Office 2016: više suradnika, ali ne baš tamo

Gotovo je da Microsoft Office nije samo najpopularniji paket za produktivnost ureda, već je i najsnažniji. Proizvodi poput LibreOffice i Corel WordPerfect izravni su konkurenti, ali jednostavno nisu u istoj klasi. Umjesto toga, konkurencija je potekla iz mobilnih aplikacija i internetskih alternativa, ponajviše Google pogona / aplikacija, koje nude više i bolju suradnju, zajedno s prednostima mrežne pohrane podataka.

Posljednjih mjeseci Microsoft je ponovno usmjerio Office na borbu na tim frontovima, s novom verzijom paketa za iOS i Android, poboljšanim web aplikacijama, a odnedavno, u Officeu 2016, novom verzijom radnog prostora za desktop koja se čini posebno dizajnirana za suprotstaviti se prednostima suradnje svojih rivala. S ove strane, Office 2016 je samo djelomično uspješan; neke značajke dobro funkcioniraju, ali mnoge značajke koje biste željeli jednostavno još uvijek nisu tu. Nakon što ga je koristio posljednjih nekoliko mjeseci, dosta se osjeća poput starijih verzija sustava Office - dobro funkcionira i još je uvijek iznad glave konkurencije, ali još uvijek nije toliko suradnički kao što biste željeli da bude.

Na prvi pogled izgleda da se Microsoft Office 2016 ne razlikuje toliko od posljednjih nekoliko verzija sustava Office. Da, naslovna traka promijenila je boju, a trake i izbornici vrpce izgledaju podređeni tako da bolje funkcioniraju dok radite na tabletu (ili bilo kojem stroju s zaslonom osjetljivim na dodir). Ali osnovne se funkcije nisu puno promijenile - naredbe su sve tamo gdje očekujete da su, formati datoteka su nepromijenjeni, a stvari poput makronaredbi i dodataka su iste. Kako sam ga koristio posljednjih nekoliko mjeseci, općenito sam zaključio da dobro funkcionira, ali to nije velika promjena - sve dok ne počnete surađivati ​​s drugim ljudima.

Zapravo, glavne prednosti Office 2016-a su poboljšane značajke suradnje i malo veća kontrola IT-a nad upravljanjem sustavom. Od toga se zaista ističu suradničke značajke - koje omogućuju dvoje ili više ljudi zajedničkom radu na dokumentu.

Ranije verzije sustava Office imale su neke značajke suradnje, ali Office 2016 uzima ovo mnogo dalje, omogućujući vam da odmah vidite promjene u Word dokumentu (kao što ih netko drugi upiše). Iako je ovo veliki korak, suradničke značajke za radne verzije programa Excel i PowerPoint još uvijek nedostaju, iako je Microsoft obećao ažuriranja u sljedećih nekoliko mjeseci.

Suradničko uređivanje daleko je od nove ideje. To je svojstvo po kojem su se Google Docs izdvojili prije mnogo godina, a od tada je Microsoft dodao niz mogućnosti za suradnju u Office, posebno u web-inačicama Office Online. U tim verzijama više ljudi može istovremeno uređivati ​​isti dokument, proračunsku tablicu ili prezentaciju. To je sjajna značajka, korisna za proračunske tablice u koje više ljudi može unositi podatke u različite retke ili raditi zajedno na dokumentu uređujući različite odjeljke.

Nažalost, web aplikacije nisu ni približno tako moćne kao desktop aplikacije. Mrežne verzije nemaju moćne značajke za oblikovanje; u stvari, smatram da se oblikovanje u složenim dokumentima može zabrljati ako pokušate unijeti prilično male promjene u izgled dokumenta (promjena teksta nije problem), a mrežnim verzijama nedostaju makronaredbe koje mnogi napredni korisnici pouzdajte se u verziju radne površine. To ne znači da su web verzije loše, ali svakako nisu zamjena za radne verzije. Isto je i za iOS i Android aplikacije - oni dobro rade na očuvanju formata u vašim datotekama i zgodan su za upotrebu na putu, ali za ozbiljnije uređivanje i izradu dokumenata mnogo ste bolji na radnoj površini.

Počevši od Worda 2013, Microsoft je omogućio nekoliko značajki suradnje dostupnih u desktop aplikacijama. U Wordu 2013 vidjeli ste naznaku da drugi ljudi uređuju dokument, ali zapravo niste mogli vidjeti njihove promjene sve dok ih niste spremili (kad su bili istaknuti).

U radnoj verziji Word 2016 ne samo da vidite naznaku tko vrši promjene, već ih možete vidjeti i dok upisuju. Na testiranju sam zaključio da to djeluje prilično dobro, mada ovisno o vašoj vezi promjene nisu uvijek trenutačne.

