Sadržaj:
Solidna aplikacija za praćenje troškova pruža mogućnost nositi se s više zadataka. Pogotovo onda kada povrat ulaganja (ROI) ovisi o timskim projektima i klijentima; u tom slučaju treba pomoći na odjel financija tvrtke i menadžere da usklade rashode na brojne načine. Abacus (koji počinje s 9 USD po korisniku mjesečno) izvrsno pokriva sve ove baze tvrtkama koje posluju u Sjedinjenim Državama s trendovskim sučeljem koje je lako za korištenje. Abacusovo sučelje za mobilne uređaje dolazi ubrzo u odnosu na one Editors 'Choices Certify i Rydoo. Iako se ne može sasvim podudarati s njihovim međunarodnim opsegom ili mogućnostima utvrđivanja politike i pravila, Abacusov alat za nadoknadu je vrhunski kao dio sveobuhvatne platforme za praćenje troškova za domaća poduzeća.
Cijene i planovi
Abacus cijene počinju od 9 USD po korisniku mjesečno za svoj Starter paket, koji uključuje automatizirane kontrole politike, integracije s Intuit QuickBooks-om i neograničeno spremanje podataka. Za 12 USD po aktivnom korisniku mjesečno (naplaćuje se godišnje), Abacus dodaje usmjerivost za programiranje, integraciju komercijalnih kartica i dodatnu podršku. Ona također nudi prilagođeni plan za poduzeća. "Aktivni" korisnik znači da plaćate korisnike samo ako im je odobren trošak u mjesecu.
Abacus ne naplaćuje dodatno ni zaposlenom koji također troši velike troškove. Abacus također ne naplaćuje vašeg računovođu, implementaciju ili stalnu podršku (e-pošta za Starter plan; telefon i live chat za Professional and Enterprise). Tvrtka također pokriva naknade za plaćanje automatiziranih klirinških kuća (ACH) bez dodatnih troškova.
Možete se prijaviti za 30-dnevno besplatno probno razdoblje Starter plana kontaktiranjem tvrtke. Dio ponude Abacusove usluge i vrijednosti je uvjerenje tvrtke da ono što pruža je u direktnoj nadoknadi odobrenih troškova tvrtke ACH. Trenutno Abacus radi samo s američkim bankama, tako da su međunarodne transakcije van. Za razliku od ExpensePath, kupac vrši sav vlastiti unos podataka o postavljanju računa. Iz sigurnosnih razloga demo račun Abacusa popunjen je korištenjem vlastitih financijskih podataka. Nakon što je postavljen početni račun, pozvao sam se kao korisnik da se pridružim putem drugih adresa e-pošte.
Svjež izgled i osjećaj
Tvrtka je mlada. Kao rezultat toga, web i mobilno sučelje dizajnirano je s najnovijim suvremenim izgledom, dojmom i mobilnim iskustvom, što ga izdvaja od konkurencije sa težim sučeljima, poput Expensify. Web sučelje uvelike ponovno sastavlja mobilno sučelje u obliku, veličini fonta, upotrebljivosti i značajkama nadogradnje. Sličnost sučelja olakšava prelazak s jednog na drugi.
Zaglavlje nadzorne ploče web-administratora Abacusa sadrži padajuće izbornike Popis troškova, Pregled grafikona i Prijam primitka, zajedno s okvirom za pretraživanje. Na krajnjoj desnoj strani nalazi se gumb za unos novih troškova i mogućnosti filtriranja, sortiranja i izvoza. Na lijevoj strani možete jednostavno prebaciti s Admin na svoje osobne funkcije. Ispod su linkovi na glavne zaslone: Inbox, U tijeku, Odobreno, Inbox with Warnings, Inbox With Warnings, and odobreno - Zadnjih 6 mjeseci. Također možete vidjeti izvješća o troškovima za različita putovanja, provjeriti kreditne kartice dodijeljene vašem timu, vidjeti sve ljude u vašem timu, upravljati troškovnom politikom vaše tvrtke i podešavati račun i opće postavke.
Mobilne aplikacije dostupne su za Android i ioS. Mobilno sučelje je jednostavno i lako razumljivo. Nakon što odgovorite na poziv upravitelja da se registrira u Abacusu, tada ste pozvani da preuzmete aplikaciju; Preuzeo sam aplikaciju za Android.
