5 Stvari koje treba uzeti u obzir pri odabiru softvera za praćenje vremena

Ako vaša tvrtka traži rješenje za praćenje vremena koje će joj pomoći da bolje nadgleda koliko vremena zaposlenici troše na određene zadatke, rado ćete čuti da postoje deseci rješenja koja mogu pomoći. Nažalost, zato što postoji toliko mnogo usluga, pronalazak pravog alata može biti zastrašujući. Čimbenici poput upravljanja projektima (PM), nadzor zaposlenika, prilagođavanje i, naravno, cijena su razmatranja koja poduzimaju jednake i intenzivne istrage.

, raščlanit ćemo najvažnije stvari koje treba uzeti u obzir pri odabiru softvera za praćenje vremena. Detaljno ćemo objasniti svaki faktor i reći ćemo vam što biste trebali potražiti kako biste donijeli ispravnu odluku. Sretan lov!

1 1. PM vs. Pure Play

Softver za praćenje vremena dolazi u dva različita okusa. Možete kupiti alate koji su mali dijelovi općih PM Suite-a ili možete kupiti softver koji ne može biti više od registracije, praćenja i pomoći u isplati utrošenog vremena. PM alati idealni su za tvrtke koje nude profesionalne usluge koje žele raditi kao što su dijeljenje datoteka utemeljenih u oblaku, delegacija za upravljanje zadacima, analiza projekata, izvještavanje o troškovima, predviđanje proračuna, fakturiranje, uplate, praćenje naplativih sati i izrada projekcija za buduće potrebe za osobljem., Srednje velike tvrtke često koriste ove alate više nego mala poduzeća i neovisni ugovarači. U ovoj će se kategoriji naći alati kao što su Mavenlink, Wrike i Zoho Projekti , od kojih svaki predstavlja najbolje mjesto na PM tržištu, s ugrađenim praćenjem vremena.

Za slobodnjake i tvrtke koje su odlučnije pratiti tko je radio i kada, postoji još jedna kategorija softvera za praćenje vremena koja vjerojatno ima više smisla. U ovoj ćete klasi pronaći softver poput Hubstaffa i tehničkih listova s ​​našim alatom za uređivanje. Ovi alati čine malo više nego što vam omogućuju dodavanje i praćenje vremena, uređivanje već prijavljenog vremena, izvještavanje o odrađenom vremenu i nadgledanje osoblja. Oba alata ove zadatke izuzetno dobro obavljaju. Nažalost, čisti alati za praćenje vremena reprodukcije neće vam dati funkcionalnost PM-a koji ćete naći u drugoj kategoriji. To znači da će veće tvrtke koje zahtijevaju PM alate morati tretirati s alatom treće strane ako se odluče za praćenje vremena.



2 2. Cijena i planovi

Čista rješenja za praćenje vremena igranja su jeftinija od rješenja za praćenje vremena vezana za PM pakete. TSheets započinje s besplatnim planom usmjerenim prema jednom korisniku. Ovaj je plan idealan za slobodnjake koji trebaju pratiti vrijeme dok rade na projektima. TSheets također ima plan za do 99 korisnika koji mjesečno košta 4 USD, uz osnovnu naknadu od 16 USD mjesečno. Hubstaff započinje s osnovnim planom od 5 mjesečnih dolara koji vam omogućava pristup jednostavnim alatima za praćenje vremena, upravitelju rasporeda plaćanja zaposlenika, podršci 24/7 i korisničkim postavkama kojima se može upravljati na osnovi zaposlenika prema zaposleniku. Hubstaff nudi i premijski plan od 9 dolara po mjesecu, koji uključuje sve što ćete naći u Osnovnom planu, ali također ćete dobiti pristup Hubstaff-ovom aplikacijskom sučelju za programiranje (API) i osnovnom alatu za planiranje.

Budući da dobivate toliko više funkcionalnosti od alata usmjerenih na PM, ne bi trebalo biti iznenađenje da ćete platiti više. Najjeftiniji plan iz Mavenlinka koji uključuje praćenje vremena košta 39 dolara mjesečno. Zohov najjeftiniji plan praćenja vremena košta 25 dolara mjesečno za neograničen broj korisnika, ali samo 20 projekata. Wrikeov najjeftiniji plan za praćenje vremena košta 24, 80 dolara po korisniku mjesečno.



