Video: ORGANIZIRAJTE SA MNOM CIJELU KUĆU (Studeni 2024)
Nikad nisam susreo zajednički mrežni pogon unutar tvrtke koja nije bila barem pomalo neuredna. Zajednički poslužitelji obično su dizajnirani kako bi omogućili suradnju, kao i da bi datoteke i informacije učinili dostupnima našim suradnicima. Oni također pomažu tvrtkama da lako i učinkovito sakupljaju i izrađuju sigurnosne kopije - u teoriji, to je to.
U stvarnosti se pretvaraju u mjesto na kojem se pohranjuju fotografije obiteljskog praznika prije šest godina. U toj sam posljednjoj rečenici namjerno upotrijebio pasivni glas jer čini se da nitko nikad ne preuzima odgovornost za stavljanje nečega na zajednički pogon koji tamo ne bi trebao biti. Stvari se samo pojavljuju. Nitko ne zna kako i zašto su stigli tamo. I zato ih nitko ne uklanja iz straha da ne zakorače na tuđe prste ili ne brišu nešto što nekome treba.
Dijeljeni prostori trebaju biti dizajnirani na način koji odgovara radnom tijeku ili organizacijskoj shemi rada. Stvari koje su po svojoj prirodi paralelne, poput dva tima koji izvještavaju na istoj razini upravljanja, trebale bi biti paralelne u strukturi mapa. Kada se nova osoba pridruži odjelu, trebala bi brzo otkriti gdje žive važne datoteke u zajedničkoj mreži jer njihova lokacija (naziv mape i kako je ugniježđena u drugim mapama) treba odražavati kako je posao osmišljen. Prava crvena zastava je kada neko ko je dugo radio, ne može pronaći stvari jer ne znaju gdje je, ili još gore, ne znaju ni gdje bi trebali biti.
Evo svega što smo poduzeli, korak po korak, da očistimo naše neslavne poslužitelje. Na kraju ćete naći sažetak rezultata, kao i bilješke o tome što je pošlo po zlu i što pošlo po zlu.
Projekt čišćenja poslužitelja
1. korak: komunicirajte. Prvo smo razgovarali o problemu slabog poslužitelja, uključujući zašto je to problem (neučinkovitosti, nedosljednosti, opterećenja mrežnog prostora), mogućim rješenjima i postupcima za njihovo provođenje.
Zatim smo još malo razgovarali. Tada smo razgovarali s kime još trebamo razgovarati. Ne mogu se dovoljno voziti oko kuće koliko je važna komunikacija za uspjeh ovog projekta. Puno smo razgovarali, i osobno i putem e-pošte.
Tijekom tih razgovora shvatili smo koliko bi bila važna i komunikacija s IT zaposlenicima. Stoga smo ih pustili u naš plan i predloženu vremensku traku. IT tim dao nam je jedan ključni savjet koji je na kraju postao naša prava polazna točka za projekt. Rekli su, nemojte pokušavati očistiti ono što imate; radije počnite s praznim platnom i stvorite strukture mapa koje želite i kopirajte samo preko datoteka koje želite zadržati. Sve ostalo, rekli su, arhivirali bi.
2. korak: pregledajte postojeće podatke. Drugo, svi su dionici - uglavnom voditelji timova - sjeli za stol s prijenosnim računalom i projektorom. Spojili smo dotični prostor poslužitelja i zajedno pregledali neke od postojećih datoteka, samo da bismo bili sigurni da nitko nije previdio neki skup datoteka koje bismo trebali zadržati.
Također smo razmišljali o postojećim podacima s obzirom na to kako su to učinili ili nisu odražavali naše trenutne tijekove rada. Zajednički se prostori obično koriste za suradnju na radu. Struktura i imena mapa moraju točno odražavati taj tijek rada da bi bili korisni.
Mnogo toga što smo pronašli na poslužiteljima je bilo užasno zastarjelo. Bilo je naziva mapa za zaposlenike koji godinama nisu bili s tvrtkom. Pronašli smo dosjee iz 2003. godine. Bilo je ostataka projekata koji nikada nisu propali. Nikome nisu bile potrebne ove stvari.
