Organizirajte se: kako upravljati biltenima i e-porukama s dnevnim ugovorima

Blagajna u vašoj omiljenoj trgovini nudi 10 posto popusta, kao i ekskluzivne popuste u budućnosti, u zamjenu za svoju adresu e-pošte. Vaš prijatelj preporučuje bilten o svakodnevnom dogovoru koji bi vam mogao pomoći da uštedite novac ako dođe do povoljne ponude. Prijavili ste se za primanje e-pošte s riječnikom od dana u danu, koju čitate ujutro samo kad je posao spor. Sve su te poruke greymail, zatražene pošte koje možda želite pročitati ponekad, ali nikada nisu presudne. Graymail se od neželjene pošte razlikuje po tome što potonji nije zatražen, dok Graymail dolazi na vaš zahtjev. Dok mnogi od nas pregledavaju našu sivu poštu, ona može biti i glavni izvor nereda, pogotovo ako predugo ostane bez nadzora.

Evo nekoliko rješenja za upravljanje sivamailom kako biste provjerili primanje pošte.

Otvorite račun 'Junk Mail'

Jedno od najstarijih rješenja u knjizi za upravljanje Graymail je stvaranje besplatnog računa za webmail koji koristite isključivo za marketinške poruke, listservs, kupone i druge nevažne e-poruke.

Godinama koristim Hotmail račun za tu svrhu upravo, iako se sada čini pomalo blesavim, jer i Hotmail i Outlook.com (ne treba brkati s Outlook-ovom desktop aplikacijom) imaju nekoliko ugrađenih alata posebno za upravljanje Graymail-om, detaljnije obrađeno u nastavku. Ove alate nije potrebno koristiti ako rezervirate jedan račun e-pošte u cijelosti za Graymail, kao što sam i učinio, jer će sam pretinac pristigle pošte biti jedan ogroman filtar. U svakom slučaju, račun sam postavio prije desetak godina, prije nego što su se postavile značajke.

Obično se prijavim na račun jednom dnevno, ali nikad ne razmišljam dva puta o tome kad to ne učinim. Također se nikad ne brinem da će važna poruka biti ukopana među grejmom, jer na ovom računu nema važnih poruka. Čisto rezervirano za Graymail. Novija značajka usluge Outlook.com omogućuje vam stvaranje alias adrese e-pošte, koja čak može biti i za jednokratnu upotrebu, za stvari poput grejma ili druge prepiske koja će biti ograničena i zbog koje ne želite da vas drugi kontaktiraju (recimo, da objavite post Craigslist).

Koristite pravila, filtre i mape

Skoro svaki program za e-poštu omogućuje vam izradu pravila ili filtera za automatsko razvrstavanje poruka u različite mape kako biste ih mogli zasebno upravljati. Na primjer, možete stvoriti pravilo koje kaže "ako je poruka e-pošte od pošiljatelja čija se adresa završava na" nypl.org ", a zatim automatski primite poruku u mapu nazvanu" Obavijesti o knjižnici "nakon primitka.

Prije nego što nastavim s detaljima o specijalnim značajkama Hotmail i Outlook.com za Graymail, dopustite mi da samo napišem kako postaviti filtre i pravila u ostala dva glavna besplatna programa za webmail, Yahoo! Mail i Gmail.

Kako dodati filtre na Yahoo! pošta

U Yahoo! Mail, prikazan gore, označite okvir poruke (ili više njih), a zatim odaberite Akcije i filtrirajte e-poštu poput ovih. Skočni prozor će vam omogućiti ispuniti pravila filtriranja i sortiranja sličnih poruka.

Možete stvoriti mape za sve što vam srce poželi. Pogledajte moj popis prijedloga na kraju za ideje.

Kako dodati filtre na Gmail

Proces je izuzetno sličan u Gmailu.

Potvrdite okvir s lijeve strane god poruka koje želite filtrirati, zatim odaberite Još, a zatim "Filtriraj poruke poput ovih." Tada možete primijeniti prvi set pravila na filtar, poput podataka o pošiljatelju ili imena "do" ili nečega u naslovnoj liniji. Kliknite "stvori filtar" i možete primijeniti sljedeći korak u pravilu: što učiniti s porukama koje ispunjavaju kriterije (npr. Označiti kao pročitane, izbrisati, proslijediti na…, itd.).

