Video: Year-End Checklist for Small Business Owners (Studeni 2024)
Započeti godinu točno iz informatičke perspektive znači dovesti onoliko reda u kaos koliko možete. Tjedni između Božića i Nove godine obično usporavaju u pogledu zahtjeva za informatičkom pomoći, raspoređivanja i drugih zadataka upravljanja slučajnim odabirom. Veći dio siječnja slijedi odgovarajući se, dok se ostatak organizacije vraća iz praznika i polako gradi zamah. Ti su tjedni korisni IT menadžerima kojima treba vremena da urede svoje kuće, kako bi osigurali čvrst tehnološki temelj za ostatak godine. Slijedi šest ključnih koraka koje bi IT menadžeri trebali poduzeti što je moguće ranije u 2016. godini.
1. Planirajte da se zakup hardvera osvježi
Nadamo se da ste održavali točan dnevnik revizije hardvera koji pokriva svu vašu infrastrukturu na licu mjesta, uključujući ne samo računala i prijenosna računala, već i mrežni hardver, pisače i tu sve veću kategoriju mobilnih uređaja. Tko ima što; gdje se nalazi; osnovne podatke o identifikaciji kao što su serijski brojevi i, što je najvažnije, datumi za osvježavanje zakupa. Zabilježite koji će hardver biti osvježavajući ove godine i kada, i obavezno to uzmite u obzir u svojim projektnim planovima. Obratite posebnu pozornost na to koje mobilne uređaje koriste vaši zaposlenici jer sve više ljudi koristi osobne mobilne uređaje za rad (koji mogu predstavljati nepotrebne terete plaćanja i sigurnosne rizike).
2. Obavite temeljitu reviziju licenci softvera
Ako ste slijedili pravilan postupak prošle godine, tada ste već trebali završiti reviziju softvera. Ali, u slučaju da niste, sada definitivno ne želite preskočiti ovaj korak.
Kao i u vašoj reviziji hardvera, također ćete primijetiti da korisnici također donose osobne odluke u svojim portfeljima softvera. Slično zaposlenicima koji koriste osobne uređaje za rad, mnogi također koriste svoje usluge temeljene u oblaku. To se može dogoditi zato što se jedan korisnik odluči prijaviti za određenu uslugu ili čak čitav tim koristi cloud uslugu upravo između sebe.
Često se te usluge plaćaju kroz ponavljajuće troškove dodijeljene osobnim ili korporativnim kreditnim karticama, a računovodstvo može imati poteškoća u otkrivanju tko plaća za što. To je loša vijest za njih, ali može vas ugristi i za vrijeme IT proračuna, pa napravite prednost ispred nje što je više moguće. Ovaj trend također može uzrokovati velike glavobolje iz sigurnosne perspektive, jer mnogi tzv. Oblačni servisi zapravo prisiljavaju korisnike da preuzmu module na strani klijenta koji nužno preskaču vaš uobičajeni postupak testiranja. Ako ne znate što se radi na uređajima vaših korisnika, ne možete ih adekvatno zaštititi.
U tradicionalnijem smislu, budite sigurni da vaša revizija softvera pokriva i uobičajene baze, što znači točnu procjenu softvera koji je instaliran, gdje se pokreće, tko ima pristup u odnosu na to tko ima licence i kada iste licence istječu. Obratite posebnu pozornost na sigurnosni softver - anti-virus, virtualne privatne mreže (VPN-ovi) i šifriranje su tri primjera.
3. Trpite kroz tu sigurnosnu reviziju
Sigurno je da su revizije informatičke sigurnosti tek pomalo ugodnije od posjeta IRS-a, ali dobra je vijest da su apsolutno kritični i visoko specijalizirani. To znači da imate sjajan slučaj za angažiranje konzultanta koji bi mogao proći kroz ovaj postupak. Ali, bez obzira radi li se o vama ili nekom vanjskom stručnjaku, provjerite sljedeće detalje:
Dodavanje revizija - Uvrstite postupak u svoje podatke o reviziji hardvera i softvera.