3. korak: mapirajte novu strukturu. Dok smo još sjedili oko tog stola, nacrtali smo strukturu mapa za koju smo mislili da bi trebala biti na mjestu. Svi menadžeri imali su kupovinu u vezi s dizajnom, koji je trebao odražavati našu strukturu i tijek rada. Evo što smo dizajnirali, iako sam imena učinila generičkim, tako da će imati smisla nekome tko nije upoznat sa unutarnjim funkcioniranjem našeg ureda:
Na najvišoj razini imamo mape za svaki tim i poseban projekt ili zadatak, kao i jednu za "Resursi" koja se primjenjuje u svim timovima.
Svaki tim ima podskup mapa: nekoliko njih koje prikazuju tijek rada, jedna za svakog člana tima i dodatne mape jer imaju smisla za potrebe tog tima. Na primjer, podmape mog tima izgledaju ovako:
Podcrtavanje i brojke upotrijebili smo da bi naše mape tijeka rada sjele na vrhu strukture i izgledale istim redoslijedom u kojem se odvija rad. Mapa pod nazivom "1_EDITING" nalazi se u datotekama koje su spremne za uređivanje i ostaju dok uređivanje nije završeno. Zatim prelaze na "2_RTP" što znači "spreman za proizvodnju" - drugim riječima, uređivanje je završeno i te su datoteke spremne za sljedeću fazu. Nakon što se proizvede datoteka, ona bi trebala biti premještena u "3_PRODUCED", što u biti postaje naša živa arhiva. Sve u toj mapi u teoriji bi se moglo arhivirati, tako da ćemo uvijek imati predmemoriju datoteka za koje znamo da možemo ukloniti ako nam ikad zatreba povraćaj malo prostora.
Korak 4: Stvorite pravila. Kao što sam već počeo objašnjavati u prethodnom odjeljku, svaka mapa ima određena pravila povezana s tim što se može, a što ne može ući u njih ili kako ih treba koristiti. Na primjer, ako netko želi podijeliti fotografije, mora ga staviti u svoju mapu s imenima. Na taj je način jasno tko je odgovoran za podatke.
Također smo razgovarali o tome imamo li datoteke koje trebaju biti dostupne za više timova (uspjeli smo i stvorili smo mapu Resursi za njih) i treba li bilo kakve podatke zaključati (da: sve u mapi Upravljačkog tima).
Korak 5: Osigurajte konzistenciju. Dok smo dizajnirali naše mape i pravila za njihovu upotrebu, također tražimo područja gdje bismo mogli i trebali biti dosljedni. Kad strukture mapa i tijekovi rada mogu (i trebaju biti) dosljedni, to se događa u vrijeme prijelaza osoblja, primjerice kada netko napusti tvrtku, ode na rodiljni dopust ili je neočekivano bolestan. Dosljednost na zajedničkom prostoru poslužitelja pomaže svima u organizaciji shvatiti stanje trenutnih projekata, kao i ono što je važno, kakav je posao već završen, i tako dalje.
Sljedeći projekt (koji sada upravo provodimo) je također stvoriti bolju dosljednost u svim našim konvencijama o imenovanju datoteka. Odlučili smo odgoditi implementaciju ove promjene imena datoteka sve dok se svi nisu naviknuli na korištenje novih zajedničkih mapa kako nikoga ne bi preopteretili previše previše novih podataka odjednom.
6. korak: Posljednji put provjerite sa svim dionicima. Prije no što smo implementirali bilo šta, proveli smo posljednju provjeru plana sa svim dionicima, uključujući nekoliko ljudi koje prvotno nismo mislili uključiti, ali čija su se imena pojavila u našem pregledu postojećih podataka. "Zar to nije Arielleina stručnost? Bolje da je pitamo što ona misli da treba učiniti u ovom odjeljku."
