22 Excel savjeti kako postati pro

Na planeti Zemlji ima vrlo, vrlo malo ljudi koji bi ikada mogli reći da su u potpunosti savladali svaku zamršenu sitnicu o Microsoft Excelu. Riječ je o svjetskoj premijernoj aplikaciji za proračunske tablice, a industrijski je standard već gotovo 35 godina, zamijenivši nekoć ugledni Lotus 1-2-3, prvu aplikaciju ubojica za osobna računala u 1980-ima.

Microsoftova dominacija kao proračunska tablica tek treba istinski testirati, sigurno ne Corel-ov Quattro Pro (koji se i danas prodaje u WordPerfect Office Pro), alati otvorenog koda iz Apachea ili LibreOfficea, ili čak Googleove tablice (proračunski dio Google diska).

Postoji razlog za to. Excel je više od branda koji svi znaju: moćan je. To čini baš sve što bi se u proračunskoj tablici moglo tražiti. Trenutna verzija programa Excel 2019, dostupna u Microsoft Officeu 2019. kao dio pretplate na Microsoft 365 i druge metode, izbor je programa PCMag Editor.

Nije to samo za brojeve. Mnoštvo ljudi napuni Excel naizgled beskonačne mreže s podacima, koristeći ih kao bazu podataka ravnih datoteka. Može uspostaviti relativno učinkovit upravitelj kontakata ili full-blown manager odnosa s kupcima. Nije sve tako šokantno vidjeti ljude koji ga koriste kao svoj program za obradu teksta, unatoč tome što Microsoft Word obično sjedi pored nje.

Jedna stvar koju ima gotovo svaki korisnik Excela: ne poznavanje dovoljno. Postoji toliko mnogo načina narezati i narezati brojeve, dati tim podacima novi izgled i još više, sve ih je nemoguće prepričati. Na temu su napisane čitave knjige. Ali lako je svladati neke zanimljivije i zamršene savjete koji će vam olakšati vrijeme korištenja programa i učiniti da izgledate kao uredni guru visokotehnološke proračunske tablice. Dakle, uzmite u obzir bilo koji ili sve ove trikove kako biste se istakli u Excelu.

Prijelomi redaka i omotajući tekst

Upisivanje u ćelije proračunske tablice može biti frustrirajuće jer se zadani tekst koji unesete nastavlja zauvijek, bez ponovnog prebacivanja na novi redak. Možete to promijeniti. Stvorite novi redak upisivanjem Alt + Enter (ako pritisnete Enter samo vas izvodi iz ćelije). Ili kliknite opciju Zamotaj tekst na kartici Početna na vrhu zaslona, ​​što znači da se svi oblozi teksta nalaze na rubu ćelije u kojoj se nalazite. Promijenite veličinu retka / stupca i ponovo obložite tekst kako bi odgovarao.



Ctrl + Shift za odabir

Mnogo su brži načini za odabir baze podataka od korištenja miša i povlačenja kursora. Kliknite prvu ćeliju koju želite odabrati i držite Ctrl + Shift, a zatim pritisnite strelicu prema dolje da biste dobili sve podatke u stupcu ispod, strelicu prema gore da biste dobili sve podatke iznad, ili strelicu lijevo ili desno da biste dobili sve podatke red (lijevo ili desno, naravno). Kombinirajte upute i možete dobiti cijeli stupac kao i sve u redovima s lijeve ili desne strane. Birat će samo ćelije s podacima (čak i nevidljivim podacima). Ako koristite Ctrl + Shift + End, pokazivač će s podacima preskočiti u donju desnu ćeliju odabirom svega između. Dakle, ako se kursor nalazi u gornjoj lijevoj ćeliji (A1), to je sve. Još brže: Ctrl + Shift + * (zvjezdica) će odabrati cijeli skup podataka bez obzira koja ćelija je odabrana. ( Slika xuuxuu iz Pixabaya )



AutoFill

Ovo je ne-pametno, ali tako lako zanemariti. Počnete tipkati niz ponavljajućih stvari poput datuma (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20, itd.) I znate da ste dugo u danu. Umjesto toga, započnite seriju i pomaknite pokazivač na ekranu u donji desni dio zadnje ćelije - ručku za unos. Kad se pretvori u znak plus (+), kliknite i povucite prema dolje da biste odabrali sve ćelije koje trebate ispuniti. Magično će se napuniti pomoću uzorka koji ste započeli. A također može ići gore prema stupcu ili lijevo ili desno redom.

