Od nereda do papira bez papira u 5 koraka

Ako sanjate dan kada ćete izbaciti bilježnice, posjetnice i druge komadiće papira i zaista postati osoba bez papira, zašto ne biste započeli danas? Uz nekoliko savjeta i pravih alata možete odmah započeti s radom bez papira. Ali prvo, imajte na umu da je bez papira malo poput gubitka kilograma: Teže je nego što zvuči. Potrebna je posvećenost. To je način života više od projekta. I nitko ne očekuje da ćete biti savršeni.

Ako nemate papir bez papira, također morate imati svrhu i cilj. Baš poput gubitka kilograma, ako je vaš cilj "biti bez papira", to je jednako nejasno kao i "smršaviti". Koliko težine pokušavate izgubiti? Gdje u svom životu pokušavate biti bez papira? I još važnije, što je krajnji cilj?

Neki su zajednički ciljevi:

• Manje nereda
• Postanite efikasniji ili organiziraniji
• Neka dokumenti i bilješke budu pretraživani
• Vodite bolju evidenciju svog života i rada

Neka od ovih pitanja mogu zvučati trivijalno, ali dugoročno djeluju motivirajuće. Pomažu vam u stvaranju stvarnih ciljeva koje možete pregledati u svakom trenutku kada krenete skrenuti s tečaja.

1. korak: Naprijed, a ne naprijed

Kad ste spremni za papirologiju, počnite dalje, a ne naprijed.

Pod tim mislim na papirologiju svega što radite odmah , što također znači zanemariti sav onaj stari papir, poput gomile računa za koje se nadamo da ćete jednog dana probiti i stare bilježnice s jučerašnjim bilješkama. Znam da je primamljivo željeti digitalizirati sve te datoteke, ali to nije pravi prvi korak.

Tvoj stari papir nigdje ne ide. Svi ti stari radovi bit će bol u vratu da će se digitalizirati, čak i uz najbolje alate, pa ih nemojte zaokupiti odmah dok započinjete.

Umjesto toga, razmislite o tome da od ovdje do danas nemate papira. To znači poduzimati korake poput:

• Korištenje digitalnog kalendara za nove i nadolazeće sastanke
• Pravljenje bilješki u aplikaciji za bilježenje bilješki (nekoliko prijedloga pojavljuje se u nastavku)
• Stavljanje popisa zadataka u aplikaciju obaveza ili aplikaciju za bilješke.

Čak i ako radite ove tri jednostavne stvari moglo bi vam trebati više vremena nego što shvaćate.

2. korak: odaberite nekoliko aplikacija i softvera i držite se s njima

Mnogo je sjajnih aplikacija za bilješke i upravljanje zadacima. Neki koje preporučujem su: Evernote, Awesome Note, Asana, Microsoft OneNote, Todoist, Any.do, Remember The Milk i Wunderlist. Postoji puno opcija!

Vi bi također trebali odabrati program za sinkronizaciju datoteka, ako ga već nemate. Možda ga nećete početi upotrebljavati odmah, već ga instalirajte i jednostavno postane udoban s onim kako funkcionira. Nekoliko mojih omiljenih su Google Drive, Dropbox, Box i SugarSync.

Korak 3: Predajte se!

Ne gubite previše vremena pokušavajući odlučiti koja je aplikacija ili aplikacija apsolutno savršeno najbolja. Pronađite jednog ili dva koji rade ono što vam je potrebno da rade i rade s platformama koje imate, i počnite ih koristiti. Koji god alat odabrali, posvetite se tome da se držite nekoliko tjedana.

Ono što ne želite jest isprobati desetak aplikacija jer će se vaše datoteke i bilješke na kraju raširiti na sve strane. Trebate jednu ili dvije centralizirane lokacije na kojima znate da možete pronaći sve svoje stvari bez razmišljanja. Znajući gdje pronaći digitalni ekvivalent vaših radova

4. korak: razviti tijekove rada

Sljedeći je korak razviti neke tokove rada. Ovo je spoznajnija strana odlaska bez papira. Zamislite to kao slično razvijanju navika i rutina gubitka kilograma: planirajte obroke za tjedan, unaprijed odlučite kada ćete ići u teretanu ili vježbati, počnite snimati vage i tako dalje. U slučaju da idete bez papira, vaši tijekovi rada mogu započeti s malim radnjama, poput pokretanja aplikacije za bilježenje prije početka sastanka. Još jedan je pregled zadaća ujutro u vašoj aplikaciji obaveza.

Ovi mali koraci koji započinju vaše tijekove rada trebali bi postati navika. Sviđa mi se onaj o pregledu vašeg obilaska ili kalendarskih obaveza u prvom redu ujutro, jer mnogi ljudi već imaju jutarnje navike (šalica kave, čitanje tijekom putovanja), a svoju novu naviku možete usmjeriti na postojeću. Drugim riječima, kad ispijate tu kavu, sjetit ćete se da je vrijeme da pogledate svoj kalendar za taj dan.

Koliki su vaši radni tokovi, ovisi o tome koji su vaši ciljevi za rad bez papira. Vaš tijek rada može biti čak i jednostavno pravilo, na primjer, "Kad primim novu posjetnicu, odmah ću je snimiti pomoću mog pametnog telefona i poslati je u svoju aplikaciju za bilježenje."

5. korak: Riješite zaostatke

Nakon nekoliko tjedana ili mjeseci, kada se osjećate ugodno svojim novim navikama i tijekovima rada te ste posvećeni svojim novim aplikacijama, konačno možete razmišljati o tome da napravite projekt skeniranja svih starih papira u svom životu.

Ne pokušavajte učiniti ovaj korak sve dok ne postanete stvarno čvrsti sa svojim svakodnevnim rutinama bez papira.

Život bez papira

Zapamtite, odlazak bez papira je način života. Kao i dijeta, morate je uzimati jedan po jedan i opraštati sebi kad se uspravite, ali brzo se vratite na pravi put.

Dodatna sredstva

• Savjeti za rad bez papira
• Odaberite pravi skener za kretanje bez papira
• Upravljanje digitalnim obiteljskim dokumentima
• Usvajanje bilješki bez papira
• Stvaranje boljih popisa obveza
• Savjeti za korištenje Evernotea