7. korak: Dovršite i komunicirajte vremensku traku. Posljednji koraci bili su finalizacija vremenske skale i zatim pokretanje projekta. To su bili završni dijelovi slagalice:
- Odlučite kada i na koji način širiti podatke: Sredinom tjedna pošaljite sve zaposlenike o novoj strukturi, pravilima i svim povezanim informacijama poslužitelja, uključujući datume (pogledajte sljedeću stavku).
- Postavite datume za: kada ljudi moraju kopirati datoteke koje žele zadržati (kraj tjedna); kada trebaju početi koristiti novu strukturu (u našem slučaju odmah, nakon primitka e-pošte); kada će stari poslužitelj biti isključen (rekli smo im krajem tjedna, ali u stvarnosti smo taj rok poduprli s nekoliko dodatnih dana).
- Planirajte nekoliko e-poruka s podsjetnicima prije nego što zapravo smanjite pristup starom poslužitelju.
- Neka IT izvrši stvarni presjek.
Rezultati čišćenja poslužitelja
Ona sredina tjedna e-pošte koja sadrži sve informacije o projektu čišćenja poslužitelja izašla je u srijedu u 11:27. Nekoliko ljudi imalo je gorućih pitanja, ali tema odgovora na sve utihnula je do 11:57 sati. To znači da je na sva osnovna pitanja odgovoreno u roku od 30 minuta.
U mom timu nastavljena su dodatna pojašnjenja u vezi s našim tijekom rada - ali posljednje koje imam imam datirano je 13:05 istog dana. Bez sumnje, nekoliko je ljudi postavilo dodatna pitanja bez da su odgovorili na sva pitanja, ali na većinu pitanja odgovoreno je u roku od dva sata.
Tijekom slijedećih nekoliko dana, vremenski smo završili bez problema. IT tim sastavio je kratko brzo izvješće u kojem je pokazalo da smo ukupne podatke smanjili za 76 posto. Brojevi govore sami za sebe.
Prije
- Ukupni prostor: 250GB
- Broj datoteka: 447.249
- Broj mapa: 36, 773
Nakon
- Ukupni prostor: 59, 2 GB
- Broj datoteka: 58, 624
- Broj mapa: 2, 962
Postmortem projekta i povratne informacije
Nekoliko tjedana nakon što smo završili migraciju i restrukturiranje poslužitelja, pitao sam voditelja projekta, menadžere i administratore IT mreže imaju li povratnih informacija ili primjedbi. Nitko to nije učinio. Sve je prošlo nevjerojatno glatko. Evo što je vodeći IT tip morao reći:
"U deset i više godina koliko sam ovdje, ovo je prvi put da je odjelni tim poduzeo takav projekt iz vlastitog interesa i tako dobro ga izveo. To pomaže i [drugom administratoru IT mreže] i Bolje da održavam mrežu, i siguran sam da to pomaže vašem timu u tijeku rada i organizaciji. Doslovno smo tražili od nekoliko generacija uprave da mandatiraju ono što je vaš tim postigao na širokoj razini, i to se mnogo cijeni."
Iz moje perspektive, postoji jedna stvar za koju bih želio da smo učinili nešto drugačije. Volio bih da smo u početku osobno rekli osobno o projektu na brzom improviziranom sastanku, a ne putem e-pošte. E-pošta je u redu, i sigurno, nitko ne voli sastanke, ali osjećao sam se kao da bi se ljudi osjećali više uključeni u proces da im je rečeno tijekom otvorene rasprave, a ne putem "VAŽNO!" e.
Sada imamo bolji, dosljedniji, učinkovitiji i jednostavniji zajednički poslužitelj. Pravila kako ga koristiti su jasna, s ugrađenom odgovornošću. Voditelji timova odgovorni su za mape tima, a pojedinci su odgovorni za mape u svojim imenima.
Ako razmišljate o pokretanju vlastitog projekta čišćenja poslužitelja u vašoj organizaciji, nadam se da ćete u ovom članku potražiti neki savjet o važnosti dobivanja savjeta iz informatičkog odjela, a temeljita komunikacija u svakoj fazi presudna je za uspjeh.
