Video: ORGANIZACIJA: kako ja organiziram vrijeme // savjeti (Studeni 2024)
Način na koji vi i vaši suradnici imenuju vaše datoteke jednako je važan kao i naziv mapa. Ako to učinite inteligentno, sustavno i logično, od početka postavlja vaše poslovanje za uspjeh, dugoročni rast i stabilnost.
Mnoge tvrtke koje razmišljaju o novom organizacijskom pritisku vjerojatno imaju ogromne zaostatke starih datoteka koje neće htjeti preimenovati (barem ne odmah). To je u redu. Morate započeti nekad.
U mnogim slučajevima ima smisla implementirati novi sustav kada započinjete novi projekt, tim, fiskalni kvartal ili godinu - bez obzira koji su glavni pokazatelji vašeg poslovanja. Ima smisla početi dijelom od značajnog trenutka zbog načina na koji ćete se nositi s neorganiziranom arhivom. Za godinu dana moći ćete bez ikakvih napora pronaći i upravljati svim nedavnim što vam treba, ali starije stvari koje su prethodile vašem novom sustavu nećete tako lako lako pronaći. Dat ću vam nekoliko trikova za rukovanje tim arhivima, a da pritom ne potrošite mjesece (ili stažistu stažista) na sve preimenovanje.
Imena datoteka
Kao i kod mapa, imena datoteka moraju biti:
• jedinstven
• pokazuje što datoteka sadrži
• u skladu s načinom na koji vaše poslovanje misli o informacijama
• skeniranje (ljudskim okom) prema načinu na koji vi i vaši zaposlenici pronalazite informacije
• prirodno abecednim redom
• dosljedan!
Jedinstveni. Apsolutno je važno da imena datoteka budu jedinstvena, posebno ako radite u suradničkom okruženju, a posebno ako datoteke često kopirate na poslužitelj. Ako nemate sustav za održavanje jedinstvenih naziva datoteka, riskirate ih prebrisati i izgubiti sve svoje podatke. U kolaboracijskim okruženjima uobičajeno je namjerno prepisivanje datoteka. Ako ste, poput mene, postali sigurni na skočno upozorenje ("Jeste li sigurni da želite zamijeniti postojeću datoteku novijom?"), Ništa vas neće spriječiti da prepisujete pogrešnu datoteku ako je isto ime.
Na primjer, recimo da imam novu fakturu iz Grey's Electronics nazvanu Grays-računice.pdf, od juče. Moguće je staviti na poslužitelj u mapu Računi i mogu dobiti upozorenje da datoteka s tim imenom već postoji. Također mogu pretpostaviti da je, budući da je račun stigao jučer, netko drugi tu ubacio-- ali upravo sam računovodstveni odjel potpisao taj račun, tako da moj mora biti najnoviji, pa ću prebrisati stari. Čitava stvar pada na dijelove kad me kasnije tog dana netko zatraži da uzmem Greyov račun, znaš, onaj od prije dva mjeseca… onaj s istim imenom datoteke, kojeg sada više nema.
Indikativni. Glupo je ustvrditi da imena datoteka trebaju sadržavati ono što sadrže, ali više sam puta vidio kako idu pogrešno. Mnogi pretpostavljaju da se, kada gnijezde unutar mape, mapa vodi računa o nazivu veće kategorije. Također lažno pretpostavljaju da će i najrelevantniji sadržaj datoteke biti očigledan svima koji trebaju pristupiti datoteci. Uzmimo ponovo primjer fakturiranja. Recimo da računovodstveni odjel pronalazi račune na tri načina: broj računa, porezni broj i fiskalni mjesec u kojem je uplaćen. Računovodstvo nije moglo brinuti manje to što je riječ o "Greyjevoj fakturi".
Osobno koristim dvije glavne identifikatore za sve svoje datoteke: numeričke datume i kodove. Kod kuće blogam nekoliko puta mjesečno. Sve tekstualne datoteke i fotografije koje koristim na svom blogu klasificirane su s četveroznamenkastim datumom (YR MO) i klasifikatorom "bg" za "blog." Fotografija tržišta u Montrealu snimljena tijekom putovanja u rujnu 2010. godine zove se 1009bg_montreal_market.jpg. Četveroznamenkasti brojevi rade za datoteke mog bloga jer pišem u prosjeku samo četiri ili pet postova mjesečno.
Ponekad bih mogao imati desetak fotografija iz određenog mjeseca. U tom slučaju ih ili kodiram sa šesteroznamenkastim brojem, dodajući dan do kraja ili skraćujem neki drugi označitelj da bih spremio znakove kako bih mogao dodati još opisni tekst u imena datoteka. Na primjer:
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg
Znam prije nego što uopće otvorim datoteke da su to obje paprike koje sam objavio na svom blogu (bg), snimljen u rujnu 2010. (1009), u Montrealu (mnrl), na pijaci (mrkt).
Još jedan trik, ako puno putujete, pa koristite zračnu luku za označavanje lokacije: YUL za Montreal, LAX za Los Angeles, LHR ili LGW za London, i tako dalje.
U skladu s postupkom poslovne misli. Kao što ste mogli pretpostaviti iz gornjeg primjera, znam da mogu računati na svoje pamćenje kako bih pokupio podatke po datumu. Da biste odlučili kako će funkcionirati vaše konvencije o imenovanju, morate znati kako vaše poduzeće pamti podatke. Ali datumi ubijaju i dvije ptice jednim kamenom. Oni datoteku kodiraju kada se dogodila ili je bila značajna te vas upola dobivaju jedinstvenim imenima. Nikada neću slučajno otvoriti slike s putovanja u Montreal iz 2006. godine kada zaista želim one iz 2010. godine, čak i ako sam oba puta snimao fotografije na tržnicama.
