Video: Kako upravljati budžetom projekta? (Studeni 2024)
Vlasnici malih poduzeća, profesionalni radnici, pa čak i neki studenti često igraju ulogu voditelja projekata, čak i kad su za to potpuno osposobljeni. Upravljanje projektima je velik i ozbiljan posao, s naprednim stupnjevima i certifikatima posvećenim ovom pitanju. Ako niste certificirani premijer, projekt će i njegov pridružen tim lako biti pod nadzorom da se iskontrolira, skrene s puta i pretvori u potpuno neorganiziran nered. Kako održavate svoj projekt u tijeku ako ne znate ništa o upravljanju projektima?
Upravo mi se to dogodilo prije nekoliko godina u maloj organizaciji. Od mene se tražilo da vodim nekoliko redizajna web stranica i ponovna pokretanja (angažiran sam kao urednik). Članovi tima uključivali su nekoliko internih članova osoblja, kao i dosta vanjskih izvođača radova i nekoliko neplaćenih volontera. A nisam znao ništa o upravljanju projektima.
Ja sam visoko organizirana osoba, i vjerojatno sam zbog toga u prvom redu zadužena za upravljanje projektima. Ali osobna organizacija nije isto što i upravljanje projektima, a moj prvi projekt započeo je strašno. Osjećao sam se užasno zbog toga, a moj nedostatak samopouzdanja samo je pogoršao stvari. Naravno, znao sam prikupljati informacije, sastavljati raspored i prenositi ih svim uključenim stranama, ali nisam imao pojma što bih drugo trebao raditi.
Za sve vaše neiskrene duše koje nenamjerno moraju upravljati projektima, sakupio sam malo mudrosti od profesionalnih voditelja projekata i podijelio nekoliko savjeta koje sam i naučio. Svi ovi savjeti napisani su jednostavnim jezikom, bez PM žargona, i upućuju na najbolje prakse koje su opće, taktičke i praktične.
Provjerite radi li učestalost sastanaka za sve strane. Ovisno o veličini projekta i njegovoj uspješnosti, učestalost sastanka (ili poziva, za geografski odvojene timove) će se razlikovati. Tjedni sastanci ili pozivi često su norma, osobito pri pokretanju, ali učestalost ovisi o veličini i vremenskom roku projekta, a on mora biti ugodan i vrijedan na svim stranama. - Tom Thrash, voditelj projekata u Aptari
Neka sastanci budu važni. Imajte plan, držite se dnevnog reda i završite rano. Gubljenje vremena projektnog tima jedan je od najbržih načina za izgubiti samopouzdanje tima. Ako se radi o statusnom sastanku, provjerite da ostaje statusni sastanak i da ne postaje seansa sjednice ili brainstorm. Povratak nekoliko minuta vremena koje ste već izdvojili brz je način komuniciranja da poštujete tim i njihovo vrijeme. - Bill Sanders, generalni direktor tvrtke Roebling Strauss, Inc. (digitalni projekt i savjetovanje u upravljanju)
Odaberite odgovarajuće alate za sastanke. Kad su se tjedni telefonski sastanci s vanjskim izvođačem pokazali neproduktivnim, u kombinaciju sam dodao proračunsku tablicu Google diska. Prikazao je popis pogrešaka koje sam identificirao u projektu i ocjenu koliko sam važan mislio da treba ispraviti. Izvođač i ja zajedno smo uređivali taj dokument, dok smo razgovarali telefonom. Ponekad bi i tamo i tamo popravio male probleme. Hosting „radnih sastanaka“, na kojem se posao obavlja tijekom samog sastanka, od tada je postao neprocjenjiv dodatak mojoj listi prijedloga načina da se projekt nastavi. Korištenje alata za suradnju u stvarnom vremenu, sustava za video konferencije i staromodni susreti licem u lice, susreti između prijenosnika i prijenosnog računala sve su opcije. - Jill Duffy
Ako je "sve u redu", nastavite s kopanjem. Prijave su neprocjenjive vrijednosti. Vrlo često nalazim rezultate sastanka prilikom prijave kao odgovor "sve je u redu". Tada pronađem naknadne odgovore poput: "To je sjajno čuti, ali, zaista, nema problema uopće?" može vas istaknuti i gdje dobijete povratne informacije koje možete koristiti. To pitanje koje slijedi često vodi do odgovora: "Pa, da, X se lijepo kretao, ali bilo je to malo Y koje me je gadilo pogrešnim putem." Mnogo je ljudi koji se jednostavno ne vole žaliti, pa je na menadžeru projekta da kopa dublje. - Tom Thrash
Nikada ne upucajte glasnika. Kad stvari pođu po zlu i hoće, nitko ne želi prenijeti loše vijesti. Ako ste poznati po tome što ste reagirali na loše vijesti išta drugo osim pozitivnih, "Puno vam hvala što ste mi to upozorili. Sada kako to riješiti?" gotovo jamčite da nikada prije nećete dobiti loše vijesti. A dobivanje loših vijesti daje vam mnogo više vremena za rješavanje problema i smanjenje njihovog negativnog utjecaja na projekt. - Bill Sanders
Neka drugi misle da imaju kontrolu. Mislim da je potrebno nešto začinjavanja, ali jedna stvar koju sam smatrao vrijednom je naučiti biti pod nadzorom, a drugima dopuštati da misle kako voze. Mnogi se žele osjećati kao da imaju kontrolu, i to je u redu, ali premijer mora shvatiti da su oni na kraju odgovorni za projekt. - Tom Thrash
Neka korisnik definira kriterije kvalitete. Svaki isporučeni korisnik ima korisnika, bilo da je drugi član tima ili eventualni krajnji korisnik. Prije nego što vlasnici isporučenog proizvoda mogu točno procijeniti vrijeme i resurse potrebne za njegovo dovršavanje, moraju znati kako će se rezultat mjeriti kvalitetom i cjelovitošću. Bilo da se radi o obliku tehničke specifikacije s punim učinkom ili na radnom listu s kriterijima kvalitete na jednoj stranici, korisnik bi ga trebao unaprijed definirati. To je jedna od najjednostavnijih dostupnih tehnika upravljanja rizikom. - Bill Sanders
Alati za voditelje projekata
Osim najosnovnijih poslovnih višenamjenskih alata, kao što su Excel i Outlook, PM-ovi za ad-lib mogu utvrditi da ih specijalizirani softver za upravljanje projektima zapravo integrira u najbolje prakse. Dodjeljivanje odgovornosti, procjena vremena izvršenja zadatka i održavanje komunikacije mogu se učiniti lakšim za pamćenje ako postoji alat koji vas vodi kroz prijedloge. Evo nekoliko korisnih projekata za velike i male projekte:
Postoji mnogo više alata za korištenje ili sudjelovanje u upravljanju projektom, a ponekad i oni najjednostavniji obavljaju posao učinkovitije od robusnih i potpuno opremljenih. Ako imate odličan savjet za upravljanje projektima ili programom koji ćete preporučiti, ostavite komentar u nastavku.
