Video: Установка Рулонных штор День Ночь (Studeni 2024)
Posljednji dio zagonetke organizacije - a onaj tko se najviše plaši - je upravljanje e-poštom.
Kao i kod upravljanja mapama i konvencijama o imenovanju datoteka, upravljanje e-poštom zahtijeva životno rješenje. Trebate razviti pravila i načela s kojima možete živjeti svaki dan. Imajte na umu da je organizirani boravak sličan održavanju režima prehrane i vježbanja. Ako se to ne događa i tretiranje organizacije kao da je to jednodnevni projekt proljetnog čišćenja, slično je prehrani na sudar. Svi rezultati koje vidite možete biti vrlo kratkotrajni.
Prije nego što zakoračite u svoj projekt reorganizacije e-pošte, odvojite trenutak da shvatite da ne morate biti savršeni. Cilj je osmisliti pravila života kojih se možete razumno pridržavati i koja će vaš rad ili osobni život učiniti lakšim, produktivnijim i boljim. Ako je instalacija vrhunskog dodatka za Microsoft Outlook stvar koja će potaknuti vaš motor za čišćenje pristigle pošte, pokušajte s Xobni (besplatno, 29, 99 USD plus inačica, 4 zvjezdice) koja indeksira vaše datoteke ili Evernote za Windows Premium (45 USD godišnje, 4, 5 zvjezdice), što vam omogućuje slanje e-pošte na vaš Evernote tamo gdje imate prednosti izvrsnih mogućnosti pretraživanja tog softvera.
Pogledajte Dno okvira
Onog trenutka kada sam shvatio da mi je potreban sistematski pristup e-pošti, prvi sam put otvorio mapu za pristiglu poštu i imao samo više od tri stranice stvari. Većina datoteka bila je označena kao "pročitana", ali pošto na njih nisam postupio, ostavio sam ih u pristigloj pošti. Sjećam se da sam bio preplavljen i razmišljao sam da ako već sekunde ne počnem bacati e-mailove, problem bi bio još gori za sat vremena i sigurno bi bio nepodnošljiv do sljedećeg jutra.
Kao rezultat, sebi sam postavio jedan jednostavan cilj: Uvijek budite u mogućnosti vidjeti i dno moje pošte. Drugim riječima, želim biti u mogućnosti vidjeti unose najnovije primljene poruke i najstarije poruke na jednom zaslonu.
Ne držim se ovog standarda svakog trenutka svakog dana. To bi bilo neurotično i kontraproduktivno. Ali cilj mi je vidjeti dno moje mape pristigle pošte prije nego što svaki dan napustim posao, a ako to uspije, barem petkom. Uvijek se čuvam zbog preopterećenja putem e-pošte kada sam bolestan tokom dana ili odmaram. Nakon što sam se vratio s godišnjeg odmora, dajem si barem tjedan dana da stignem na e-poštu i pokušavam ne stresati zbog toga prvi ili dva dana u uredu.
Mjesec-mjesec
Način na koji upravljam poslovnim računom e-pošte potpuno je isti način na koji upravljam svojim elektroničkim datotekama u mapama. Sve ide u mapu.
Prvo stvaram nekoliko osnovnih mapa po projektima, kao što su Projekti A, B i C. Unutar svake mape projekta kreiram podmape za svaki mjesec, označene dvocifrenom godinom i mjesecom, podcjenom kratica slova slova. Na primjer, mapa za lipanj 2011. nosi naziv 1106_JUN.
Kada stignu nove poruke e-pošte, oni često sjede u mojoj pristigloj pošti nekoliko sati, dan, možda čak i tjedan ili dva. Ali nikad me ne preplavljuju jer imam uspostavljen sustav koji sve drži na upravljivoj razini. Evo pravila za moj sustav. To možda nije za vas, ali mogu pružiti primjer jednog rješenja. Osmislite svoje rješenje s pravilima koja odgovaraju vašem načinu života.
Pravilo 1. Ako e-pošta ne zahtijeva radnju (uključujući ponovno čitanje), odmah je bavim.
Pravilo 2. Ako je e-pošta kritična - znači da zahtijeva neposrednu akciju ili dubinsko čitanje i eventualno odgovor - ostaje u pristigloj pošti dok ne postupim po njoj. U pristigloj pošti može ostati do mjesec dana. Nakon mjesec dana, moram djelovati na tome. To je rok. Jednom kad poduzmem nešto, poruka e-pošte čuva se u odgovarajućoj mapi.
