Video: Hivergen - Sustav za upravljanje dokumentima - 03 Digitalno odobravanje računa (Prosinac 2024)
Ako vaša tvrtka razmatra softver za upravljanje poslovnim dokumentima, dopustite da vas brojevi vode. Sigurno vas vjerojatno brine još jedna stalna naknada za licenciranje softvera, koja će se sabirati iz mjeseca u mjesec i iz godine u godinu, ali budite sigurni da će ovi alati u konačnici uštedjeti više novca nego što koštaju. Alat za uređivanje izbornika poput Zoho Docs pruža vam veću fleksibilnost, značajke suradnje i kapacitet pohrane koji ćete ikada imati uz papir, mape datoteka i ormare za pohranu.
Razgovarao sam s Lisa Croft, voditeljicom marketinga za proizvode u Adobe Document Cloudu, sposobnim i ekonomičnim alatom za upravljanje poslovnim dokumentima, o mnogim načinima upravljanja poslovnim dokumentima koji mogu uštedjeti vrijeme, prostor i, što je još važnije, mnoštvo novca. Evo četiri najočitija načina na koji ovi alati daju izvrsnu povratnu investiciju.
1. Trošak ispisa
Ako ste u mogućnosti potpuno se riješiti papirnih dokumenata tako što ćete cijeli rad učiniti digitalnim, kupit ćete mnogo manje papira od konkurencije. Uz to ćete potrošiti manje novca na ispisu, što uključuje troškove energije, tinte i poštarine povezane s fizičkim slanjem dokumenata na udaljene lokacije.
Poduzeća koja ispisuju 10.000 dokumenata uštedjet će otprilike 2.740 dolara prelaskom na digitalne dokumente (10.000 dokumenata je otprilike 1/6 GB, o tome više kasnije), prema Adobeinim izračunima. Ako vas troškovi papira ne svode, razmislite koliko ćete pomoći okolišu. Deset tisuća dokumenata zahtijeva 11.427 galona vode, 961 kilograma otpada i 3.725 funti drva za proizvodnju. To je mnogo štete našem ekosustavu.
"Pokušajte uopće ne ispisati", rekao je Croft. "Jednom kada ispisujete dokument unosite troškove za upravljanje tim dokumentom. Ako ga digitalno sačuvate od kraja do kraja, uštedite novac od početka."
2. Troškovi skladištenja
Cijena komercijalne nekretnine u Midtownu na Manhattanu, gdje se nalaze poslovnice PCMaga, iznosi otprilike 73 dolara po četvornom metru. Ako za pohranu dokumenata posvetite svega 100 četvornih metara, mjesečno trošite oko 7.300 USD ili 87.600 USD samo za pohranu papira.
Međutim, ako biste u potpunosti digitalizirali svoj rad na papiru, mogli biste pohraniti 64.800 stranica Microsoft Word dokumenata u manje od 1 GB digitalne pohrane oblaka. Primjerice, s Zoho Docs možete plaćati samo 96 USD za 100 GB prostora za pohranu godišnje. Sto gigabajta je ekvivalent 64.800.000 stranica na Wordu. Uz Zoho Dokumente također ćete dobiti pristup značajkama poput grupnog dijeljenja datoteka, mrežnog i istovremenog uređivanja tima, pa čak i zapisnika revizija koji vam točno govore tko je pristupio dokumentima i unosio promjene u njih (više o tome kasnije).
3. Učinite više za manje, a radite to brže
Prije sam spomenuo nekoliko digitalnih značajki koje čine sustav upravljanja poslovnim dokumentima vrijednijim za vaše poslovanje od standardnih papirnatih dokumenata. U ovom ćemo dijelu malo detaljnije objasniti. Na primjer, Adobe Document Cloud možete poslati jednu datoteku višestrukim korisnicima i zatražiti potpise od svakog primatelja. Razmislite koliko bi složeniji i skuplji bio taj postupak s papirom i poštanskom službom Sjedinjenih Država. Sada, množite taj trošak koliko god puta možete ponoviti postupak tijekom cijele godine.
