7 načina da vašu nadogradnju telekomunikacija učini nesmetanom

Bez obzira prelazite li iz starog i običnog starog telefonskog sustava (POTS) ili jednostavno premještate postojeću uslugu Voice over IP (VoIP) na drugog davatelja usluga, prebacivanje govornih usluga je teško i potencijalno opasno po produktivnost vaših zaposlenika. Ključno je da se pripremite. Nekoliko je važnih koraka koje trebate poduzeti prije aktiviranja usluge kako biste osigurali nesmetano funkcioniranje. Širina pojasa, opterećenja poziva i izvanredni slučajevi jedan su od važnih čimbenika koji se trebaju uzeti u obzir tijekom postupka pripreme.

Razgovarali smo s Jeffom Valentineom, glavnim direktorom marketinga u NetFortris Fonality, jednoj od naših usluga uređivanja izbora za poslovni VoIP, kako bismo razgovarali o koracima koje vaše poduzeće treba poduzeti prije nadogradnje VoIP-a kako bi se zajamčilo da nema poremećaja. Uglavnom, proces postavljanja VoIP-a više je znanost nego umjetnost. Ovo je dobra vijest za vas, jer znači da ako slijedite Valentinove i savjete odabranog dobavljača VoIP usluga i internetskih usluga (ISP), trebali biste je jednostavno implementirati.

1. Provjerite je li vaša internetska veza spremna za VoIP

Ako imate uredne brzine interneta za ured bez postavljanja VoIP-a, tada biste trebali kontaktirati svog davatelja internetskih usluga i svog VoIP dobavljača kako biste utvrdili može li ili ne podnijeti dodani teret VoIP poziva.

"Uzrok problema broj jedan su loše internetske veze", rekla je Valentine. Preporučuje vam da testirate vezu na brzinu i kvalitetu, a ako utvrdite da neće moći podnijeti napor VoIP podataka, postoje dvije stvari koje možete učiniti kako biste poboljšali kvalitetu poziva bez promjene usluga. Prvo, kako biste saznali može li vaša veza upravljati VoIP-om, savjetuje vam da pokrenete probu s odabranim pružateljem usluga.

"Ako zvuči dobro, vjerojatnije je da ćete se dobro povezati", rekao je. Ako ustanovite da vaša veza uzrokuje poremećaje, predlaže privatnu liniju između vaše tvrtke i vašeg VoIP davatelja za stvaranje privatne propusne veze koju neće ometati drugi uredski procesi.

Drugo, Valentine savjetuje svojim klijentima s lošim vezama da instaliraju hibridni VoIP / analogni sustav kako bi radno opterećenje bilo apsolutno minimalno. Opće pravilo za instaliranje VoIP sustava je da biste trebali povećati propusnost za 100 Kbps. Dakle, za svakih 10 korisnika trebao bi vam biti dostupan 1 Mbps propusnog prijenosa na vašoj mreži.

2. Kupite usmjerivač sa značajkama kvalitete usluge

Neki usmjerivači mogu raširiti promet po kvaliteti usluge (QoS). Ova je značajka osmišljena za segmentiranje propusnosti VoIP-a od svih ostalih propusnih mreža. U osnovi će vam dopustiti da odaberete određene aplikacije koje se pokreću na vašoj mreži na temelju njihovog prometnog potpisa, a zatim pustite vašeg IT administratora da tim aplikacijama dodijeli prioritete ili zajamčeni postotak ukupnog kapaciteta cijevi na temelju važnosti za vaše poslovanje. To znači da vaš VoIP promet uvijek prolazi pa vas ne prekidaju pozivi ako netko odluči strujati Netflix tijekom ručka. Danas ima vrlo malo usmjerivača koji u nekom obliku nisu sposobni za QoS, ali trebali biste razgovarati sa svojim davateljem usluga da biste vidjeli imaju li željenog partnera.

Jedna stvar koju treba imati na umu je da usmjerivači neće biti u mogućnosti da vam pomognu ako je mreža vašeg VoIP pružatelja prenatrpana. Oni će vam pomoći samo ako je problem vaše interne mreže, što nas vodi do naše sljedeće važne točke.

3. Provjerite pouzdanost vašeg davatelja

Ovaj je korisnik bez razmišljanja jer, ako je vaša VoIP usluga onemogućena, nije važno koliko je jeftina ili koliko su jasni vaši pozivi. Većina VoIP usluga utemeljenih u oblaku omogućuje vam da vidite koliko je prosječno produženo vrijeme kako biste utvrdili koliko često njihov sustav ne radi. Ako ove informacije ne objavljuju na svojoj web stranici, trebate ih izravno pitati.

Ako vaš željeni davatelj ima točku snimanja za upravljanje produžbom vremena, možete izgubiti telefonsku uslugu u najvažnije doba dana ili godine. Prekid usluge poput ove može biti osakaćen za tvrtke sa sjedištem u telefonu.

