Kako se organizirati: koristite mape da biste prekrili radnu površinu

Organizirati se i ostati organiziran poput gubitka kilograma. Kratkoročna rješenja ne djeluju. Morate promijeniti način života koji se vi i vaši zaposlenici ili poslovni partneri možete dugoročno pridržavati.

U ovoj ćemo seriji naći savjeta kako organizirati i svoje poslovanje i svoje osobne podatke. Prethodni članak objasnio je važnost razumijevanja kako vaše poslovanje misli na informacije. Sada ću vam pokazati kako to temeljno djelo provoditi u praksi s konvencijama i strukturama imenovanja računala. Većina tvrtki će implementirati ove strukture mapa bilo na svoje poslužitelje ili unutar skupa za upravljanje projektima, ali podjednako su primjenjive i na vašoj radnoj površini ili u klijentu e-pošte.

Što su zapravo mape?

Mape su kostur vašeg poslovanja. Poput građevne građevine, oni podržavaju sve što se događa oko njih, od kreativnog dizajna do jednostavne funkcionalnosti.

Tijekom karijere radio sam u sedam različitih ureda. Timovi koji su imali čistu i zdravu razumsku strukturu mapa uvijek su bili najbolji za daljnji uspjeh i rast.

Osobito mala poduzeća trebaju imati na umu tu činjenicu: Organizirana tvrtka je ta koja je namijenjena rastu. Možda mislite da, budući da su sada u tvrtki samo dvije osobe, možete zadržati puno podataka u glavi, a ne preslikavati ih u strukturu mapa. Nažalost, kada dođe vrijeme da zaposlite nove zaposlenike i proširite svoje poslovanje, izgubiti ćete puno vremena podučavajući ih vaš iskrivljeni sustav. Trošit ćete još više vremena i novca ispravljajući pogreške, vrijeme i novac koji biste trebali potrošiti na rast.

Struktura mape je odraz vaše poslovne strukture. Mape su ugniježđene unutar drugih mapa u hijerarhijskom sustavu koji se moraju podudarati s hijerarhijskim redoslijedom vašeg rada.

Razgovarajući o tome kako vi i drugi ljudi u vašem poslu razmišljate o informacijama (jeste li radili taj dio, zar ne?), Vjerojatno ste počeli vidjeti kako se odvija neka vrsta hijerarhije. Preporučam skicirati tu strukturu. Nije važno da li ga crtate na papiru, u tačkama metala ili u aplikaciji za bilješke poput Evernote za Windows (besplatno do 45 USD godišnje, 4, 5 zvjezdice) ili upotrebljavate softver za mapiranje uma. Ako ga napišete pismenim putem, lakše ćete vidjeti postoje li nedosljednosti ili se preklapaju.

Primjer strukture

Struktura vašeg dizajna bit će jedinstvena, ali zato što ogromno pomaže vidjeti primjer, prikazat ću vam osnovnu koja koristim na radnoj površini.

Kao pisac prvenstveno radim na recenzijama proizvoda. Kad razmišljam o recenzijama, u oči mi padaju tri kategorije: 1) ideje za proizvode za pregled, 2) članci u tijeku i 3) recenzije koje su gotove. Unutar kategorije „gotovi“ sklon sam sjećanju recenzija po datumu objave, koje pojednostavljujem na mjesec i godinu jer nikad u roku od jednog mjeseca nema previše njih da bih ih izgubio iz vida. Unutar kategorije "ideje" stvari su nekako fluidne. Neke ideje obuhvaćaju više proizvoda, dok se druge odnose na jednu stvar. Ali to što su fluidne, ne znači da ne mogu imati sustav koji bi ih organizirao. U kategoriji "u tijeku" mislim na naziv proizvoda koji pregledavam. E sad, kako se to prevodi u mape?

Ovaj sustav funkcionira jer mi je važno da vidim sažetak ideja i stvari u tijeku. U ime mapa se nalaze tačno, pa ih odmah vidim kada otvorim svoju mapu "PREGLED". Ne moram vidjeti sve nazive proizvoda koje sam završio s pregledom, pa ih stavljam u mape prema datumu njihove objave. Sva su imena mapa konzistentna. Kada se status projekta promijeni od nedovršenog do završetka, povučem ga u odgovarajuću mapu, a njegov način imenovanja jednak je svim ostalim mapama koje su s njim. Na primjer, mogu povući mapu rimskih brojeva, poput ii, do razine c i d, a da je ne moram preimenovati i ona će se uklopiti pravo u sustav.

