Asana pregled i ocjena

Ljubitelji produktivnosti vole Asanu - i to s dobrim razlogom. Ovaj internetski alat za suradnju tima specijaliziran je za upravljanje radnim tijekom, ali također upravlja aplombom složenost upravljanja zadacima. U skladu s tim, Asana ne bi trebalo brkati sa cjelovitim softverom za upravljanje projektima, unatoč novoj značajki Timeline-a. To ne uključuje ni praćenje vremena, niti druge napredne alate za koje očekujemo da će upravljati projektima u cjelini. No, za upravljanje zadacima i tijekovima rada to je fleksibilan i elegantan alat koji se možete savijati po svojoj volji. Asana je jedna od najboljih aplikacija za suradnju i produktivnost za timove i izbor urednika.

Cijene i planovi

Ako želite vidjeti o čemu se u Asani radi, usluga nudi besplatni sloj računa za timove od 15 članova i manje. Jedina druga veća ograničenja su ta što ne možete koristiti Asanin prikaz vremenske trake, napredne nadzorne ploče ili napredne alate za pretraživanje. O svim tim značajkama detaljno ćemo raspravljati kasnije. Korisnici besplatnih računa dobivaju sve ostale značajke upravljanja zadacima, uključujući mogućnost stvaranja zadataka, dodijelivanje ljudi, dodavanje rokova, pisanje komentara i dodavanje datoteka. Također nema ograničenja u broju zadataka ili projekata koje možete stvoriti. Preporučujemo korištenje besplatnog računa najmanje nekoliko tjedana s malom testnom skupinom prije nadogradnje na plaćeni nivo usluge.

Asana Premium košta 119, 88 USD po osobi godišnje ili 11, 99 USD po osobi ako plaćate mjesečno. Premium račun uključuje sve sadržaje besplatnog računa i uklanja ograničenja za veličine tima, nadzorne ploče i alate za pretraživanje. Premium računi dolaze s nekoliko dodatnih pogodnosti, uključujući Asana značajku vremenske trake, privatne timove i projekte, prilagođena polja, ovisnosti o zadacima, administrativne kontrole i podršku prioriteta. Privatni su projekti dostupni samo pozvanim članovima, dok su projekti koji nisu privatni dostupni svima u timu.

Vrlo mali timovi od 15 ljudi ili manje koji žele Premium značajke plaćaju nižu stopu: 75 USD po osobi godišnje ili 7, 50 USD po osobi mjesečno. Studentske skupine mogu se obratiti tvrtki radi besplatnog šestomjesečnog probnog razdoblja Asana Premium. Cijena se povećala u posljednjih nekoliko godina, ali ljudi koji imaju postojeće i aktivne asanske sporazume mogu nastaviti s nižim stopama.

Za usporedbu, Todoist Premium košta 29 dolara godišnje za osobnu upotrebu ili 29 dolara po osobi godišnje za timove. U samom vrhu, Podio počinje od 9 dolara po osobi mjesečno ili otprilike 86 dolara godišnje ako se plaća godišnje. Dakle, Asana je puno skuplji od Todoista, ali je po cijeni bliski Podionovim Basic i Plus planovima.

Asana ima i značajke ploče kanban, pa su i druge popularne kanbanske aplikacije, poput Trello, Wrike i Volerro, također fer igra za usporedbu. Trello naplaćuje 119, 88 USD po osobi godišnje, isto kao i Asana. Volerro naplaćuje samo 7, 99 USD po osobi mjesečno. Wrike naplaćuje gotovo isti iznos kao i Asana Premium zbog profesionalnog nivoa usluge (117, 60 USD po osobi godišnje) i znatno višu stopu za uslugu Business razreda (297, 60 USD po osobi godišnje)

Što je Asana?

Asana je alat za upravljanje tijekom rada koji prvenstveno koristite za upravljanje zadacima. Ono se razlikuje od tradicionalnih aplikacija za upravljanje projektima, naime po tome što nemaju strukturu. Asana je poput špil karata, dok je softver za upravljanje projektima poput igre na ploči. Igre na ploči dizajnirane su tako da se igraju s nizom unaprijed postavljenih pravila. Igračima je neuobičajeno da se previše udaljavaju od ovih skupnih uputa, mada se svi mogu složiti s nekim izmjenama s vremena na vrijeme.