4. Odvojite VoIP promet putem VLAN-a

Pored QoS usmjerivača, za segmentiranje glasovnog prometa možete koristiti i virtualnu lokalnu mrežu (VLAN). VLAN možete razmišljati kao mrežu unutar mreže. VLAN mreže mogu se temeljiti na nekoliko karakteristika, uključujući lokaciju, uređaje, korisničke grupe i, da, vrstu prometa. U slučaju VoIP-a, VLAN će jednostavno segmentirati promet unutar vašeg ukupnog mrežnog kapaciteta radi pružanja neposrednijeg reagiranja. Ovo je posebno korisno za tvrtke s više od 50 zaposlenih koji koriste VoIP uslugu.

Također biste mogli isprobati softversko definiranu mrežu širokog područja (SD-WAN) koja pruža internetsku vezu koja sjedi na vrhu vaše postojeće internetske veze. Na primjer, ako imate Time Warner internet, SD-WAN usmjerivač će usmjeravati promet putem Virtualne privatne mreže (VPN) preko vašeg Time Warner prometa kako bi osigurao da promet dođe do mjesta gdje je najpotrebnije. Ili će vam omogućiti da u svoju VPN povežete drugi pružatelj internetskih usluga kako biste utvrdili koja usluga trenutno najbolje funkcionira kako biste usmjerili promet na tu mrežu.

5. Odredite pravo učitavanje poziva

Valentine preporučuje omjer 1 prema 1 između broja zaposlenika koji koriste VoIP i ukupnog opterećenja poziva dostupnog u vašem sustavu. To znači da bi vaša VoIP usluga trebala biti u mogućnosti podnijeti svaki pojedinačni zaposlenik koji prima VoIP poziv u isto vrijeme.

Ovo će zahtijevati malo predviđanja s vaše strane jer ćete možda trebati proširiti ili oduzeti broj zaposlenika u vašoj tvrtki. Dakle, ako planirate veliki posao, ili planirate otpuštanje, u obzir uzmite što bi trebalo biti maksimalno opterećenje poziva.

6. Ocijenite više od jednog SIP telefona

Primarni protokol koji povezuje VoIP pozive i periferne uređaje zajedno je SIP (Initial Protocol) Session Initiated Protocol (SIP). Gotovo svaki VoIP uređaj - uključujući usmjerivače, sklopke i ručne uređaje - podržavat će SIP, osim ako nisu dio vlastitog rješenja koje koristi svoj vlastiti protokol. Kada tražite mobilne slušalice sa VoIP-om, SIP će biti protokol koji ćete gotovo uvijek vidjeti na popisu "podržanog". Ali to nije sve što postoji na VoIP telefonu.

Svakako testirajte nekoliko različitih sorti SIP telefona da vidite kako rade s odabranim pružateljem VoIP-a. Vaš davatelj će obično imati željene hardverske partnere, pa čak može imati i uslugu koja će unaprijed konfigurirati te telefone za vašu isporuku prije nego što možete stići i uključiti se kad stignu. Međutim, ne dopustite da vam ta pogodnost bespotrebno utječe, jer postoje i druga razmatranja.

Za jednu biste trebali testirati mobilne slušalice da biste vidjeli kako djeluju s vašom odabranom platformom za usmjeravanje, kao i svim aplikacijama koje ćete pokretati koji sjede na vrhu vaše VoIP mreže ili se na njih povezati - stvari poput platforme za pomoć, vašeg kupca. aplikacija za upravljanje odnosima (CRM), i svakako vaši alati za upravljanje informacijama. Konačno, ako pružate bežično VoIP pozivanje na mobilne uređaje, a bilo koji od ovih podataka dolazi od vašeg davatelja mobilnih uređaja, trebali biste ih temeljito ispitati. Voice je kritična komunikacijska platforma i svakako zrela tehnologija, ali VoIP još uvijek ima puno zamki za neprovjerene ili neoprezne; pazite da niste među njima.

7. Uspostavite plan telefonske pomoći za hitne slučajeve

Ako slijedite gore navedene korake, vjerojatno ćete proći bez napora. Međutim, trebali biste biti spremni na scenarije katastrofe. Jedan od načina jamčenja da ćete imati produženu snagu u svakom trenutku je izgradnja hibridnog lokalnog VoIP sustava utemeljenog na oblaku. Na taj način, ako oblak vašeg davatelja opada, tada možete koristiti svoje interne resurse za prijenos poziva. Ili ako je poplava u vašem susjedstvu, tada možete sav svoj posao prenijeti u oblak vašeg davatelja usluga.

"To se događa s sve većom učestalošću", rekla je Valentine. "Ako neka zgrada izgubi struju, posao koji se oslanja na telefone ne radi. Ako se preselite u oblak, možete izbjeći problem lokalnih kvarova. Ali, ako oblak ima kvar, možda će vaš dobavljač moći poslati poziva preko telefonske linije, a ne internetske veze."

Ako je telefonski sustav na oblaku i na lokalnoj razini, tada je ključno da telefonski promet usmjerite na druge načine komunikacije, kao što su chat i e-pošta. Vaši će kupci i dalje biti ljuti, ali oni će se vjerojatno odlučiti izraziti svoje nezadovoljstvo vašim agentima za chat, a ne odustajati od društvenih medija.