Dat su vam dva izbora: Prvo, možete, ako želite, fotografirati potvrdu koja će se kasnije koristiti. Za razliku od iOS aplikacije, Android aplikacija ne pruža transkripciju primitka na aplikaciji. No račun možete potražiti na web sučelju, gdje će vam se upisati dobavljač i iznos.
Vaš je drugi izbor ručni unos podataka za svaki trošak na mobilnoj aplikaciji. Kad unesete naziv dobavljača, aplikacija će tražiti i navesti slično nazive objekata u vašem području (što može biti nezgodno ako je dotični objekt novi, a ne u vašem području). Trošak možete povezati s putovanjem koje je kreirano pomoću web sučelja.
Svaki trošak, nakon završetka, odmah se podnosi bez čekanja da se stvori izvještaj. Kad sam predao tri troška pomoću izmišljenog računa zaposlenika, gotovo su se odmah pojavili u ulaznoj pošti mog upravitelja; jedna, koja je poslana bez primitka, prikladno je označena kao "S upozorenjima". Tada bih mogao poslati poruku na upit o računu koji nedostaje, a koji je zaposlenica primila u svojoj e-pošti. Odatle se zaposlenik mogao prijaviti na web račun i poslati odgovor.
Iako je Android aplikacija lijepo dizajnirana, to ne znači puno više od stvaranja i slanja troškova. To je za razliku od usluga poput Concur Expense, koje na svojim mobilnim aplikacijama nude potpunu funkcionalnost.
Jednostavna nadoknada troškova
Zaposlenici koji podnose troškove redovito će voljeti Abacus. Cijenio sam da mogu podnositi troškove jedan po jedan za naknadu bez gnjavaže s popunjavanjem cjelovitog izvještaja s brojnim vrstama troškova. Ovaj se postupak razlikuje od aplikacija poput ExpensePath koje vam omogućuju podnošenje troškova samo putem izvještaja. Što je još važnije, većina zaposlenih tjednima ne želi biti na trošku poduzeća.
Uz Abacus, povrat povrata troškova oko dva dana. Uzimanje vremena za izradu jednog izvještaja možda će trajati manje vremena nego podnošenje jednog troška istovremeno, ali ako postupak odobrenja ukida cijelo odobrenje izvještaja za nadoknadu za samo jednu stavku, hoće li se zaposlenicima svidjeti? Ne tako puno.
Na Adminovoj strani jednadžbe pronašao sam pravila za postavljanje lakša od ExpensePath. Odjeljak Postavke sadržavao je sva pravila upozorenja i blokiranja, prijeđenoj kilometraži i mogućnost automatskog potrošnje koje bih mogao koristiti, a zatim i neke. Izuzetno je jednostavno odobriti troškove, pojedinačno ili u grupi, i vratiti ih zaposleniku uz komentar. Zaposlenik je odmah obaviješten o komentaru putem e-pošte, a može odgovoriti zauzvrat. Lako je dodijeliti odobrenje drugom menadžeru.
Iz računovodstvenog stajališta shvatio sam da mi je Abacus dao više mogućnosti nego potvrditi. Automatski se sinkronizira s računovodstvenim softverom Xero, QuickBooks i Oracle NetSuite. Također mi se svidjelo to što Abacus pohranjuje podatke i dozvoljava pristup u traženom 7-godišnjem IRS-u, pružajući potpuno revizijski trag. Nakon što upravitelj i Admin odobre trošak za nadoknadu, ACH plaćanje se vrši u roku od 24 sata.
Abacus također poduzima dodatne sigurnosne korake kako bi osigurao korisnikove administrativne račune. Nekoliko dana nakon što sam započeo testiranje Abacusa, tvrtka mi je poslala e-poštu u kojoj je rečeno da su plaćanja naknada obustavljena do potvrde identiteta i tražila posljednje četiri znamenke broja socijalnog osiguranja našeg testera. Ovi dodatni koraci su neugodni na jednoj razini, ali uvjerljivi na drugoj.
Trošak poslovanja (drugim riječima rashodi) je druga po veličini stavka ispod plaća za većinu tvrtki. Da bi se to učinilo precizno je presudno, a započinje s manje teškim postupkom podnošenja. Abacusovo samo postavljanje, jednostavna upotreba i brza izravna nadoknada su plus, pod uvjetom da je kupac u redu s objavljivanjem osjetljivih bankovnih podataka kako bi se to dogodilo. To je čvrst izbor za mala i srednja poduzeća bez međunarodne prisutnosti koji traže brzo, bez ikakvih problema i praćenje troškova.