Pravilo 3. Ako poruka e-pošte sadrži informacije koje su mi potrebne, ali ne zahtijevaju trenutne radnje, trebala bi biti premještena u odgovarajuću mapu do kraja dana ili kraja tjedna ako sam zauzeta. Ako se bojim da ću zaboraviti postupiti po njemu jer to nije vidljivo odmah u inboxu, mogu stvoriti stavku kalendara kao podsjetnik. E-adresa mora biti pohranjena u mapi. Nema izuzetaka.
Pravilo 4. U petak popodne, dajem sebi 10 do 20 minuta da razvrstam sve što se nalazi u pristigloj pošti i možda djelujem na stavke za koje nije potreban dugotrajan odgovor. Kad napustim ured, trebao bih biti u stanju vidjeti duljinu ili dva bijelog prostora na dnu (soba koja se ponovo može napuniti tijekom vikenda).
Pravilo 5. Nakon godinu dana arhivirajte ili izmamite. Podatke o e-pošti čuvam oko godinu dana i arhiviram sve ostalo, što je vrlo jednostavno učiniti kada se vaši podaci razvrstaju u mape po mjesecu i godini.
Još jedna metoda organizacije koja je popularizirana u danu fizičke obrade papira je kreiranje 31 mape, numerirane na numerički način, pri čemu svaki broj odgovara danu u mjesecu. Umjesto da stvarate svakodnevni popis obaveza, trebali biste u mape uložiti papire i podsjetnike (i čestitke za rođendane, račune za plaćanje itd.) Koji odgovaraju odgovarajućem datumu radnje. Kad dođe datum, otvorite mapu i sada ste zaduženi da se brine o onome što je u njoj.
Još jedna metoda je dijeljenje. Ako koristite alat za upravljanje projektima kao što je Basecamp (besplatan, 4 zvjezdice i izbor urednika), nikad ne trebate spremati e-poštu povezana s projektima kojima se upravlja u tom sustavu. Basecamp to radi za vas. Mnogo ljudi koristi dijeljenje u svom osobnom životu e-pošte posvećujući jedan web-račun računima i popisima e-pošte dok drugi rezervira za komunikaciju s prijateljima i obitelji. Zašto u poslu ne upotrijebiti isti koncept?
Riješite se anksioznosti putem e-pošte
Nipošto se ne zalažem za to da je moj sustav ili sustav s mapama od 31 dana pravi za sve. Moj sustav djeluje za mene jer se često sjećam stvari na temelju kada su se dogodile. Uz to, zapravo se radujem tih nekoliko minuta na kraju svakog tjedna kada ponovim ponovno u primljenoj pošti. I na kraju, osnovni cilj da uvijek budem u stanju vidjeti dno moje mape pristigle pošte pruža mi utjehu. Ako vidim informacije kako krvare izvan jednog vizualnog zaslona, u meni se pogađa neka vrsta prekida. Osjećam se nepodnošljivo, kao da ne mogu ništa naći i nikada neću iskopati svoj put.
Međutim, drugi ljudi mogu se zabrinuti zbog upravljanja više od desetak mapa ili ispunjavanja zadatih rokova. Možda bi vam bilo produktivnije kad biste mogli vidjeti svoju poštu u jednom jedinom pomičnom oknu. Uz rizik da vam se previše ne dopadne, nije loše napisati vrste stvari zbog kojih se osjećate prenapučenima, jer ako u svojoj e-pošti možete prepoznati ono što ne želite, možete stvoriti pravila i smjernice za sprečavanje to.
Bez obzira na to koji organizacijski sustav kreirate za sebe ili svoje poslovanje, usredotočite se na životne navike i opća pravila. Ne morate biti savršeni svaki dan. Samo trebate smisliti sustav koji će vas stalno pratiti.
Odvedi
Važne ideje koje se oduzimaju od ovog članka su:
1. Ako imate e-poštu, kojoj ćete moći lako upravljati, radni će vam život biti lakši i bolji.
2. U razvoju načela za rukovanje e-poštom usredotočite se na životne navike umjesto na stroga i brza pravila.
3. Odredite kako ćete rukovati e-poštom dnevno, tjedno i mjesečno, kao i koliko često ćete arhivirati podatke e-pošte.
4. Otkrijte što ne želite od svoje e-pošte, a zatim stvorite navike koje će spriječiti da se to dogodi.
