Organiziranje: razmišljajte drugačije o podacima

Organizirati se i ostati organiziran poput gubitka kilograma. Kratkoročna rješenja ne djeluju. Morate promijeniti način života koji se vi i vaši zaposlenici ili poslovni partneri možete dugoročno pridržavati.

U ovoj seriji pružat ću savjete kako organizirati i svoje poslovanje i svoje osobne podatke organizirajući adresiranjem:

1. Kako vaše poslovanje misli na informacije.

2. Imenovanje konvencija za mape i način razmišljanja o njima.

3. Imenovanje konvencije za datoteke.

4. Razmjena informacija.

5. Kako upravljati e-poštom.

Dijeta za organiziranje

Kad je riječ o gubitku kilograma, neki smatraju da im dijeta pet ili šest malih obroka tijekom dana djeluje, dok drugima trebaju tri regimentirana obroka i među njima apsolutno nema zalogaja. Neki kupuju članstvo u teretani (poticaj da zapravo krenete može doći od novca koji su potrošili), dok je drugima bolje da u dnevni plan ugradite male vježbe, poput uzimanja stepenica umjesto lifta ili vožnje biciklom do posla.

Stvar je u tome što ista rješenja ne funkcioniraju za sve. Isto je i s organiziranjem.

Načini razmišljanja o informacijama

Organizirati se i ostati - mora biti način života za vaše poslovanje. Svaki zaposlenik i dionik svakodnevnog poslovanja mora se moći pridržavati programa. Vaš sustav za organiziranje mora se sastojati od postupaka koji se uklapaju u svačije rutine, bilo da to znači poduzimati male korake, poput brisanja nepotrebnih datoteka dok krenete, ili poduzimati veće korake prema unaprijed predviđenom rasporedu, kao što je rezerviranje svakog petka popodne za čišćenje u pretinac pristigle pošte.

Dakle, prije nego što sebe i suradnike postavite na novu dijetu organiziranja, odvojite trenutak za razmišljanje o tome kako vaša organizacija gleda na informacijsku organizaciju. Neke su mogućnosti:

• prema datumu ili mjesecu, primjerice, kada se nešto prvo dogodilo ili je planirano da bude dovršeno

• prema nazivu projekta

• imenom odgovorne osobe

• po fiskalnoj četvrtini

Odgovarajuće prakse stvarnosti

Važno je ne pokušavati jedan od ovih organizacijskih sustava uklopiti u vaše poslovanje ako ne odražava kako vaš tim zapravo djeluje. Pitajte svoje kolege, ako su trebali pronaći određeni dokument, možda fakturu ili ugovor, gdje bi ih prvo pogledali? Još važnije, kako bi izgledali? Pretražuju li svoje računalo ili mrežu tvrtke prema nazivu dobavljača, datumu, opisu proizvoda? Otvaraju li mapu i prelistavaju nazive datoteka ili ih sortiraju po datumu ili sortiraju prema vrsti datoteke? Koliko im treba vremena da pronađu informacije? Gubit će vrijeme jer pretražuju na način koji im ne pomaže da brže suze rezultate?

Ne treba vam formalni sastanak da biste to učinili. Dođite i pitajte. Trebat će vam dvije minute.

Možda postoji više odgovora. Ponekad se možete sjetiti mjeseca i godine u kojoj je projekt pokrenut, dok se vaš kolega može postaviti na ime projekta. U oba slučaja podaci nisu nužno statični. Možda je projekt tijekom razvoja imao kodno ime, a možda je i pokrenut kasno. U sljedećem članku o konvencijama o imenovanju mape objasnit ću kako implementirati sustav koji može podnijeti ovakav oblik neskladnosti.

Spavaj na njemu

Izvođenje ove vježbe trebalo bi vam pomoći u oblikovanju razumijevanja kako vaša tvrtka treba strukturirati svoje podatke - ali spavajte na njima dan ili dva, a zatim pokušajte ponovo prije donošenja bilo kakvih odluka ili promjena postojeće strukture. Ponekad zaboravljamo zašto postoje određene prakse i naglo ih mijenjanje može nenamjerno uništiti neko drugo poslovno utemeljenje.

Primjerice, radio sam u uredu u kojem slobodni posao sklapa ugovore gdje su razvrstane u dvije stvarne viseće mape datoteka, jednu za račune i jednu za porezne obrasce. Činilo mi se da ima puno više smisla spajati ih u jedno. Zašto su dva ormara za datoteke i dvije mape oboje s oznakom "Doe, Jane?" Kad god mi je bio potreban pristup fakturama, obično sam trebao i tražiti porezne podatke freelancera. Zašto jednostavno ne pojednostaviti sustav? Jedan od razloga koji mi je sada očigledan, ali tada nije bio, je to što je mnogim ljudima u organizaciji potreban pristup računima, ali malo ljudi bi trebalo imati pristup osobnim podacima, poput brojeva socijalnog osiguranja. Dobra je stvar što je moj menadžer razumio ovo obrazloženje i bio mi je u mogućnosti objasniti ga prije nego što sam reorganizirao cijeli sustav.

Odvedi

Prvi koraci za uklanjanje ovog članka su:

1. Pitajte svoje kolege i sebe: "Kako ja mislim o našim podacima?"

2. Pustite da odgovore odgovore u danu ili dva prije nego što dođete do zaključaka.

3. Trebalo bi početi nastajati neka vrsta strukture. Kad to vidite, ne brinite o tome kako reagirati na to još uvijek.

Imajte na umu da je organiziranje poput održavanja kondicije. Ništa se neće promijeniti preko noći, a važnije je napraviti ispravne promjene načina života za vas i vašu organizaciju - promjene koje će se zadržati.