Još bolje - možete automatski dopuniti bez puno uzorka. Opet odaberite ćeliju ili ćeliju, pomaknite se do ručke za punjenje, kliknite i povucite. Dobit ćete izbornik opcija. Što više podataka unesete u početku, to će vam biti bolja opcija Fill Series kreiranje opcija automatskog popunjavanja. Pogledajte ovaj Microsoftov vodič.



Flash Fill

Flash Fill pametno će ispuniti stupac na temelju obrasca podataka koji se vide u prvom stupcu (pomaže ako je gornji red jedinstveni redak zaglavlja). Na primjer, ako su u prvom stupcu svi telefonski brojevi oblikovani kao "2125034111" i želite da svi izgledaju kao "(212) -503-4111", počnite tipkati. Po drugoj ćeliji Excel bi trebao prepoznati uzorak i prikazati ono što misli da želite. Samo pritisnite Enter da biste ih koristili. To funkcionira s brojevima, imenima, datumima itd. Ako vam druga ćelija ne daje točan raspon, upišite još nešto - uzorak će možda biti teško prepoznati. Zatim idite na karticu Podaci i kliknite gumb Flash ispunjenje. Dodatne informacije potražite u ovom Microsoftovom vodiču.



Tekst stupcima

Recite da imate stupac pun imena, prvi do posljednjeg, ali želite dva stupca koja ih razdvajaju. Odaberite podatke, a zatim na kartici Podaci (na vrhu) kliknite Tekst do stupaca. Odaberite ih odvojiti bilo razgraničicima (na osnovi razmaka ili zareza - odlično za CSV vrijednosti podataka) ili fiksnom širinom. Fiksna širina koristi se kada su svi podaci skučeni u prvi stupac, ali odvojeni fiksnim brojem razmaka ili razdoblja. Ostalo je poput magije, s dodatnim opcijama za određene brojeve.



Posebno lijepljenje za prijenos

Imate gomilu redova. Želite da to budu stupci. Ili obrnuto. Kretali biste se premještajući stvari po ćeliji. Kopirajte te podatke, odaberite Posebno lijepljenje, potvrdite okvir Transpose i kliknite U redu da biste zalijepili u drugu orijentaciju. Stupci postaju redovi, a redovi stupovi.



Više ćelija, isti podaci

Iz nekog razloga, možda ćete morati pisati istu stvar iznova i iznova u ćelijama na radnom listu. To je mučno. Jednostavno kliknite čitav niz ćelija bilo povlačenjem kursora ili držanjem tipke Ctrl dok kliknete svaku od njih. Upišite ga na posljednju ćeliju, a zatim pritisnite Ctrl + Enter - i ono što upišete ide u svaku odabranu ćeliju.



Posebno lijepljenje s formulama

Recimo da imate ogromnu količinu brojeva u decimalnom obliku koji želite prikazati kao postotke. Problem je što broj 1 ne bi trebao biti 100%, ali to vam daje Excel ako samo kliknete gumb Percent Style (ili pritisnete Ctrl-Shift-%). Želite da taj 1 bude 1%. Dakle, morate ga podijeliti sa 100. Tu ulazi Paste Special.

Prvo upišite 100 u ćeliju i kopirajte je. Zatim odaberite sve brojeve koje želite preoblikovati, odaberite Posebno lijepljenje, kliknite radio gumb " Podijeli ", a bum ide dinamitom: dobili ste brojeve pretvorene u postotke. Ovo također djeluje tako da očigledno dodaje, oduzima ili množi brojeve.



Upotrijebite grafiku u grafikonima

Grafiku možete staviti u bilo koji element programa Excel. Bilo koji element. Svaka šipka, komad torte itd. Može podržati vlastiti imidž. Na primjer, gore, na papirnoj tablici nalazi se zastava države Južna Dakota (postavljena odabirom kriške, korištenjem izbornika za uklanjanje opcija serije i odabirom "Slika ili tekstura ispunjava"), plus ugrađeni logotip PCMaga (postavljen sa Umetni gumb Slike. Možete čak i ići s "bez punjenja", što je uzrokovalo taj nedostajući krišku.