S palubom karata imate više mogućnosti. Na primjer, mogli biste igrati dobro poznatu igru ​​sa utvrđenim pravilima, kao što je izvlačenje s pet karata ili izumiti vlastitu igru. Recimo da se odlučite igrati rummy. Svi za stolom najprije se moraju složiti u kojoj će se verziji rummy igrati (ravno rummy, 500 rummy, gin rummy i tako dalje). Postoji predložak za igru, ali točna pravila moraju prethodno utvrditi svi igrači.

U slučaju Asane postoji toliko mnogo unaprijed definiranih načina da se možete njome služiti koliko i prilagođenih načina. Još jedna točka razlike je to što je Asana pogodnija za tekući rad, dok su aplikacije za upravljanje projektima obično bolje za projekte s jasnim datumima početka i završetka, kao i ishodima. Izgradnja i pokretanje vijesti web stranica je projekt. Pisanje dnevnog sadržaja na web stranici s vijestima je u toku.

Preciznije rečeno, Asana prati tko je odgovoran za taj zadatak, podatke koji se odnose na svaki zadatak i sve ostale informacije povezane s napretkom tog zadatka. Ako vam ovo još uvijek zvuči zbunjujuće, znajte da je postavljanje Asane za vaše potrebe najteži dio. Nakon tog početnog razdoblja, Asanana otvorena priroda je također jedan od njenih najboljih aspekata. Pogledajte Asanin vodič o tome kako započeti i na kraju svladati sve njegove značajke.

Asana struktura

Prije nego što će Asanu otvoriti svima u organizaciji, skupina administratora mora donijeti konačnu odluku o tome kako će se Asana provoditi i koristiti. Iako neki alati za suradnju uključuju jednostavnost, to s Asanom stvarno nije slučaj. Asana je intuitivna, ali kad jednom krenete, njezin potpuni nedostatak strukture može otežati zaroniti bez dobrog razmišljanja. Asana nudi neku pomoć u strukturi s Predlošcima projekata, o kojima ćemo kasnije raspravljati, ali izgled prevođenja organizacijske strukture na način koji ima smisla mogao bi biti zastrašujući.

Što se tiče osnovne hijerarhije tijeka rada, svaki je tim odgovoran za niz projekata s pojedinačnim popisima zadataka. Svaki zadatak može imati podvrste, kao i punomoćnik, rok, privitke, komentare, oznake i sljedbenike. Ove zadatke i podzadače koristite za praćenje rada. Komentari i drugi podaci pomažu vam da shvatite što se događa sa zadatkom tako da vam ne treba raspravljati o stvarima putem e-pošte ili na neki drugi način. Po završetku zadataka i podzadataka cijela njihova povijest i sve što se dogodilo završavaju u samom zadatku. Stoga svaka radnja ima smisleni kontekst.

Pored svoje sposobnosti praćenja detalja, Asana je korisna i za dobivanje šire perspektive odgovornosti svih članova tima. Prilagođena pretraživanja, o kojima ćemo kasnije detaljnije razgovarati ili čak samo gledanje tuđeg popisa zadataka, učinkovit su način da se utvrdi je li netko pretjerano knjižen ili je nedovoljan. Možete upotrebljavati ove uvide za učinkovite promjene.

Privatnost i sigurnost

Asana osigurava veze sa svojom web stranicom koristeći barem TLS 1.1 protokol i ugošćuje svoje podatke u "sigurnim SSAE 16 revidiranim podatkovnim centrima putem Amazona u SAD-u." Asana nudi i program za stvaranje pogrešaka za otkrivanje ranjivosti s uslugom. Asana je nedavno stekla SOC 2 Type 1 certifikat. Revizije Soc 2 vodi Američki institut za CPA-e i prema toj se organizaciji odnosi na "kontrole u uslužnoj organizaciji važne za sigurnost, dostupnost i integritet obrade sustava koje servisna organizacija koristi za obradu podataka korisnika i povjerljivost i privatnost podataka koje obrađuju ti sustavi. " Kao i kod Slack-a, status Asane možete provjeriti i putem internetske nadzorne ploče.

Na razini upotrebe, Asana obuhvaća suradnju svih članova tima. Svakako možete zadržati privatne projekte i zadatke u Asani, ali priroda alata je omogućiti jednakim pristupima svim članovima tima da vide, uređuju i komuniciraju s informacijama u aplikaciji. U skladu s tim, Asana vam omogućuje da projekte označite samo kao komentar ili dodijelite ovu razinu dozvola pojedinim članovima.

