Kako sinkronizirati aplikacije Outlook i Google

Poslovni korisnici navikli su se na Outlook. Klijent e-pošte za više od milijardu korisnika Microsoft Officea na planeti postao je druga priroda. No neke tvrtke otkrivaju da im to štedi novac i održavanje kako bi Google omogućio da ugosti njihove e-poštu, kalendare i kontakte, iako to znači da će treća strana imati pristup sadržaju e-pošte, a ciljani se prikazni oglasi prikazuju u pristigloj pošti. Ako biste mogli koristiti Outlook sa svojom aplikacijom Google Apps pošte (stvarno samo Gmailom), ne morate vidjeti te oglase i dobit ćete ploču za pregled, sortiranje u primljenoj pošti, bogato oblikovanje, opcije desnog klika, socijalni priključak i većinu ostale alate koje Outlook nudi.

Srećom, Google Apps Sync za Microsoft Outlook omogućuje vam da iskoristite većinu Outlookovih alata - ali samo za Outlook 2010 do sada. Ako pokrenete Office 2013, i dalje se možete povezati s Gmail računom putem IMAP-a, ali to će vam stići samo pošta, bez kalendara, zadataka ili kontakata. Koristeći Apps Sync, Gmail oponaša ograničenu verziju Microsoft Exchange Server. Dobivate većinu važnih stvari - vaše kontakte, događaje u kalendaru, zadatke i Outlook bilješke. No neke se stvari neće sinkronizirati, poput skica, datuma i podsjetnika, pravila, potpisa, oblikovanja obogaćenog teksta, potvrda o isporuci, prilozi kalendara, podsjetnici zadataka i unosi u časopis. Postoji iscrpan popis onoga što je i ne sinkronizira se u ovom PDF-u od Googlea.

Ako možete živjeti s tim ograničenjima i ako je vaša tvrtka prešla na Google Apps, upotreba Outlooka uz vašu novu komunikacijsku uslugu jednostavna je stvar instaliranja i pokretanja Apps Sync. Kompatibilan je sa sustavima Windows 7, Vista, XP i Outlook 2003, 2007 i 2010. Imajte na umu da nije ažuriran ni za Windows 8 ni za Outlook 2013, a verzija je uključena u Office 365. A Apple Mac korisnici Outlook 2011 su: sasvim od sreće. O tome smo kontaktirali Google i ažurirat ćemo ovaj članak kada bude postignut napredak. Možete ga dobiti ovdje. Ovo preuzimanje zapravo vam nudi dva alata - osim Apps Sync, dobit ćete i Google Apps Migration za Microsoft Outlook, koji, kako mu i samo ime govori, omogućuje premještanje postojećih podataka programa Outlook u Google Apps. Alat za migraciju možete preuzeti odvojeno, odavde.

Nakon preuzimanja uslužnog programa provjerite da se Outlook ne pokreće, a zatim pritisnite gumb Preuzmi Google Apps Sync - softver će se automatski instalirati nakon što potvrdite dijaloški okvir za kontrolu korisničkih računa.

Zatim ćete vidjeti mali dijaloški okvir sa zahtjevom da se prijavite na svoj račun za Google Apps. Ovo je ista prijava koju koristite za Google Apps ili za korporativni Gmail račun.

Nakon uspješne prijave, vidjet ćete prilično komplicirani dijaloški okvir s potvrdnim okvirima za određivanje onoga što želite uvesti. Ovaj je zapravo malo zbunjujući: vrh dijaloškog okvira kaže "Stvaranje Google Apps profila u programu Microsoft Outlook", što je odvojeno pitanje od uvoza. Ako imate prethodno postojeću uslugu e-pošte koju ste koristili s Outlookom, morat ćete potvrditi potvrdni okvir da biste zadržali svoje prethodne poruke, kontakte, kalendare i bilješke.

Možete zasebno provjeriti i poništiti bilo koju od tih potkategorija ako ne želite zadržati sve. Konkretno, vjerojatno želite poništiti odabir izbrisanih i bezvrijedne e-pošte, koji su prema zadanom označeni. Dijaloški okvir omogućuje vam slanje podataka o upotrebi Googleu kako bi im pomogao u njihovom osiguranju kvalitete. Postoji još jedna opcija koja se prikazuje kad kliknete Napredno - Isključite Automatsko arhiviranje. Ovo je označeno prema zadanim postavkama i znači da će Google zadržati kopije svih vaših starih poruka.

Zatim kliknite gumb Stvori profil. Ako je instalacija ispravno nastavljena, vidjet ćete okvir za poruku u tom smislu. Okvir s porukama također vam pokazuje kako alat dodaje ikonu u programsku traku sustava Windows te nudi gumb koji pokreće Outlook.

Kada pokrenete Outlook, vidjet ćete okvir za poruku Status sinkronizacije i vaša Outlook aplikacija postat će popunjena svim vašim mapama i novim porukama e-pošte. Na vaš lokalni stroj preuzet će se do 1 GB, osim ako ne promijenite ograničenje iz ikone ladice u opciji Postavi ograničenje veličine poštanskog sandučića.

Dijalog statusa otvara se od tada svaki put kada pokrenete Outlook, osim ako ne poništite pojedinačni potvrdni okvir na dnu: "Otvorite ovaj prozor kada se pokrene Microsoft Outlook." Preporučujem da ovo poništite kako biste spriječili da se ovaj moteći dijalog neprestano pojavljuje; uvijek možete ponovo pozvati iz ikone ladice. Možda ćete to morati učiniti ako primijetite nestale poštu, stavke kalendara ili kontakte. Svaka kategorija sinkronizacije uključuje vezu Ponovna sinkronizacija koja bi mogla izliječiti vaše probleme.

Sada ste spremni početi koristiti Outlook baš kao i uvijek do sada! Za više informacija o napretku Google-a za tržište korporativnih poruka, pročitajte naš cjelovit pregled usluge Google Apps. Više o Outlooku pročitajte u našoj recenziji Microsoft Officea.