Slikarstvo se može izrezati i zalijepiti na element - novčanice za dolare kako bi se prikazali potrošeni dolari, voda kaplje za vodovodne troškove, takve stvari. Miješanje i podudaranje previše grafičkih elemenata onemogućuje čitanje, ali opcije s kojima se isplati dobro se pozabaviti. Neka rezidentni grafički dizajner provjeri njih prije nego što ih upotrebljavate.



Spremi grafikone kao predloške

Excel ima više vrsta ljestvica nego što je Jimmy Carter dobio zube i kikiriki, ali gotovo je nemoguće pronaći zadani grafikon koji je savršen za vašu prezentaciju. Srećom, Excel-ova sposobnost prilagodbe svih tih grafova je izuzetna. Ali kada ga morate ponovo stvoriti? To je bol. To ne mora biti. Spremite svoj izvorni grafikon kao predložak.

Nakon što se grafikon usavrši, desnom tipkom miša kliknite na njega. Odaberite Spremi kao predložak. Spremite datoteku s ekstenzijom CRTX u zadanu mapu Templates Microsoft Excel. Nakon što to učinite, nanošenje predloška je kolač. Odaberite podatke koje želite grafikon, idite na karticu Umetanje, kliknite Preporučene karte, a zatim karticu Sve karte i mapu Predlošci. U okviru Moje predloške odaberite onaj koji želite primijeniti, a zatim kliknite U redu.

Neki se elementi, poput stvarnog teksta u legendama i naslovima, neće prevesti ako nisu dio odabranih podataka. Dobićete sve odabrane fonta i boje, ugrađenu grafiku, čak i opcije serije (poput sjene ili svjetla oko elementa grafikona).



Rad sa ćelijama preko listova

Ovaj, zvani 3D Sum, djeluje kada u radnoj knjižici imate više listova koji imaju isti osnovni izgled, recimo tromjesečne ili godišnje izjave. Na primjer, u ćeliji B3 uvijek imate iznos dolara za isti odgovarajući tjedan.

Na novom radnom listu u radnoj knjizi idite do ćelije i utipkajte formulu like = sum ('Y1: Y10'! B3). To ukazuje na SUM formulu (sabiranje stvari) za sve listove koji imaju naslov Y1 do Y10 (dakle vrijedi 10 godina) i koji gledaju ćeliju B3 u svakom. Rezultat će biti zbroj svih 10 godina. To je dobar način izrade matične proračunske tablice koja se vraća na podatke koji se stalno mijenjaju.



Sakrij se u prizor

Jednostavno je sakriti red ili stupac - samo odaberite cijelu stvar klikom na zaglavlje slova ili broja, desnom tipkom miša i odaberite "Sakrij". (Možete skinuti sakrivanje odabirom stupaca na obje strane odjednom, desnim klikom i odabirom opcije "Pokaži sakrivanje"). Ali što ako imate samo mali dio neugodno smještenih podataka koje želite sakriti, ali ipak želite raditi s njima? Lako. Označite ćelije, desnom tipkom miša i odaberite Formatiraj ćelije. Na kartici Broj pri vrhu, idite na Kategorija i odaberite " Prilagođeno ". U polje Type: upišite tri točke s zarezom (;;;). Kliknite U redu. Sada brojevi nisu vidljivi, ali ih i dalje možete koristiti u formulama.



Sakrijte cijeli list

Vaša tipična Excelova radna knjiga - datoteka u kojoj radite - može se učitati s puno radnih listova (svaki list označen karticom pri dnu, koju možete imenovati). Ako želite, sakrijte list, umjesto da ga izbrišete, čineći njegove podatke i dalje dostupnima ne samo kao referencu, već i dostupnim formulama na drugim listovima u radnoj knjižici. Desnom tipkom miša kliknite karticu donjeg lista i odaberite Sakrij. Kad ćete ga ponovo morati pronaći, morate otvoriti karticu Pogled na vrhu, kliknite Otkrij i odaberite naziv lista sa popisa koji se pojavljuje.

Na vrhu kartice na prikazu nalazi se i gumb Sakrij. Što se dogodi kad to kliknete? Sakriva čitavu radnu knjigu koju koristite. Čini se da ste zatvorili datoteku, ali Excel i dalje radi. Kad zatvorite program, upitat ćete želite li spremiti promjene u skrivenoj radnoj knjizi. Kad otvorite datoteku, Excel vam daje prazan radni zbornik - dok ponovo ne kliknete Pokrij.