3 3. Praćenje zaposlenika

Neka rješenja idu iznad i dalje kako bi bili sigurni da zaposlenici rade gdje i kada kažu da jesu. Neki alati, poput Hubstaffa, snimaju snimke zaslona dok zaposlenici rade na satu, a zatim te snimke zaslona šalju menadžerima prije nego što zaposlenici mogu dobiti zaslugu da su dovršili promjenu. Ovi alati također mogu zabilježiti zapis aktivnosti tipkovnice i miša tijekom smjena. Većina alata koji smo testirali omogućava vam praćenje kretanja zaposlenika putem GPS praćenja kada koriste mobilne aplikacije alata, a neki dopuštaju da korisnici zahtijevaju snimanje selfija kad stignu ili napuste lokacije.

Ako vam je potrebna ova razina (jezivog) nadzora, tada će vam polje biti usko. Neće svaki put alat za praćenje ponuditi ovo kao ugrađenu značajku, a alati koji se temelje na PM-u obično ne nude ovu funkciju. Svakako pitajte svakog dobavljača da li on to nudi prije nego što počnete isprobavati proizvode.



4 4. Prilagođena polja

Većina alata u potpunosti se temelji na vremenu praćenja. Međutim, neki alati omogućuju vam dodavanje dodatnih podataka za tvrtke i pojedince koji bi mogli biti više usredotočeni na proizvodnju, a ne na trajanje. Ovo je posebno korisno za građevinske, transportne i proizvodne usluge koje su sklone mjerenju konstrukcijama kreiranim, prijeđenim udaljenostima i proizvedenim predmetima u radnom vremenu. Na primjer, TSheets vam omogućuje izradu šest potpuno prilagodljivih polja koja se mogu dodati kao prompt za svaki sat. Ako vodite građevinsku tvrtku, onda možete odmah pitati: "Je li bilo incidenata? Da ili ne." Ako radnici ne reagiraju, neće se moći zaustaviti. Ili možete pitati kamiondžije koliko su kilometara tek vozili. Ta će se polja zatim uvući u izvješća kako bi vam pružila detaljniji prikaz rada, kako rade produktivni timovi i bilo koji drugi relevantni podaci na radnom mjestu koji će vam možda trebati za stvaranje cjelovite slike radnog dana ili smjene.

Iako vam Wrike ne daje jednako napredno praćenje kao TSheets, i dalje ćete moći prikupljati važne podatke od zaposlenika na početku i na kraju smjene. Wrike vam omogućuje dodavanje prilagođenih polja u okno sa zadacima kako biste, kada pređete preko izvještaja, mogli vidjeti stvari poput "naplativosti", nezgoda na poslu, prijeđenih kilometara, itd. Nažalost, ti će se elementi prikazati u vašem sveobuhvatan prikaz zadatka unutar PM konzole, ali podaci se neće pojaviti u vašim izvješćima o unosu vremena.

Ako je vaša tvrtka sklonija mjerenju proizvodnje od radnog vremena, možda bi vam moglo biti bolje rješenje s prilagođenim poljima. Svakako pitajte svog dobavljača koju prilagodbu nude kao i kako te prilagodbe uzimaju u izvješća.



5 5. Integracije i proširenja

Najveća korist Zoho projekata je pristup Zohovom programskom ekosustavu, koji uključuje upravljanje odnosima s klijentima (CRM), marketing putem e-pošte i softver za upravljanje ljudskim resursima (HR). Ove proizvode lako možete pretvoriti u sveobuhvatno rješenje koje prenosi podatke s jedne na drugu osobu bez ručne intervencije. Ovo je sjajno za obradu plaćanja, osoblje na projektu, fakturiranje i gotovo sve drugo što kombinira vrijeme provedeno s podacima koji se prikazuju u drugom softveru.

Obavezno pitajte svoje dobavljače integriraju li ih s alatima treće strane. Ako volite dva prodavača jednako, ali jedan nudi više ovih organskih integracija nego drugi, onda biste trebali krenuti s prvim. Imajte na umu: Većina rješenja za praćenje vremena nude otvoreno programsko sučelje za programiranje (API), što znači da vaš interni razvojni tim može graditi integracije s drugim otvorenim API alatima. Međutim, ako imate malu tvrtku ili jednostavno nemate interno tehničko znanje, vjerovatno će vam trebati integracije da se organski isporuče putem vašeg dobavljača.