Analiza zaštite identiteta - kako onemogućavate pristup korporativnim informacijskim resursima i podacima kako lokalno tako i u oblaku.
Analiza sigurnosti u oblaku - zasebno analizirajte sve svoje oblačne operacije, bilo da se radi o samo nekoliko nastupa izvan pohrane izvan web mjesta ili kompletne aplikacije SaaS (Software-as-a-Service) (Software-as-a-Service) koja vodi ključni poslovni proces.
Analiza zaštite podataka i oporavka od katastrofe (DR) - Kako je funkcioniralo prošlogodišnje rješenje i postoje li slabe točke ili nepredviđeni scenariji koje biste trebali riješiti u ovoj godini?
Cjelokupna analiza revizije - Ne možete to dati bilo kojem savjetniku; upotrijebite izvješće o reviziji sigurnosti kako biste procijenili razinu sigurnosti svojih IT operacija i shvatili ne samo gdje trebate poboljšati, već i gdje možete uštedjeti novac pomoću različitih sigurnosnih rješenja ili taktika.
4. Saznajte svoje poslovne procese
U maloj tvrtki to se može učiniti u nekoliko sjednica jednog za jednim. U srednjoj tvrtki vjerojatno ćete dobiti priliku za nekoliko ručkova. Naziv igre ovdje je "Kako to stvarno funkcionira?" Ideja je da se prvo utvrde koji su ključni procesi u vašem poslovanju zbog kojih on radi (što znači da mu omogućuju zarađivanje i funkcioniranje) i tko vodi ili posjeduje te procese. Zatim se upoznajte s tim osobama i neka vas provede - detaljno - kako se ti procesi događaju; što je doista važno u postizanju toga; koji se alati danas koriste za postizanje ovog posla; i ono što bi ovi ljudi željeli vidjeti, željeli bi da se dogode ili bi samo općenito željeli grupirati.
Samo s ovim informacijama stvarno možete dodati vrijednost. Vaša stručnost nije u samo znanju što se događa u tehnologiji; je u stanju kreativno primijeniti tehnologiju kako bi se ti procesi zarade brže, jeftinije ili konkurentnije odvijali. Tek kada stvarno znate kako stvari funkcionišu, možete to raditi učinkovito, čak i lako. Stoga, odvojite malo vremena od zaslona i upoznajte svoje suradnike. Iznenadit ćete se koliko im je drago što razgovaraju i koliko vam se unutarnja zaliha može povećati.
5. Razgovarajte s marketingom
IT i marketing obično su dva odjela koja nemaju puno veze jedno s drugim, osim interakcije s površinom. No, s bukom oko marketinga društvenih medija, tehnologija igra sve važniju ulogu u ukupnom marketinškom planu vaše tvrtke. Dakle, razgovor s početkom godine može isplatiti velike dividende tijekom ostatka godine. Ključne stvari o kojima će Marketing vjerojatno htjeti razgovarati uključuju:
Upravljanje prisutnošću putem interneta i na društvenim mrežama - Mnogi marketinški odjeli nemaju pojma o stupnju sofisticiranosti koji im je dostupan u upravljanju mrežnim marketinškim kampanjama; Dodavanje vaše stručnosti ovdje može odmah stvoriti višegodišnji tehnološki plan za obje strane.
Prikupljanje i pohrana podataka - Marketinški ljudi obično traže sve s namjerom da shvate kako ih kasnije koristiti. To bi bilo u redu ako to „sve“ nije uključivalo i potencijalne petabajte podataka o webu, transakcijama i praćenju kupaca. Razumijevanje onoga što se ovi ljudi danas okupljaju i onoga što se namjeravaju okupiti sutra može diktirati vašu strategiju skladištenja za cijelu godinu.