Upotrijebite osobnu radnu knjigu za makronaredbe

Kada skrijete cijelu radnu knjigu, vjerojatno ćete vidjeti radnu knjigu s kojom niste znali da ste je sakrili: datoteku Personal.XLSB. Ovo je zapravo osobna radna knjiga Excel kreirana za vas; otvara se kao skrivena radna knjiga svaki put kada se Excel pokrene. Razlog da se koristi? Makro. Kada stvorite makronaredbu, on ne funkcionira u svim proračunskim tablicama koje kreirate prema zadanim postavkama (kao što to radi u Wordu) - makronaredba je vezana za radnu knjigu u kojoj je kreirana. Međutim, ako pohranite makro u Personal.XLSB, bit će dostupan cijelo vrijeme u svim datotekama s proračunskim tablicama. Trik je u tome što kada snimite makronaredbu, u polju "Store makronaredba u" odaberite "Personal Macro Workbook". (Makronaredbu možete snimiti uključivanjem kartice Razvojni programeri - idite na karticu Datoteka, odaberite Opcije, kliknite Prilagodi vrpcu, a zatim u okviru Glavne kartice potvrdite Programeri i kliknite U redu.)



Stožer! Stožer!

Cijele knjige su posvećene PivotTabelima. Oni su sažeci vaše ogromne zbirke podataka što olakšava analizu podataka na temelju vaših referentnih točaka. Na primjer, ako ste dobili čitav niz ocjena za sve svoje studente na svim testovima tijekom cijele godine, PivotTable vam može pomoći da suzite stvari na jednog učenika za mjesec dana. Svi koji imaju velike podatke igraju s njima (napravite kopiju izvornih podataka da biste se prvo igrali).

Da biste ih stvorili, provjerite jesu li svi stupci i redovi naslonjeni onako kako bi trebali biti, a zatim odaberite karticu Tablica na kartici Umetanje. Još bolje, isprobajte preporučenu opciju PivotTables da biste vidjeli može li Excel odabrati pravu vrstu za vas. Ili pokušajte sa PivotChart-om koji stvara stožernu tablicu s uključenim grafikonom da biste je lakše razumjeli.



Uvjetno oblikovati

Gledajući ogromnu količinu podataka i pitate se gdje su istaknute slike? Tko ima najvišu (ili najnižu) ocjenu, što je prvih pet itd.? Excel-ovo Uslovno oblikovanje učinit će sve, od postavljanja obruba oko istaknutih materijala do kodiranja u boji cijele tablice. Čak će sastaviti i graf u svakoj ćeliji tako da na prvi pogled možete vizualizirati vrh i dno raspona brojeva. (Iznad, najveći su brojevi u brzo zelenoj boji, a najmanji u zagasitom crvenom, s spektrom između njih.) Upotrijebite podizbornik Istaknuta ćelija za stvaranje više pravila u potrazi za stvarima, poput teksta koji sadrži određeni niz riječi, ponavljajući datumi, duplicirane vrijednosti itd. Postoji čak i veća od / manje od mogućnosti tako da možete usporediti promjene broja.



Potvrdite podatke kako biste napravili ispadne rupe

Izrada proračunske tablice za upotrebu drugih? Ako želite stvoriti padajući izbornik kako biste koristili određene ćelije (tako da ih ne mogu pojebati!), To je jednostavno. Označite ćeliju, otvorite karticu Podaci i kliknite Provjera podataka. Pod "Dopusti:" odaberite " Popis ". Zatim u polje "Izvor:" upišite popis s zarezima između opcija. Ili kliknite gumb pored polja Izvor i vratite se na isti list za odabir niza podataka - ovo je najbolji način za obradu velikih popisa. Kasnije možete sakriti te podatke, oni će i dalje raditi. Provjera podataka je i dobar način da ograničite unesene podatke - na primjer, dajte raspon datuma, a ljudi ne mogu unijeti datume prije ili poslije onoga što ste naveli. Možete čak izraditi i poruku o pogrešci koju će vidjeti.



Umetanje zaslona

Excel čini ultra-jednostavno napraviti snimku zaslona bilo kojeg drugog otvorenog programa na radnoj površini i umetnuti je u radni list. Samo idite na karticu Umetanje, odaberite Snimak zaslona i dobit ćete padajući izbornik koji prikazuje sličicu svih otvorenih programa. Odaberite jedan za umetanje slike u punoj veličini. Promijenite veličinu kako želite.