"Elektroničkim potpisivanjem dokumenta štedite novac", rekao je Croft. "Ne morate ga FedEx. Ne morate čekati da ga pošaljete nazad. Time se smanjuje vrijeme i dodatne kopije dokumenta. Također uklanjate probleme s ljudima koji mijenjaju dokument, tako da znate dokument koji otišao i potpisao se dokument koji ste zapravo poslali. " Ja ću se pozabaviti sigurnošću u sljedećem odjeljku.
Što je s uređivanjem grupa? Pomoću alata kao što su Zoho Docs možete sastaviti grupu i istovremeno izvršiti izmjene dokumenata bez potrebe za slanjem njih naprijed i nazad od člana do člana. Čak i ako ste već koristili Microsoft Word i e-poštu, ovaj bi postupak bio puno sporiji i manje suradnički. Vjerojatno ćete kreirati dokument i poslati ga zapovjednim lancem za višestruke preglede, nakon čega će vam dokument biti poslan na reviziju. Pomoću softvera za upravljanje poslovnim dokumentima, sve uložene stranke mogle su odjednom izvršiti uređivanje dokumenta, i to sve u istom pregledniku dokumenata.
"Definitivno je mogućnost suradnje na dokumentu dobrobit", rekao je Croft. "Vrijednost toga je što štedi novac za putovanja, a smanjuje i cikluse pregleda. Preuzimate dokument od početka do kraja kroz prilično složen ciklus. Svaki put kad to možete smanjiti, štedite novac. Te periferne stvari o kojima ljudi ne razmišljaju, ali dugoročno vam štede novac."
4. Mnogostruke aspekte sigurnosti dokumenata
Nemoguće je kvantificirati koliko sigurnost dokumenta može spasiti vašu tvrtku dok ne bude prekasno. Na primjer: Što ako netko preuzme ugovor koji ste mu poslali na fizičkom papiru i napravi nepotvrđene promjene uvjeta sporazuma? Moguće je da nećete vidjeti promjene odražene u lažnom dokumentu prije nego što ga potpišete. Sada ste zakonski odgovorni za uvjete novog i lažnog sporazuma.
Uz to, što ako netko izgubi komad papira koji sadrži vitalne korporativne podatke, a ti podaci dođu u krive ruke? Možete izgubiti konkurentsku prednost ili biste mogli biti tuženi. Iako se ne može postaviti broj koliko bi ta šteta mogla koštati vaše poslovanje, gotovo sigurno je niža od cijene godišnje pretplate za upravljanje poslovnim dokumentima.
Poslovne "alate za upravljanje dokumentima znaju tko ima pristup i što mogu učiniti s dokumentom", rekao je Croft. "Mogu vam poslati datoteku i reći kad ste je otvorili, ako ste je pogledali, jeste li je ispisali. Znam gdje je dokument. Hoće li taj dokument proći u krive ruke? Ovi alati u potpunosti uklanjaju taj rizik. To je nešto na čemu ne mislite štedjeti novac, ali dugoročno bi moglo biti."
Pronađite pravi alat za vas
Iako su Zoho Docs i Adobe među najboljim alatima na tržištu, drugi proizvodi kao što su Google Drive, Microsoft SharePoint i Dropbox Business nude jedinstvene setove značajki koje bi mogle bolje odgovarati vašim potrebama.
Na primjer: Google pogon nudi potpuni mrežni pristup dokumentima, može čitati datoteke sustava Microsoft Office i nudi neograničenu pohranu za više od pet korisnika. SharePoint je idealan alat za tvrtke koje se oslanjaju prvenstveno na Microsoft Office 365 alate kao što su Word, PowerPoint i Excel. Dropbox je najbolji za pohranu, upravljanje i prijenos datoteka. Tvrtka je čak dodala alate za administratore IT-a kako bi vam pružila veću fleksibilnost u pogledu tko vidi koji dokumenti.