Za timove koji koriste Asanu kao otvorenu platformu, vrlo je važno voditi dijalog o pravilima angažmana kako bi se osiguralo da svi pristanu na upotrebu aplikacije na isti način, a ne da prepisuju rad jedni drugih i tako dalje. Nedavno je Asana dodao nove sigurnosne mogućnosti poduzeća, uključujući mogućnost kontrole koje se aplikacije mogu koristiti tijekom integracije i ograničiti tko može dodati goste.

Gledaj i osjeti

Asana je dostupna na webu i putem App Store-a i Google Play Store-a, ali ne nudi aplikaciju za stolna računala. Neke aplikacije za suradnju, kao što je Slack, nude inačice za radne površine, ali nije pretvarač posla.

Asana je sučelje učinkovito i osjetljivo, s dovoljno boja i dizajna kako bi bilo zanimljivo i korisno, a da ne izgleda pretrpano. Također ima i iznenađenja, poput slavljeničkih animacija koje se s vremena na vrijeme pojavljuju na ekranu, mada ove dodatne učinke možete onemogućiti ako vam se ne sviđaju. Asana također uključuje niz prečaca na tipkovnici nazvanih Hacks u svom dijelu postavki, koji dodaju razne vrste funkcionalnosti i osobnosti. Na primjer, pritisnite TAB + B za malo mačje zabave nakon što omogućite povezani hack.

Web-nadzorna ploča podijeljena je u tri glavna područja: lijeva tračnica; glavni prozor koji se mijenja na temelju onoga što odaberete slijeva; i desni informativni okvir koji se svodi na ono što gledate u glavnom prozoru. Glavni prozor također sadrži gumb za brzo dodavanje predmeta kao što su zadaci ili projekti, traka za pretraživanje i ikona profila. U postavkama profila možete dodati osnovne podatke o računu, postaviti postavke obavijesti, prilagoditi postavke prikaza i gore navedene vizualne efekte i konfigurirati integracije s drugim aplikacijama kao što su Harvest i Zapier. Asana održava puni popis podržanih aplikacija i integracija.

Po posljednjem ažuriranju dizajna, krećete se sučeljem preko lijeve tračnice izbornika, koji se također može u potpunosti sakriti ako se želite usredotočiti na glavnu stranicu. Od vrha do dna, glavne su vam opcije Početna, Moji zadaci, Inbox i Nadzorna ploča. Ove se opcije mogu razlikovati ovisno o globalnim postavkama vaše organizacije. Početna je novi odjeljak koji prikazuje vaše omiljene i najnovije projekte, dok Moji zadaci prikazuju sve što vam je dodijeljeno ili što slijedite. Ako se na bilo kojem projektu na kartici Početna vidi novi natpis, pređite mišem preko njega da biste vidjeli najnovije aktivnosti. Inbox je samo feed Asana aktivnosti. Možete dodati određene projekte u odjeljak Nadzorne ploče da biste pratili ažuriranja i dobili pregled izvršenja zadatka. Žuta točka pojavit će se pored Inboxa ako nemate nepročitane obavijesti.

Promišljen dizajn čini da se glavni prozor u Asani prilagodi vašim potrebama. Na primjer, kada kliknete na projekt s lijeve strane, u glavnom prozoru pojavi se kontekstualni izbornik pod nazivom projekta s vremenskom trakom, kalendarom, razgovorima, napretkom i datotekama. Stavke možete sortirati, na primjer, prema prelaznom roku ili datumu dospijeća, u bilo kojem pogledu zadatka ili odabrati prikaz samo izvršenih ili nepotpunih zadataka. Zadaci klize po zaslonu kada ih kliknete i povučete da biste promijenili redoslijed, što reprioritizaciju čini vrlo jednostavnom. Ako želite, možete organizirati zadatke u odjeljke, ali imajte na umu da ti odjeljci ne utječu na klasifikacije zadataka drugdje.

Dodatne značajke i u uporabi

Asana ne štedi na značajkama. Kada stvorite zadatak, možete ga dodijeliti članu tima, zakazati rok roka ili dodati ponavljajući datum, prenijeti ili povezati s povezanim dokumentima, pisati komentare, dodavati oznake, pa čak i pretplatiti se ili odjaviti sebe i druge kako biste primali obavijesti kad god na zadatku se događaju promjene. Odjeljak Komentari osobito je koristan jer podržava obogaćeno oblikovanje teksta, uređivanje komentara i izravno spominjanje između simbola @ između ostalog.