Analiza podataka - Ako su vaši administratori baze podataka (DBA) do sada odgovarali na pitanja poslovne inteligencije (BI), podesite za promjenu. Uz naglašen napredak u prikupljanju podataka, doći će do istog povećanja iskopavanja tih podataka. Vjerojatno je greška učitavanje toga na ramena jednog ili dva preopterećena DBA-a. Umjesto toga, pogledajte mogu li alati za uslugu samoposlužne poslovne inteligencije (BI) (poput Microsofta Power BI ili Tableau Desktop) pomoći vašoj organizaciji. Razgovarajte s odjelima za marketing, financije i drugim podacima koji zahtijevaju značajne podatke o tome što uvida traže, a zatim provjerite možete li implementirati alate kako bi sami mogli iskopati te elemente.
6. Dođite do planiranja
Ako ste slijedili već opisane korake, sada imate točnu predodžbu o tome koja tehnologija koristi vaša tvrtka, kako se koristi i koliko to košta. Također imate dobar pogled na rupe koje prožimaju ovu situaciju - gdje plaćate previše; tamo gdje leže potencijalni sigurnosni rizici; što će biti potrebno ažurirati ili obnoviti ove godine i još mnogo toga.
Upotrijebite ove nalaze za početak planiranja vaše IT godine. Morate shvatiti koliko projekata vaš odjel može obraditi naspram onih koji se moraju dogoditi (poput obnove licenci, novih hardverskih rollouts uslijed osvježenja zakupa i slično). Tek nakon što preslikate te neobvezne projekte, možete pokrenuti planiranje dodavanja vrijednosti.
Ali kad dođete do te faze, morate poduzeti neke ključne korake:
Susreli ste se s vodećim procesnim procesima; sada se sastaju s višim menadžmentom. Osobe s prednje linije pružile su vam uvid u to kako stvari funkcioniraju i gdje možete pomoći, ali samo vam viši menadžment može pružiti perspektivu velike slike. Za postizanje učinkovitog tehnološkog plana potrebne su vam obje perspektive.
Radite na "prodaji" projekata prije nego što potrošite vrijeme na evaluaciju i testiranje. Otkrivanje koji će alati najbolje funkcionirati u vašoj organizaciji može biti naporan i dugotrajan zadatak. Nemojte se baviti time dok ne stignete otplatu od strane pravih dionika i višeg rukovodstva. Drugim riječima, prodajte svoju projektnu ideju ljudima koji će imati koristi prije nego što na njih potrošite značajne sate rada.
Pri prodaji svojih projekata ne fokusirajte se samo na uštedu troškova. Mnogi IT menadžeri zadani su u pronalaženju jeftinijih rješenja za sve alate koji se danas koriste. Ponekad je to dobar kut - pogotovo za stvari poput mobilnih poziva i podatkovnih planova. Ali, za softver i usluge u oblaku koji su orijentirani na zadate, fokusiranje na povećanu funkcionalnost je bolja igra. Postavite demonstracije predloženih rješenja za dionike kako biste im omogućili da vide što vaš plan može učiniti za njih i privući ćete mnogo više pažnje nego čak i sa najfinijim proračunskim proračunskim tablicama.
Ne pretjerujte. Jednom kada steknu pozornost višeg menadžmenta i otkupa od dionika procesa, lako se otkloniti zamahom i uzbuđenjem. To može dovesti do pretjerano obećavajućeg što zauzvrat dovodi do neuspjeha projekta i Advil-ove ovisnosti. Budite vrlo oprezni u planiranju projekta. Dajte međuspremnik ne samo s obzirom na vrijeme, već i s obzirom na proračun, u slučaju da trebate angažirati vanjsku pomoć kako biste na vrijeme dovršili nešto. Imajte na umu da i IT mora reagirati na nepredviđene situacije, tako da je ključno osigurati da se implementirate za sutra dok se i danas učinkovito bavite.