Umetnite Excel podatke u Word

Prije trideset pet godina, misao o uvrštavanju podataka iz Excela u Word ili PowerPoint bila je fantastična u svijetu Office Suites-a. Danas nema ništa. Bez obzira uzimate li podatkovne ćelije ili grafički grafikon u punom obliku, kopirajte i zalijepite u drugi program. Ono što treba biti svjesno jest da je to postupak povezivanja i povezivanja - ako promijenite podatke u proračunskoj tablici, to će se također promijeniti u Wordu DOC ili PowerPoint PPT. Ako to ne želite, zalijepite ga kao grafiku. Za to koristite Wordov poseban alat Paste Special. Ili, kad ga uzmete iz programa Excel, otvorite karticu Početna na vrhu, odaberite izbornik Kopiranje i upotrijebite opciju Kopiraj kao sliku. Tada možete uopće zalijepiti grafiku u bilo koji program.



Koristite $ za sprečavanje promjene

Kad pišete formulu, referencirate ćelije prema njihovom položaju, kao što je A1. Ako kopirate formulu i zalijepite je u sljedeću ćeliju prema dolje, Excel će tu referenciranu ćeliju pomjeriti, pa bi umjesto toga rekao A2. Da biste spriječili pomicanje, upotrijebite znak dolara ($). Upišite $ A1 i izrežite ga i zalijepite na primjer u novu ćeliju, što sprečava pomak u stupcu (A); A $ 1 sprječava pomak u retku (1), a $ A $ 1 sprječava promjenu pomaka u bilo kojem smjeru prilikom kopiranja formule.

To je korisno kad imate jednu ćeliju koju možete koristiti u čitavoj hrpi formula. Recite da želite podijeliti sve sa 100. Možete napraviti formulu poput = (A1 / 100), ali to znači da ne možete lako promijeniti 100 kroz ploču. Stavite 100 u ćeliju B1 i upotrijebite = (A1 / B1) - ali tada kad je izrežete i zalijepite, pretvara se u = (A2 / B2), zatim = (A3 / B3) itd. $ Ispravlja da: = (A1 / $ B $ 1) može se smanjiti i zalijepiti za red, ali referenca $ B $ 1 nikad se ne mijenja. Tada možete promijeniti vrijednost 100 u ćeliji ako je potrebno da biste eksperimentirali s drugim promjenama.



Izvršite brzu analizu

Ako ne znate točno koje informacije želite primijeniti na podatke u Excelu, pokušajte brzo pregledati izbornik za brzu analizu. Odaberite podatke i kliknite okvir za brzu analizu koji se pojavljuje u donjem desnom dijelu. Dobit ćete izbornik koji prikazuje opcije za brzo primjenjivanje uvjetnog oblikovanja, izradu grafikona, obrađivanje ukupnih vrijednosti, prikazivanje iskričavih svjetiljki i drugo.



Sjajne tipke prečaca Excela

Excel, kao i svaki sjajni softver, ima mnogo izvrsnih prečaca na tipkovnici. Evo nekoliko najboljih.

Ctrl +; -Unosi današnji datum.

Ctrl + Shift +: -Umetanje trenutnog vremena (dvotočka je ono što se čita u satu, kao 12:00).

Ctrl + Shift + # - Promijeni format datuma.

Ctrl + 5 - primjenjuje precrtavanje teksta u ćeliji.

Ctrl + 0 - Sakriva trenutni stupac.

Ctrl + 9 - sakriva trenutni redak

Ctrl + F6 - prebacuje se između otvorenih radnih knjiga (to jest, otvaranja Excel datoteka u različitim prozorima).

Ctrl + ` - to je oznaka naglaska, tipkom 1. Ovaj kombinirani prikaz prebacuje prikaz na listu da bi pokazao sve formule.

Ctrl + PageUp ili PageDown - Brzi pomak između listova u trenutno otvorenoj radnoj knjizi.

F2 - Počnite uređivati ​​trenutno odabranu ćeliju (mnogo brže nego dvoklikom).

Shift + F10 - otvara izbornik desne tipke miša za ćeliju u kojoj se nalazite.



16 Savjeta za Microsoft Word koje sada morate naučiti

Mislite da znate sve o programu Microsoft Word? Evo nekoliko skrivenih trikova i uštede vremena koji trebate znati o Redmondovoj aplikaciji za obradu teksta.