Oznake pomažu u lakšem pretraživanju zadataka, a napredna funkcija pretraživanja, na koju ćemo se kasnije pozabaviti, prilično je dobra. Interaktivni potvrdni okviri omogućuju vam da označavate zadatke dok ih dovršite - i jednako ih poništite ako vi ili neki drugi član Asane nešto pogrešno otkrijete. Asana vam također daje mogućnost stvaranja prilagođenog polja. Možete dodati polje koje ukazuje na prioritet zadatka (nizak, srednji, visoki) ili možete koristiti prilagođena polja za označavanje stanja zadatka (u tijeku, čekajući konačno odobrenje).

Asana također integrira kalendar koji možete koristiti za praćenje rokova. Pozitivno, čini se da Asana povratne informacije korisnika shvata ozbiljno. Nakon što je dobio nadasve negativne povratne informacije o promjenama kalendara, Asana je poništila ažuriranje i radi na tome da se osigura održavanje postojećih značajki pored poboljšanja performansi.

Asana ne nudi chat značajke, što je razočaravajuće, iako se integrira sa Slackom i Microsoft Teamsima. Asana nudi prostor koji se zove Razgovori, ploča za poruke na kojoj članovi tima mogu međusobno razgovarati o problemima koji nisu izravno povezani s bilo kojim određenim zadatkom. Na primjer, članovi bi mogli razgovarati o dometu budućih projekata, kreativnih ideja ili postupaka. Ipak, to nije učinkovito za izravne poruke ili povremene razgovore.

Asana nije ni najbolje sredstvo za grafički intenzivne projekte, ali tijekom godina se poboljšavala. Kanbanski prikaz, o kojem ćemo kasnije raspravljati, jedno je od takvih poboljšanja. Slike možete prenositi na zadatke, ali ne možete ih označiti u samoj aplikaciji. Međutim, možete pregledati priložene slike iz aplikacije.

Predlošci i prikazi

Ako niste sigurni kako postaviti projekt, Asana nudi niz predložaka koje možete koristiti. Za početak pritisnite tipku Plus> Projekt. Predlošci su srednja kartica. Primjeri predodređenih predložaka uključuju dnevni red sastanka, plan proizvoda i ukrcavanje zaposlenika. Naravno, možete kreirati i vlastiti predložak, a nisu se pridržavali ni ove strukture. Zamislite ih kao polazište.

Još jedna korisna značajka je Asanina sposobnost stvaranja ovisnosti između zadataka. Recimo da imamo zadatak A, zadatak B i zadatak C koji su prijavljeni u Asani. Ako se zadatak C ne može dovršiti dok zadaci A i B nisu gotovi, možemo dodati zavisnosti između ta tri.

Naravno, možda biste mogli očekivati ​​da će Asana imati nekakvu funkcionalnost grafikona Gantta. Unesite relativno nedavni prikaz vremenske trake. Ovdje korisnici mogu vidjeti svaki njihov zadatak postavljen u Ganttovom formatu. Ovisnosti su predstavljene linijama između zadataka i možete unositi promjene po volji. Ganttovi grafikoni su posebno korisni za gledanje kako kašnjenje u jednom zadatku ili produljeno odsustvo člana tima može utjecati na ciljne datume niz liniju. Asana je također razvila sposobnost organiziranja zadataka u pogledu u odjeljke. Projekti za timski rad nude Ganttov grafikon, ali nije ni približno tako dobro osmišljen.

Kanban ploče u Asani

Asana sada uključuje prikaz odbora, osmišljen kako bi timovima omogućio način upravljanja radom koristeći kanban. Kanban-ove aplikacije specijalizirane su za pomaganje u vizualizaciji svih poslova koje je potrebno obaviti i cjelokupnog rada u tijeku, s naglaskom na tome da se timovi ne opterete toliko zadacima da izgube fokus i postanu manje produktivni. Kanban to radi ograničavajući broj zadataka koji se mogu dodijeliti osobi ili odjelu u određenom trenutku.

Trello je još jedna aplikacija za produktivnost koja koristi stil kanban. Jedna je metoda postavljanje nekoliko stupaca koji se odnose na stanje dovršenosti. Može imati smisla imati, primjerice, stupce za DEV, QA i proizvodnju. Da biste zadatak premjestili iz jedne faze u drugu, prevucite ga na sljedeću.