Sve to zahtijeva vaš dokument pohranjen u Microsoftovoj trgovini dokumenata kao što su OneDrive ili SharePoint. Ovo će biti ozbiljno ograničenje za neke ljude. U mnoštvu korporacija zajedničke se datoteke nalaze na tradicionalnom poslužitelju datoteka, a mnogi pojedinci koriste usluge osim OneDrivea za pohranu i dijeljenje. Microsoft nudi besplatnu pohranu OneDrive svima, a ljudi koji kupuju proizvod putem pretplatničkog plana Office 365 imaju potpuni pristup usluzi OneDrive. Sviđa mi se koncept OneDrivea, ali sigurno sam primijetio probleme sa sinkronizacijom datoteka između računala i OneDrive; Alat za sinkronizaciju nove generacije sada je u testiranju pregleda i nadam se da će to uskoro riješiti problem.

Često radim u Word zajedničkom dokumentu (pohranjenom na SharePoint mrežnom poslužitelju) s informacijama koje moj tim ažurira. Koristimo potpunu verziju Worda za Word, a ne web aplikaciju, jer oblikovanje funkcionira onako kako to očekujemo. Vidim gdje će to funkcionirati puno bolje kada u Word 2016 vidimo promjene tipkanja.

Dobra je velika strana, barem što se desktop aplikacija tiče, ovo je ograničeno samo na Word. PowerPoint zadržava značajke za uređivanje koje su bile u verziji iz 2013. godine (i slične su Wordu 2013), dok desktop verzija Excel-a uopće nema mnogo. Microsoft je rekao da će buduće verzije programa Excel i PowerPoint koje su dio sustava Office 2016 u skoroj budućnosti dobiti mogućnost zajedničkog uređivanja u stvarnom vremenu i da će te nadogradnje biti dostupne onima koji kupuju Office na godišnjem planu pretplate na Office 365, ali ne za one koji kupuju samostalnu verziju radne površine. U međuvremenu, web verzije aplikacija i dalje nude suradnju što ne rješava baš to pitanje. Imam aplikacije u kojima više ljudi unosi podatke u internetsku verziju Excelove proračunske tablice, ali tada moraju otvoriti potpunu verziju Excela za napredno oblikovanje i makronaredbe.

Word, Excel i PowerPoint

Jedna zanimljiva nova značajka osnovnih aplikacija naziva se "Recite mi što želite raditi" koja se pojavljuje na traci izbornika u Wordu, Excelu i PowerPointu. Na primjer, možete samo unijeti "dodati tablicu" i ona će to učiniti ili vas uputiti u tradicionalni sustav pomoći. Otkrio sam da je ovo lijep dodatak, ali očito je još prostora za napredak. Na primjer, još uvijek nema glasovnu pretragu (niti je integriran s Cortanom u sustavu Windows 10), a općenito donosi razne mogućnosti izbornika umjesto da samo radi stvari umjesto vas.

U programu Word još je jedna zanimljiva značajka "pametno traženje", koje donosi istraživački panel s informacijama s Wikipedije i drugih web izvora. Jednostavno kliknite riječ ili odaberete fazu, a zatim na skočnom izborniku odaberite pametno pretraživanje (koje sadrži stvari poput rezanja, kopiranja i lijepljenja). Ranije verzije Worda omogućavaju vam da potražite riječi odlaskom u zasebni prozor preglednika i postavite "okno za istraživanje", ali s 2016. ovo je i zgodnije i više samostalno.

Ako koristite stroj s zaslonom osjetljivim na dodir i pisaljkom, sada možete dodati jednadžbu crtanjem; to nije nešto što radim puno, ali vidim gdje bi to moglo biti korisno.

Kod Excela najočitije promjene odnose se na grafikone, s novim vrstama grafikona, poput Pareto i grafova vodopada. Dodaje i neke animacije i novu značajku koja se zove Prognoza. Značajke PowerPivot sada su ugrađene, a ne dodatak, a podatke možete lakše objavljivati ​​u Power BI-u. To je dobro za napredne korisnike i u specifičnim situacijama, ali pretpostavljam da bi većini korisnika bolje služile neke podcijenjene značajke proizvoda koje su predstavljene u starijim verzijama, kao što su odabir raspona i pritiskanje Control-Q za prikaz brza analiza ili odabir izbornika za preporučene grafikone i okretne tablice.