Napomena: Po mom iskustvu, omogućavanje pravila u Gmailu nije uvijek glatko (u posljednje vrijeme upotreba Chromea u sustavu Windows). Poveznice i gumbi ne rade uvijek. Odjavljivanje i prijava ponovo čini se da popravlja neodgovornost.

Jedna dodatna Gmail opcija nije pronađena u Yahoo! Pošta vam omogućuje da automatski označite zvjezdicu bilo kojom porukom da biste je označili kao važnu. Dok Yahoo! ima i način označavanja važne pošte, to možete učiniti i samo ručno, a ne automatski pomoću filtera.

Kako dodati filtre u Hotmail / Outlook.com

Hotmail i Outlook imaju mnogo više uključenih značajki za upravljanje Graymail. Primjeri koje sam dosad koristio samo preskaču površinu. Pravila mogu biti vrlo složena, a ako jesu, omogućavanje ispravnog testiranja i testiranja rade li kako ste namjeravali treba neko vrijeme - osim ako ne koristite Hotmail ili Outlook.com.

Kao što je spomenuto, Microsoftove aplikacije za web-poštu imaju nekoliko gotovih pravila koja provode neke od najčešćih filtara koje ljudi žele primijeniti u svoje pretinac pošte. Većim dijelom automatizacije upravlja se kroz kategorije. Na primjer, nekoliko poruka možete kategorizirati kao "Newsletters", a zatim postaviti pravilo za ono što se događa sa svim biltenima. Posjedovanje kategorija znatno olakšava kasnije promjene pravila i njegovo primjenjivanje na slične poruke.

Još jedna zaista fantastična značajka Outlook.com-a i Hotmail-a su opcije odjave i čišćenja rasporeda koje se pojavljuju na kraju svake poruke za koju Microsoft zna da je Graymail.

Veza za odjavu pretplata neovisna je o bilo kakvim uputama za odjavu pretplate koje je poslao pošiljatelj, a ustvari omogućava vam da se vrlo lako riješite neželjenih poruka, što je ponekad poželjnije upravljanje njima. Kada se koristi, gumb za odjavu pretplate također vam omogućuje brisanje svih prethodnih poruka e-pošte od istog pošiljatelja.

Druga opcija, Raspored čišćenja, nudi nekoliko opcija za odbacivanje poruka istog pošiljatelja koje su se možda s vremenom nagomilale. Moj najdraži izbor je zadržati samo najnoviju poruku pošiljatelja i na taj način se stvara pravilo s istim učinkom. Kada stigne nova poruka ovog pošiljatelja, sve će se stare izbrisati iz pristigle pošte.

Vjerojatno već možete zamisliti prednosti ove značajke za nešto poput e-poruka sa dnevnim ponudama za koje je relevantna samo najnovija e-pošta.

Ideje za mape

Pri upravljanju Graymail-om preporučujem izradu nekoliko mapa s lako prepoznatljivim imenima za vrste pošte koje ste skloni čitati - ili je možda "skeniranje" prava riječ - više od drugih. Nekoliko ideja uključuje:

• Ažuriranja bloga
• E-poruke za potvrdu (automatska upozorenja o plaćanju itd.)
• Najave događaja (praćenje mjesta, ažuriranje glazbenih izvođača itd.)
• Facebook oznake / poruke upozorenja
• Upozorenja Google News
• LinkedIn Upozorenja / Ažuriranja poslova
• Osobni bilteni (za hobije i interese)
• Newsletters-Professional (za razvoj karijere)
• potvrde
• Potvrda / praćenje slanja
• Zakazane obavijesti o prekidu
• Putovati
• Upozorenja na Twitteru

S druge strane, ako vam je važno vidjeti sve obavijesti o vašim Facebook oznakama, na primjer, nemojte filtrirati te poruke! Ostavite ga da bude usmjeren u pristiglu poštu.

Neka vaša Inbox funkcionira kao Inbox

Cjelokupna ideja iza upravljanja Graymailom je zadržati one poruke koje možda želite vidjeti odvojeno od poruka koje trebate vidjeti čim stignu u vašu poštu. Ako to učinite, rado ćete čitati ažuriranja svojih omiljenih blogova, web stranica, izvora vijesti, društvenih mreža i više, a da pritom nećete ometati vašu sposobnost da budete produktivni i efikasni ostatak vremena.

Dodatne načine održavanja redoslijeda dolazne pošte potražite u 11 savjeta za upravljanje e-poštom, „5 razloga da vaša poštanska pošta nije vaš popis obveza“ i „Kako izbjeći preopterećenje e-poštom“.