne nudi verziju alata samo za oblak. "Dio zašto smo vidjeli mnogo aktivnosti i interesa je zato što, jednom kada licenciramo softver za radnu površinu, možete ga staviti na vlastitu mrežu, iza vatrozida, vaš je", rekao je Davisson. "Što se tiče sigurnosti, to vam daje vrhunsku kontrolu."

To ne znači da su alati temeljeni na oblaku inherentno manje sigurni od aplikacija za radne površine. Na primjer, Intuit QuickBooks Online Plus pohranjuje podatke na poslužitelje zaštićene vatrozidom gdje su podaci šifrirani. Kada vaši podaci napuste web-preglednik, oni se šalju preko tehnologije šifriranja sloja sigurnih utičnica (SSL). Intuit također omogućava administratorima da ograniče tko može pristupiti određenim vrstama podataka unutar alata ukoliko odluče da određene informacije učine dostupnim samo zaposlenima na izvršnoj razini.

Služba za korisnike

Ovaj bi trebao biti "non-brainer". Što konkurentnije postaje tržište, važnija mu je usluga kupcima. Možete li kontaktirati dobavljača vašeg računovodstvenog softvera ako i kada nešto ne radi ispravno? Možete li ih pronaći na izabranom mediju ili vas prisiljavaju da odaberete određenu komunikacijsku platformu? Govore li predstavnici službe vašim jezikom ili je dobavljač dao outsourcing svom timu za pomoć?

Ovo su nevjerojatno važna pitanja koja biste trebali postaviti svakom vašem potencijalnom dobavljaču. Velika je vjerovatnoća da će računovodstveni softver na razini poduzeća ponuditi podršku 24 sata dnevno, posebno ako ste spremni izvršiti godišnja plaćanja u pet cifara ili više. No ako pokušavate izabrati između popisa freemium i plaćenih SMB alata, morat ćete pomno istražiti mogućnosti usluge.