Organizirajte se: kako postaviti predloške e-pošte

Sadržaj

• Organizirajte se: Kako postaviti predloške e-pošte
• Korištenje predložaka e-pošte u Gmailu

Na radnom mjestu iu našem osobnom životu mnogi od nas šalju uvijek iznova ono što je u osnovi isti e-mail. Moglo bi se reći poput: "Evo tjednih prodajnih brojeva…" ili "Dušo, molim te zapamti da pošalju stanarinu prije ili prije…"

Ako ste razumno organizirana i učinkovita osoba, možete kopirati i zalijepiti prethodnu poruku u novu poruku kad god dođe vrijeme da je redovno šaljete. Nije loša metoda, ali ostavlja vam otvoren uvođenje pogrešaka. Možda zaboravite ažurirati liniju predmeta, datum, financijsku brojku, točku podataka i tako dalje.

Kada sam prvi put započeo karijeru u medijima i izdavanju, bio sam u suštini urednik redaka za neke akademske časopise, radeći s pisačima teksta koji su upisali promjene koje sam označio na datotekama. Najvažnije pravilo koje sam naučio kako označiti članke za pisače teksta bilo je ovo: Što manje pritiska moraju raditi, to su manje šanse unošenja pogrešaka. Drugim riječima, moj zadatak bio je ispraviti bilo kakve pogreške pri upisu i unijeti autorske promjene na stranicu, istovremeno minimizirajući koliko trebate učiniti unosom pisača.

U skladu s istim crtama, kad ponovo upotrebljavate staru e-poštu, morate unijeti puno nepotrebnih pritisaka na tipke, poput brisanja i zatim ažuriranja retka teme, promjene ključnih informacija i tako dalje.

Bolji sustav je postavljanje poruka e-pošte pomoću kojih možete ponovno i ponovo učinkovitije upotrebljavati „predložak e-pošte“ (izraz Microsoft Outlook) ili „konzervirani odgovor“ (Googleov izraz)

Učitavam…

Predložak e-pošte točno je ono što biste očekivali, obris e-pošte s praznim prostorom na kojoj će se pojaviti ažurirane informacije. Kad sebi, umjesto broja ili podatka za ažuriranje, osigurate prazan prostor, radite manje pritiska tipki i na taj način smanjujete broj pogrešaka. Nikada nećete slučajno poslati brojeve izvješća prošloga tjedna; najgore što bi se moglo dogoditi je da ostavite nešto prazno, u tom slučaju će vas primatelji odmah primijetiti i tražiti da unesete podatke koji nedostaju. Ako pošaljete pogrešne podatke, primatelji to nikada ne mogu znati.

Evo kako postaviti predloške e-pošte u dva najčešće korištena programa e-pošte: Outlook i Gmail.

Kako postaviti predložak e-pošte u programu Outlook

Outlook ove vrste redovito poslanih poruka naziva "predlošcima e-pošte". Značajka je dostupna u programu Outlook za stolna računala, ali nije dostupna u Outlook.com.

U programu Outlook 2007 . Pokrenite novu poruku e-pošte. U tijelo e-pošte i naslovnicu unesite onoliko podataka koliko će vam trebati za ponovnu upotrebu, pri čemu ćete svaki put kad poruku pošaljete ostaviti jasan i vidljiv prazan prostor gdje god želite unijeti nove podatke. Evo primjera:

	Predmet:		Tjedni izvještaj o prikazu stranice za tjedan dana
	Tijelo:		Evo tjednog izvješća o pregledima stranica za web mjesto. Datum: Prikazi stranica: Hvala svima! Javite mi ako imate bilo kakvih pitanja.

U gornjem lijevom kutu okvira s porukom idite na Datoteka> Spremi kao.

U dijaloškom okviru koji se pojavi morate promijeniti vrstu datoteke u Outlook Template (*.oft). Tada možete imenovati predložak što god želite.

Kad ste spremni sastaviti novu poruku pomoću predloška, ​​postupak dolaska do predloška nažalost je pomalo neučinkovit.

Idite na Novo> Odaberite obrazac

a u gornjem padajućem polju za odabir odaberite Korisnički predlošci u datotečnom sustavu. Svi predloške koje ste spremili trebaju biti tamo. Odaberite željenu i ona će se otvoriti kao nova poruka e-pošte koju možete ažurirati prema potrebi.

U programu Microsoft Outlook 2010 . Pokrenite novu poruku e-pošte. U tijelo e-pošte i naslovnicu unesite onoliko podataka koliko će vam trebati za ponovnu upotrebu, pri čemu ćete svaki put kad poruku pošaljete ostaviti jasan i vidljiv prazan prostor gdje god želite unijeti nove podatke. (Pogledajte uzorak gore.)

Kada završite s dizajnom predloška, ​​idite na karticu Datoteka i odaberite Spremi kao.

U dijaloškom okviru koji se pojavi morate promijeniti vrstu datoteke u Outlook Template (*.oft). Tada možete imenovati predložak što god želite. Pritisnite Spremi.

Kad budete spremni koristiti predložak, idite na Nove stavke> Više stavki> Odaberite obrazac

a u gornjem padajućem polju za odabir odaberite Korisnički predlošci u datotečnom sustavu. Svi predloške koje ste spremili trebaju biti tamo. Odaberite željenu i ona će se otvoriti kao nova poruka e-pošte koju možete ažurirati prema potrebi.

Popis distribucije . Vjerojatno ćete želite upariti predložak e-pošte s popisom distribucije tako da poruku možete poslati grupi ljudi u jednom kadru.

Idite na odjeljak Kontakti u programu Outlook. Odaberite Novo> Popis distribucije.

Ako koristite korporativnu ili poslovnu e-poštu, najbolje je kladiti se na odabir članova, a ne korištenje funkcije zvane Add New. Odabrani članovi vjerojatno će prikazati popis korisnika koji su dostupni u sustavu e-pošte vašeg poduzeća. S druge strane, Add New omogućuje vam da ručno unesete adresu e-pošte.