Savjeti i trikovi

Brojevi. Primijetite kako mjesečne mape počinju s četiri znamenke. Prve dvije znamenke su za godinu, a druge se odnose na mjesec. I ja volim vidjeti imena mjeseci, pa ih stavljam na kraju nakon podcrtavanja. Veliki sam zagovornik korištenja četvero- ili šesteroznamenkastih brojeva za datume iz nekoliko razloga. Prvo se osobno sjećam kada su se stvari dogodile, tako da mi je lako pronaći stvari ako ih mogu potražiti prema datumu. Drugo, mape se uvijek pojavljuju prema redoslijedu po datumu, ako ih sortiram po imenu, jer ih abecedno 1101 dolazi prije nego što 1102 dođe prije 1103. itd.

Upotreba datuma postaje izuzetno korisna kada se morate arhivirati, o čemu ću govoriti u nadolazećem članku o upravljanju e-poštom.

Oznake. U svom primjeru, koristim sva velika slova za mape koje započinju s "IDEAS_", jer želim da se "ideje" lijepe zajedno kad razvrstavam po imenu. Mislim na to kao na oznake. Za recenzije u tijeku se ne trudim s oznakom. Ja samo imenujem mapu imenom proizvoda. Da sam istodobno imao više od oko 20 recenzija proizvoda, vjerojatno bih izmijenio konvenciju o imenovanju mapa i dodao oznaku da sve stvari u tijeku ostanu zajedno. "IN-PROGRESS_" bi vjerojatno bio predug, ali možda bi nešto tako jednostavno kao "IN_" uspjelo.

Ispada da "IN_" posebno ne bi radio, a evo i zašto: Kad sam skicirao čitave strukture mapa, drugdje sam koristio riječ "in" da bih značio nešto vrlo specifično. Vidite koliko je važno prvo nacrtati cijelu stvar?

Jedinstveni. Jedan od razloga upotrebe oznaka i brojeva je taj što pomaže u zadržavanju jedinstvenosti naziva datoteka. Nikad ne želite da dvije datoteke ili mape imaju isto ime jer ako ih slučajno povučete i ispustite na isto mjesto, jedna bi mogla prebrisati drugu. I, naravno, zbunjujuće.

Posebni znakovi. Podvlake su moj najbolji prijatelj u konvencijama o imenovanju mapa. Oni su čisti i drže tekst lako čitljivim. Neki koriste razmake i crtice u nazivima mapa - na vama je. Što god odabrali, uvijek budite svjesni kako znakovi utječu na abecedno sortiranje imena. Ponekad upotrijebim podvlaku na početku naziva mape kada uvijek želim da se ta mapa pojavi na vrhu, poput "_DONE". Tada mogu lako povući i ispustiti sve što je dovršeno do gornje mape. Alternativno, ako bih to želio pri dnu, mogao bih to nazvati "z_DONE".

Boja. Mac OS je fantastičan jer vam omogućuje brzo umetanje mapa u boji klikom desnim klikom. Možete to učiniti i na PC-u, ali je nezgrapno. Oslanjala sam se na kodiranje u boji kada sam radila na dizajnerskim projektima koji su vrlo kolaborativni - moj kolega i ja smo na zajedničkom poslužitelju označili mape žutim kada je sadržaj bio novi, a još nisu polirani, narančastim nakon što su datoteke prošle prvu fazu dizajna, i tako preko ljubičaste boje, što je značilo da je posao obavljen.

Koji god sustav da primijenite, pridržavajte se toga! Dosljednost je ključna za organiziranje. Imajte na umu da je organiziranje, poput održavanja forme, potrebno dugoročne promjene u načinu života, a ne brzi popravci. Koliko god je to moguće i koliko god to ima smisla, pokušajte koristiti iste osnovne principe u svim projektima, timovima i odjelima u cjelokupnom poslu.

Odvedi

Koraci kojih se treba sjećati iz ovog članka su:

1. Skicirajte strukturu mape prije njezine implementacije.

2. Organizirajte podatke hijerarhijski, razmišljajući o onome što ćete trebati vidjeti i znati u pregledu snimke kad pogledate u mapu.

3. Upotrijebite slova, brojeve i posebne znakove u imenima mape kako biste ih prikazali inteligentnim redoslijedom.

4. Budite dosljedni konvencijama imenovanja prilikom stvaranja novih mapa.