Apsolutno preporučujem da u imena datoteka unesete datum. Jedino je pravo pitanje koji datum je najkorisniji za vaše poslovanje? Datum slanja ili obrade računa ili datum završetka posla ili potpisivanje ugovora? Vlasnici tvrtki, vođe tima i rukovoditelji odjela trebali bi upućivati posljednji poziv, ali razgovarajte s osobama koje prvo rade najviše svakodnevnog posla. Oni su ti koji će znati što stvarno ima smisla.
Dostupno za pregled. Kad otvorite mapu, želite odmah znati njezin sadržaj, bez otvaranja datoteka ili škljocanja na prikazima sličica. Osmišljavanje ispravne konvencije o imenovanju datoteka uključuje otkrivanje ključnih podataka u svakom dokumentu. Preklinjem se kad vidim nečije računalo s datotekom resume.doc. Koji je to životopis? Kada je ažuriran? Je li duga ili inačica? Gdje će biti poslan? 1102_CV_marketing_digital.doc možda je životopis koji ističe vaše iskustvo digitalnog marketinga, dok bi 1102_CV_short.doc mogao biti generički profesionalni životopis koji namjeravate ažurirati kada se prijavite na pravni fakultet.
Zamislite koliko biste vi i vaši kolege mogli biti od vas, s velikom su sigurnošću znali što sadrži svaka datoteka prije nego što ste je otvorili.
Prirodno naređeni. Još jedan razlog zbog kojeg volim koristiti datume kao identifikatore jest taj što će sve pasti kronološkim redoslijedom kada mapa razvrstava datoteke po imenu, što je obično zadana postavka. Razvrstavanje prema stvarnom datumu datoteke govori samo o tome kada su datoteke posljednji put ažurirane, a to je malo vjerojatno da će biti primarna stvar koju želite ili morate znati. Ako YR MO DA uvijek stavite na početak naziva datoteke, uvijek ćete imati red.
Dosljednost. Prije toga napravio sam analogiju da je organiziranje poput ostajanja u formi. Promjene se ne događaju preko noći. Nagrade dolaze dugoročno, a ne kratkoročno. Morate izvršiti promjene koje su za vas i koje će trajati, a ne skočiti na otkačenu dijetu. Kad dobijete smisao da ste pronašli rješenje s kojim možete živjeti, držite se toga!
Inteligentno suočavanje s arhivima ili starijim datotekama
Nitko ne očekuje da ćete reorganizirati i preimenovati cijelu arhivu podataka. To nije vrijedan način da provedete svoje vrijeme, a smiješno je pomisliti da biste ga i vi mogli izvući. Pa što biste trebali učiniti sa svim tim neorganiziranim datotekama i mapama iz prošlosti?
Razmišljati o svim vašim datotekama odjednom nije moguće upravljati. Zato su neorganizirani! Najlakši način da započnete rješavanje svojih arhiva je da mislite na dvije skupine: staru i stvarno staru. Kako ćete definirati staro i stvarno staro, ovisi o vama.
Za mene, "stvarno star" znači da sam više od 99 posto siguran da više nikada neću pristupiti datoteci - ali to bi se moglo dogoditi. "Stvarno stare" stvari, po meni, također trebaju biti najmanje tri godine. Datoteke koje ispunjavaju ta dva kriterija spremne su za arhiviranje na disk.
Redovni "stari" općenito se odnosi na datoteke na kojima sam radio prije jedne i tri godine. Oni ostaju na mom tvrdom disku ili poslužitelju, gdje im mogu pristupiti ako treba, ali ubacujem se u mape godina. Imam mape s oznakom "2010", "2009" i "2008."
Stavljanje starijeg sadržaja u mape po godini omogućuje vam proljetno čišćenje. Jeste li ikad pokušali temeljito očistiti svoj ormar bez da ga ispraznite? To ne radi. Da biste se organizirali, trebate novi početak. Umetanje svih datoteka u mape po godini omogućuje vam čist početak bez uklanjanja ičega što bi vam zapravo moglo trebati. Trebate vidjeti čist i uredan prozor prije nego što se organizirate!
Što radite s datotekom koja se proteže više godina? Zalijepite ga u mapu najnovije godine. Jeste li radili na njemu prošle godine? Tada bi trebao biti u prošlogodišnjim mapama. Ako ste zabrinuti da ga nećete moći pronaći, zašto? Vaše datoteke su već nered! Vjerojatno ionako morate potražiti datoteku, pa što ima veze ako je ugniježđena unutar još jedne mape?
Odvedi
Važne točke odvođenja iz ovog članka su:
1. Konvenciju imenovanja datoteka koju koristi vaše poduzeće moraju razumjeti svi u organizaciji.
2. Konvencije o imenovanju datoteka trebale bi pomoći ljudima da brzo pronađu informacije skeniranjem imena ili pretraživanjem datuma ili drugih označitelja u imenu.
3. Datoteke "prirodno poredane" lakše se skeniraju i sortiraju.
4. Budite u skladu s konvencijama o imenovanju.
5. Izbjegavajte veliki projekt remonta jednostavnim arhiviranjem starijih podataka po godini.