Imajte na umu da korištenje ovog prikaza ploče zahtijeva da stvarate projekte posebno u ovom stilu. Drugim riječima, ne možete jednostavno prebaciti s zadanog pogleda zadatka na ovaj stil u vrijeme ovog pregleda. Da biste promijenili prikaz, tijekom faze izrade projekta samo pogledajte odjeljak izgleda i odaberite opciju Board.

Kao što je ranije spomenuto, prikazi odbora mogu biti korisniji za timove koji rade s vizualnim materijalima, jer možete postaviti naslovne slike za svaki zadatak u stupcu. Kao i kod Asana drugih pogleda, možete kreirati prilagođena polja kada u prikazu odbora i zastave komentirate izravno osobama sa simbolom @, korisnom, ali manje uobičajenom značajkom među namjenskim aplikacijama kanbana. Asana, međutim, nema sve željene karakteristike kanbana. Nedostaju staze za plivanje i ograničenja u tijeku. KanbanFlow ima sve ove značajke.

Napredno pretraživanje i izvješća

Asana uključuje izvrsnu naprednu funkcionalnost pretraživanja. Na najvišoj razini prilikom upita za pojam možete odrediti tražite li zadatak ili razgovor. Ostala zadana polja uključuju: Dodijeljeno, U projektima; i slijedi Nadalje, možete odrediti ima li zadatak privitak, ako je dovršen, kao i datum njegovog dospijeća. Da biste se dodatno izvukli, možete dodati filtre za prilagođena polja, ljude, oznake, ovisnosti, pa čak i podzadače. Ako s ovim alatima ne možete pronaći ono što tražite, vjerojatno to uopće nije postojalo.

Asana olakšava spremanje bilo kojeg od ovih složenih pretraživanja kao interaktivnih izvještaja koja žive u lijevom izborniku za brzi pristup. Ta se izvješća ažuriraju jer se nove stavke podudaraju s pojmovima, a uvjete pretraživanja možete urediti u bilo kojem trenutku. Cijenimo ovu značajku jer može biti neprocjenjiva za menadžere koji žele otkriti tko je produktivan. Čak i za pojedince, to je dobar način praćenja napretka pojedinca tijekom vremena.

Asanine mobilne aplikacije

Asana nudi besplatne mobilne aplikacije za Android i za iOS. Za testiranje smo instalirali Asana na Google Pixel koji radi na Androidu 9.0. Nismo imali problema s preuzimanjem aplikacije i pjevanjem na račun.

Aplikacija je postavljena malo drugačije nego na webu, ali sučelje zadržava svoj čisti izgled. Na primjer, većina navigacijskih veza i struktura nalazi se na desnoj strani zaslona, ​​umjesto na lijevoj strani. Jednom kada se prijavite, Asana vas vodi izravno na popis zadataka, gdje ćete vjerojatno provesti većinu vremena. Iako je sva osnovna funkcionalnost, uključujući mogućnost stvaranja, praćenja i dovršavanja zadataka, u aplikaciji, Asana najbolje radi na velikom zaslonu na kojem možete vidjeti puno podataka odjednom, tako da mala veličina ekrana nije ' t idealno.

U skladu s tim, definitivno je moguće biti produktivan s vašeg telefona, a cijenimo što Asani možete pristupiti s bilo kojeg mjesta na kojem imate internetsku vezu. Značajno je da i aplikacije imaju dosta izvanmrežnih mogućnosti. Kada radite izvan mreže u mobilnim aplikacijama, vidjet ćete sive oblake koji pokazuju da se sadržaj još nije sinkronizirao, tako da je nitko od vaših suradnika neće moći vidjeti dok se vaš uređaj ponovo ne poveže i ne sinkronizira.

Kopica karata

Asanin promišljen dizajn, fluidni interaktivni elementi i izdašna dodjela članova u svojoj besplatnoj verziji čine ga moćnom aplikacijom za upravljanje zadacima za osobne projekte i timski rad. Njegova fleksibilnost, opsežan skup značajki i različiti pogledi na tijek rada također su pohvalni. Iz svih tih razloga, Asana zarađuje izbor urednika za aplikacije za suradnju. Iako nije jeftino i njegov nedostatak strukture u početku može izazvati uznemirenost, obećavamo da je to alat vrijedan upotrebe.