Programi poput Google Apps, Corel WordPerfect i LibreOffice ovih dana nude vrlo moćnu obradu teksta; ne podudaraju se s Wordom, ali dovoljne su za većinu ljudi. Međutim, za većinu ozbiljnih korisnika Excel je sam u klasi. Microsoft je napravio veliku stvar kada je obećao da Office 2016 neće vidjeti promjene makronaredbi ili formata datoteka iz prethodnih verzija - nešto što je vrlo važno s obzirom na važnu ulogu Excela u mnogim korporativnim postavkama.

Čini se da se PowerPoint uopće nije mnogo promijenio, iako su obećane značajke suradnje. Microsoft uključuje drugačiji, novi prezentacijski alat nazvan Sway, dizajniran za izradu web stranica kroz koje se možete kretati i predstavljati prezentacije; zanimljivo je, ali doista još nisam našao potrebu za tim. Slično tome, nema mnogo promjena na OneNoteu.

Outlook i drugi alati

Outlook ima još promjena - opet s fokusom na suradnju - iako ih nisam bio u mogućnosti mnogo testirati, jer većina mojih suradnika i dalje ima staru verziju. Za poslovne korisnike dodaje značajku Grupe koja vam omogućuje da brzo pošaljete poruku određenom timu u konceptu koji je vrlo sličan Slacku, a ove razgovore možete zasebno pregledavati u mobilnoj aplikaciji. Također vam omogućuje lakše dijeljenje datoteka i kalendara za tim. Ovo je važan koncept i radujem se što ću stvarno vidjeti hoće li to pomoći u poboljšanju komunikacije.

Ostale nove značajke uključuju olakšavanje slanja veze do datoteke OneDrive, a ne slanje kao privitak (nešto što je već neko vrijeme u web aplikaciji), kao i značajku "Smetanja" za poslovne korisnike koji sakupljaju poruke e-pošte da ne smatra da je neželjena pošta, ali misli da je možda niži prioritet. Zanimljiva je ideja.

Iako je koautorstvo velika nova značajka, postoji još nekoliko novih dodataka paketu, posebno za poslovne korisnike. Oni uključuju bolje objavljivanje na PowerBI-u, alatu poslovne inteligencije koji je povezan s Excelom i najnovijoj verziji Skypea za Business. Tu je novi alat nazvan Delve, osmišljen kako bi vam pomogao u pronalaženju važnih dokumenata i njihovoj razmjeni, a plan puta uključuje Office 365 Planner, alat za pomoć timovima u organiziranju njihovog rada, a čini se mnogo jednostavnijim i jednostavnijim za upotrebu od pokušaja upotrebe SharePointa ili punokrvni Projekt, ali još nije dostupan. Za sada su to zanimljive ideje, iako ne izgledaju dovoljno zrele za većinu poduzeća.

Na poslovnom planu, Office 2016 uključuje poboljšanu prevenciju gubitka podataka i podršku za višestruku provjeru autentičnosti, kao i novu opciju implementacije pod nazivom Current Branch za poslovanje, koja omogućava IT odjelima značajna ažuriranja samo tri puta godišnje, što im daje više vremena za testiranje, Prema ovom planu, prva verzija sustava Office 2016 bit će predstavljena poslovnim korisnicima sljedeće veljače, s značajkama iz početnog općeg izdanja plus novim sigurnosnim ažuriranjima.

Trebate nadograditi?

Kada imate proizvod sveprisutni kao Office, pravo pitanje većine korisnika je isplati li ga nadogradnja ili ne. Ako vam je potrebno samo osnovno uređivanje, besplatne mobilne verzije ili alternativa, poput LibreOffice ili Google Apps, poslužit će vašim potrebama; nisu toliko moćni, ali su sigurno manje skupi. Ako ste samo pojedinačni korisnik sustava Office koji rijetko dijeli datoteke, u ovoj verziji jednostavno nije toliko; vjerojatno nećete primijetiti velike razlike u održavanju postojećeg Officea. Model pretplate na Office 365 dobiva vam ažuriranu verziju plus OneDrive pohranu, ali stari model jednokratne kupnje može biti jeftiniji ako vam nove funkcije nisu potrebne.

Za male tvrtke dodatne su mogućnosti suradnje, ali opet, mnoge od njih još nisu u potpunosti ispečene. Za poduzeća koja imaju poslovni ugovor ili plan pretplate nova verzija je očiglednija nadogradnja, ali ja zasigurno vidim argument da čekamo dok se ne riješe neke poteškoće u Wordovom sugovorniku ili dok Excel ne dobije te značajke.

Moja stvar je da Office ostaje najmoćniji program u svojoj kategoriji i čini se da je usmjeren u pravom smjeru, ali želim da su neke nove značajke suradnje bile malo zrelije nego što su to u ovom izdanju.

Za više detalja pogledajte PCMagov pregled sustava Office 2016.